Servicio de atención al cliente
PrestaShop enables you to centralize all the customers' request within its confines. This helps you keep track of which discussion threads needs answering, rather than having to check with all the recipients of the mail to see if someone did answer it.
In practice, the contact form of your shop, available under the "Contact us" link at the bottom of your front-office, presents the customer with two contacts by default: "Webmaster" and "Customer Service". The customer only has to choose who to contact, and then fill the rest of the fields. The message is then recorded in PrestaShop's customer service tool.
| Tip |
|---|
Discussion threads are only included in the customer service tool if the contact has the "Save Message?" option enabled. You can change this setting, or add more contacts, by going to the "Contact" page, under the "Customers" menu. This page is explained in detail in the next section of this chapter of the PrestaShop User Guide. If the option is disabled for the contact that the customer chooses, the message is simply sent to the contact's e-mail address, and is not stored in PrestaShop. You also need to properly configure your IMAP settings, so that PrestaShop can retrieve the customer's answers to e-mail that were sent from the customer service tool. This is done in the "Customer service options" section, at the bottom of the screen. |
On this page, each contact has its own box, where you can quickly see if a there are new messages (meaning, those that have not yet been read). By default there are two, and adding more contacts will move the "Meaning of status" and "Statistics" boxes further to the left and down.
These two last boxes are handy when you need to handle new messages daily:
- Meaning of status. A simple reminder of the color codes that your team can apply to a discussion thread.
- Customer service: statistics. An overview of the global activity of your customer service since the beginning.
Further below is the list of received messages, both old and new.
You can edit a couple options at the bottom of the page, which apply to all contacts:
- Allow file uploading. Whether the customer can attach a file to the message. This can be useful in case of visual issues on the front-page, as the customer can send you screen captures.
- Pre-defined message. The default template for your employees' answer. Keep it simple, so that it can adapt to many situations, even if it needs a little editing for each case.
Finally, the bottom of the page features the "Customer service options" section, where you can set many options pertaining to your mail (IMAP) server.
Handling Customer Service Messages
Each conversation with a customer can be entirely handled through PrestaShop's complete interface, without having to use an e-mail client such as Outlook or Thunderbird.
In the conversation list, click on a row to view the conversation's details:
...
le permite centralizar todas las solicitudes de los clientes dentro de sus confines. Esto le ayuda a mantener un seguimiento de los temas de discusión que necesita responder, en lugar de tener que consultar todas las bandejas de salida de sus cuentas de correo para ver si ha respondido a ellas, o lo ha hecho ya algún otro miembro de su equipo.
En practica, el formulario de contacto de su tienda, disponible en el enlace "Contacte con nosotros" en la parte inferior de su front-office, presenta al cliente dos contactos por defecto: "Webmaster" y "Servicio de Atención al cliente". El cliente sólo tiene que elegir con quién contactar, y a continuación rellenar el resto de campos. El mensaje es guardado posteriormente, en la herramienta de servicio al cliente de PrestaShop.
| Tip |
|---|
Los temas de discusión sólo son almacenados en la herramienta de servicio al cliente, si éste tiene la opción "¿Guardar en servicio al cliente?" habilitada. Puede cambiar esta configuración, o añadir más contactos, dirigiéndose a la página de "Contacto", bajo el menú "Clientes". Esta página se explica con detalle en la siguiente sección de este capítulo de la Guía del usuario de PrestaShop. Si la opción está deshabilitada para el contacto que elija el cliente, el mensaje será simplemente enviado a la dirección de correo electrónico del contacto, y no será almacenado en PrestaShop. También es necesario configurar correctamente su configuración IMAP, para que así PrestaShop pueda recibir respuestas de los clientes de los emails que fueron enviados desde la herramienta de servicio al cliente. Esto se realiza en la sección "Opciones de servicio al cliente". |
En esta página, cada contacto tiene su propio cuadro, donde pueden ver rápidamente si hay mensajes nuevos (es decir, aquellos que aún no han sido leídos). Por defecto hay dos, y si añadimos más contactos las cajas "Significado del estado" y "Servicio cliente: Estadísticas" se moverán más a la izquierda y hacía abajo.
Estos dos últimos cuadros son muy útiles cuando necesite gestionar los nuevos mensajes recibidos en el día:
- Significado del estado. Un simple recordatorio de los códigos de color que su equipo se puede aplicar a un hilo de discusión.
- Servicio cliente: estadísticas. Una visión general de la actividad global de su servicio de atención al cliente desde el nacimiento de su tienda.
Más abajo se encuentra el listado de los mensajes recibidos, tanto antiguos como nuevos.
Puede editar un par de opciones en la parte inferior de la página, que se aplicarán a todos los contactos:
- Autorizar el envío de ficheros. Donde el cliente puede adjuntar un archivo al mensaje. Esto puede ser útil en caso de problemas gráficos en su tienda, ya que el cliente puede enviar capturas de pantalla.
- Mensaje predefinido. La plantilla predeterminada para la respuesta de sus empleados. Componga un mensaje simple, de modo que pueda adaptarse a muchas situaciones, realizando las mínimas modificaciones.
Finalmente, en la parte inferior de la página se presenta la sección "Opciones de servicio al cliente", donde puede configurar muchas opciones relacionadas con su servidor de correo (IMAP).
Gestionar los mensajes del Servicio de atención al cliente
Cada conversación con un cliente puede ser gestionada enteramente a través de la completa interfaz de PrestaShop, sin tener que utilizar un cliente de correo electrónico como Outlook o Thunderbird.
En la lista de conversación, haga clic sobre una fila para visualizar los detalles de la conversación:
- Puede aplicar un puñado de acciones a una discusión, con el fin de ordenarlas y así gestionarlas más rápidamente. Hay 4 estados disponibles:
- Mark as "handled" or "Re-open". Changes the discussion's status to "Closed" or "Open".
- Mark as "pending 1" and Mark as "pending 2". These two statuses are internal: their meaning is up to your team. You may even choose to not use them, and only rely on "Closed" and "Open".
- Forward this discussion to another employee. From the moment an employee has started replying to a customer message, he becomes in charge of the customer's request. If during the discussion it turns out another employee should handle it instead of you, you can use that button to attribute it through a drop-down list. That other employee will receive a notification about it. If the person you want to forward this discussion to is not available in the list, choose "Someone else" in the dropdown list and two options will appear, enabling you to indicate the email address of the recipient and a comment about your message.
- Reply to the next unanswered message in this thread.
...