Pedidos
La página "Pedidos" bajo el menú "Pedidos" le permite ver toda la información de todas las ventas de su tienda. Todas las transacciones de su tienda están disponibles aquí, organizadas por fecha (por defecto, se encuentran ordenadas desde la compra más reciente a la más antigua).
Puede filtrar los resultados y encontrar fácilmente los pedidos que esté buscando utilizando los campos situados en la parte superior de esta página. Por ejemplo, para identificar los pedidos del Sr. Doe, teclee "Doe" en el campo "Cliente" y haga clic en el botón "Filtrar".
NO PUEDE ELIMINAR UN PEDIDO. En Europa está prohibido eliminar pagos o información y/o factura, almacenada por una empresa. Por lo tanto, la implementación de un botón "Eliminar" pedidos haría que PrestaShop fuera ilegal en Europa.
Puede exportar una lista de sus pedidos haciendo clic en el botón "Exportar" disponible en el menú de la barra superior.
No se puede importar pedidos.
Crear un pedido
Una de las grandes funcionalidades de PrestaShop es su capacidad de crear un pedido directamente desde el back-office. Por ejemplo, esto es tremendamente útil cuando un cliente quiere comprar un producto pero por alguna causa es incapaz de hacerlo, por lo que usted necesitará tomar el control de la situación y realizar el pedido por él mientras hablan por teléfono o durante una conversación por correo electrónico.
Al hacer clic en "Añadir nuevo pedido" se abre una nueva página con un único campo de texto, etiquetado como "Búsqueda de clientes". Al crear un nuevo pedido a través del back-office, la primera tarea consiste en asociar ese pedido con un cliente. Teclee las primeras letras del nombre, apellido o dirección de correo electrónico del cliente, y PrestaShop mostrará las coincidencias encontradas.
Si el cliente para el que tiene que crear el pedido no tiene ni siquiera una cuenta en su tienda, puede crear una sobre la marcha: haga clic en el botón "Añadir cliente" para abrir una ventana con los principales datos de la cuenta disponibles para rellenar. Una vez guarde la cuenta, ésta se convertirá en la cuenta seleccionada para el pedido.
Tenga en cuenta que también tendrá que registrar la dirección del cliente – un botón "Añadir nueva dirección" está disponible en la parte inferior de la página, en la sección "Direcciones".
Haga clic en el botón "Elegir" para seleccionar el cliente correcto, y aparecerá el formulario para completar el pedido. En su sección principal, "Carrito", es en donde tomará todas las decisiones necesarias para este pedido. También puede seleccionar un pedido previo realizado por el cliente, o un carrito previamente abandonado .
La página también permite ver los pedidos previos realizados y los carritos abandonados con anterioridad por el cliente , si los hubiese. Si lo que ocurre es que está tratando con un carrito que el cliente no puede validar de ninguna manera, puede utilizar ese carrito para este pedido, haciendo clic en el botón de acción "Utilizar".
El campo "Buscar un producto" le permite de forma dinámica encontrar productos para añadirlos: teclee las primeras letras de su nombre y PrestaShop le mostrará una lista desplegable rellenada con los productos coincidentes. Elija un producto, seleccione la cantidad y pulse el botón "Añadir al carrito". Por supuesto, puede elegir entre todas las combinaciones disponibles para un producto, si las hubiese, En la lista desplegable "Combinación" que aparece en ese caso.
Tenga en cuenta que PrestaShop le da una indicación del stock restante que existente de un determinado producto, lo que le permitirá informarle al cliente si el producto se encuentra fuera de stock desde este mismo formulario de pedido.
Si es necesario también puede añadir un cupón de descuento/regla de carrito, e incluso crear uno de éstos sobre la marcha haciendo clic en el botón "Añadir un nuevo cupón".
Por último, tiene que especificar a qué dirección debe realizar el envío del pedido (y posiblemente la dirección de facturación). Aquí, de nuevo, puede crear nuevas direcciones sobre la marcha utilizando el botón "Añadir nueva dirección".
Ver los detalles de un pedido
Para poder procesar los pedidos que reciba, debe tener acceso a la información que éstos contienen.
En la página Pedidos, haga clic en la línea que contiene el pedido o haga clic en el botón situado a la derecha del pedido.
La hoja de detalles del pedido es mostrada ocupando toda una página completa.
En la parte superior de la página de muestra un resumen del pedido: fecha en la que ha sido validado, el importe del pedido, números de discusiones abiertas en el servicio de atención al cliente sobre este pedido y el número de productos incluidos en el pedido .
La página de detalles del pedido le da acceso a:
- A la izquierda, la información del pedido:
- El estado e historial del pedido.
- La información del envío: peso total del pedido y el transportista elegido por el cliente.
- A la derecha, la información del cliente:
- Nombre e historial de compra.
- Nota privada sobre el cliente, si la hubiera.
- Dirección de envío y dirección de facturación (con un mapa de Google Maps con la ubicación aproximada).
- El método de pago que utilizó, el costo de los productos, y los gastos de envío.
- Varios detalles de los productos solicitados.
Modificar el pedido
Los pedidos no son definitivos, son alterables. Hay muchas razones por las que necesitará modificar un pedido antes de que su pedido sea tramitado y enviado a su destinatario: uno de los productos se encuentra fuera de stock, el cliente ha cambiado de opinión, etc.
Añadir un producto
En la parte inferior de la lista de "Productos" comprados por el cliente en ese pedido, puede encontrar el botón "Añadir un producto", el cual le permite añadir un nuevo producto al pedido.
Al añadir un producto, la tabla de productos crea una nueva fila añadiendo unos cuantos campos. El primer campo de texto es en realidad un pequeño motor de búsqueda: teclee las primeras letras de un producto para encontrar productos coincidentes con su petición. Seleccione el producto que desee añadir, y el campo color gris de la fila pasará a estar disponible..
Si el producto tiene combinaciones, puede seleccionarla en la lista desplegable que aparece debajo del nombre: el precio unitario se actualizará en consecuencia.
Establezca la cantidad, y a continuación haga clic en el botón "Añadir producto": el producto se añadirá al pedido.
No puede añadir una cantidad de un producto de las que hay disponibles.
Eliminar productos
Para cancelar un producto, diríjase a la lista de productos y elimine el producto haciendo clic en la acción "Eliminar", o haga clic en la acción "Modificar" si lo que necesita es quitar una cantidad de producto.
Puede modificar la cantidad de muchos productos al mismo tiempo.
Si la cantidad de un producto llega a 0, se elimina completamente del pedido.
No puede eliminar más cantidades de las que tiene un producto.
Haga clic en el botón "Cancelar" para cancelar la modificación del pedido.
Editar los detalles de un pedido
Muchas de las secciones de la hoja de pedido pueden ser editadas, lo que le permite actualizar o corregir algunos de los datos facilitados por el cliente.
Estado del pedido
La primera lista desplegable que aparece en la página del pedido le permite cambiar su estado. Este es un aspecto muy importante del proceso de seguimiento de un pedido, ya que con cada cambio de estado, nuevas funcionalidades y nueva documentación estarán disponibles para el pedido.
Puede elegir entre los siguientes estados:
- En espera de pago por transferencia bancaria.
- En espera de validación por contra reembolso.
- En espera de pago por cheque.
- En espera de pago por PayPal.
- Cancelado.
- Entregado.
- Pendiente por falta de stock (no pagado).
- Pendiente por falta de stock (pagado).
- Pago aceptado.
- Error en pago.
- Preparación en curso.
- Reembolsado.
- Pago remoto aceptado.
- Enviado.
Con el fin de obtener una mejor visión de la actividad del pedido, se registra cada cambio de estado, apareciendo este registro arriba de la lista desplegable del cambio de estado. Por lo tanto, sólo se debe cambiar el estado si se ha confirmado: no marque el pedido como "Entregado" cuando envíe el paquete, utilice "Enviado"; no utilice "Preparación en curso" cuando en realidad sólo le ha echado un rápido vistazo al pedido, etc.
Desde la versión 1.6.1.0, puede reenviar el correo electrónico para un determinado estado del pedido al cliente. Para volver a enviar este correo electrónico, haga clic en "Reenviar email" situado junto al estado del pedido. Si ha editado el pedido en algún momento, enviará un correo electrónico actualizado.
Botones de acción
Los botones de acción cambian según el estado del pedido. Por ejemplo, una vez que el pedido está en el estado "Entregado", las opción "Eliminar producto" se sustiutye por dos nuevos botones: "Devolver productos" y "Reembolso parcial".
La devolución del producto no está activada de forma predeterminada. Para activar esta opción, diríjase a la página "Devoluciones de mercancía" bajo el menú "Atención al cliente", y active la opción "Permitir devoluciones". Esto se aplicará a todos los productos y pedidos.
Reembolso estándar. Disponible una vez que el pedido se encuentra en el estado "Pago aceptado". No disponible una vez que los productos han sido enviados.
Para ser utilizado cuando necesite reembolsar la cantidad total del pedido. Puede ser realizado siempre que los productos se encuentran todavía en su almacén.
Haga clic en el botón "Reembolso estándar" y una nueva columna aparecerá en la lista de productos, titulada "Reembolso". Establezca el monto y la cantidad para cada uno de los productos afectados, elija una de las opciones disponibles bajo el listado (véase más abajo), y haga clic en el botón "Reembolso de productos" situado en la parte inferior de la tabla.- Reembolso parcial. Disponible una vez que el pedido se encuentra en el estado "Pago aceptado".
Para ser utilizado cuando necesite reembolsar sólo una parte del pedido y no todo el pedido completo, ya sea porque el cliente devuelve el producto solicitado, o simplemente como una señal de buena voluntad por un producto dañado que el cliente optó por quedarse de todos modos.
Haga clic en el botón "Reembolso parcial" y una nueva columna denominada "Reembolso parcial" aparecerá en la lista de productos. Indique el importe y la cantidad de unidades a devolver para cada uno de los productos afectados, seleccione una de la opciones en la parte inferior de la lista (véase más abajo), y haga clic en el botón "Reembolso parcial" en la parte inferior de la tabla. - Devolver productos. Disponible una vez que el pedido se encuentra en el estado "Enviado". Debe establecer a Prestashop para aceptar la devolución de mercancía, para ello diríjase a la página Atención al cliente > Devoluciones de mercancía, y establezca la opción "Permitir Devoluciones" a "Sí".
Para ser utilizado sólo cuando el cliente ha devuelto productos: una vez que el paquete ha sido recibido, debe marcar los productos como retornados en el formulario de pedido.
Haga clic en el botón "Devolver productos" y una nueva columna denominada "Devolver" aparecerá en la lista de productos. Marque la casilla de los productos afectados, indique la cantidad de artículos que fueron devueltos y haga clic en el botón "Devolver productos" que aparece en la parte inferior de la tabla.
Cuando establezca un producto como devuelto o reembolsado, cuatro opciones están disponibles bajo la lista de productos
- Reingresar productos al inventario. Cuando se activa, PrestaShop considerará que el producto devuelto pasará a estar disponible para la venta de nuevo, y por lo tanto se incrementarán las unidades en stock disponibles para este producto. No se debe hacer clic en esta opción cuando el producto ha sido devuelto porque está roto o no funciona como debería hacerlo...
- Generate a credit slip. When checked, a credit slip will be created for the selected items. A credit slip is an acknowledgment from your shop that merchandise has been returned and that a refund has been issued. The customer can then use it as a credit slip for his or her next purchase.
Generate a voucher. When checked, a voucher will be created for the amount of the selected items. A voucher takes the form of a discount code that the customer can enter during the checkout process.
You can edit the customer's existing vouchers by viewing the customer's page: from the current order's page, click on the customer's name in the "Customer" section; once in the customer's page, reach the "Vouchers" section. You can edit each voucher by clicking on the "Edit" icon.In PrestaShop, vouchers are part of a special kind of discount feature: "cart rules". They can be created and edited from the "Cart Rules" page, under the "Discounts" menu.
- Repay shipping cost. You can also choose to refund the shipping cost of the returned product, which is always an appreciated gesture.
If the customer paid the order using a credit card, the payment system should refund the cart automatically. If the order was paid using a check or a bank transfer, you have to issue the refund yourself, then mark the order as having been refunded manually in the back office (in the order's page).
Difference between a credit slip, a voucher and a cart rule
A credit slip is first and foremost a written proof that a product has been returned. Most of the time, the customer can use it as a voucher.
A voucher is a discount code which does not have to be tied to a merchandise return or a refund, and which can take more forms than a simple credit slip:
- A discount on an order (percentage).
- A discount on an order (amount).
- Free shipping.
You can apply a voucher to all customers, or a group of customers, or a single customer; you can set its expiration date.
A cart rule is basically an advanced version of a voucher:
- Name the discount.
- Allow the customer to use only a portion of the discount.
- Assign priorities between cart rules.
- Set the compatibility between cart rules.
- Have the discount only work with some carriers.
- Have the discount only work with a selection of products and/or categories and/or brands and/or suppliers and/or attributes... or all of these at the same time if necessary!
- Have the discount be applicable for free shipping and/or a discount on an order and/or a free gift... or all of these at the same time if necessary!
Documents
You can get many PDF documents out of the order page. When available, they are listed in the "Documents" section of the page.
By default, you can download the order itself as a PDF, by clicking on the "Print order" button on the left.
You can get an invoice for the order by clicking on the "Generate invoice" button from the "Documents" section. The invoice is also generated once you put the order in the "Payment accepted" status.
Once it is generated, the "View invoice" button below gets activated the top-bar.
You can customize the invoice layout: the PDF template files are located in the /pdf folder. These .tpl files are actually HTML files with Smarty tags for dynamic data. You can change the invoice's layout by editing the file named invoice.tpl.
It is possible to add a note to the invoice. In the "Documents" section, click on "Add note": it will add a message which will show on the invoice, below the tax table.
When you put the order in the "Processing in progress" state, a delivery slip PDF is generated, which you can then download from the "Documents" section.
Shipping
The shipping details of the current order can be partly edited. More specifically, you can change the tracking number and the carrier. In the "Shipping" section, click on the "Edit" icon: you will be able to change the shipping details according to your needs. The carrier can be changed as long as the order hasn't been shipped yet.
Shipping Address
The "Shipping address" section enables you to edit the destination address of the package your team is about to send. You can either use the drop-down list to choose another of the addresses that the customers has already registered on your shop, or you can use the "Edit" icon to edit the currently chosen address.
If you need to send the package to an address that is not already registered in PrestaShop, you must first create it. To do this, go to the "Customers" menu, open the "Addresses" page, and click the "Add new address" button. Do not forget to put the correct e-mail of the customer, as this is the way PrestaShop will know to associate that new address with your existing customer! Once done, go back to the order's page, and change the address using the drop-down list.
Note that a small map enables you to visualize the destination of the package on Google Maps.
Invoice Address
The "Invoice address" section enables you to edit the payment address of the order. Just as for the shipping address, you can either choose the drop-down menu to choose another of the addresses that the customers have already registered on your shop, or you can use the "Edit" icon to edit the currently chosen address.
If you need the payment to be tied to an address that is not already registered in PrestaShop, you must first create it. To do this, go to the "Customers" menu, open the "Addresses" page, and click the "Add new" button. Do not forget to put the correct e-mail of the customer, as this is the way PrestaShop will know to associate that new address with your existing customer! Once done, go back to the order's page, and change the address using the drop-down menu.
Discount
In the "Products" section, at the bottom of the products listing, you have the "Add a new discount" button. This creates a simple discount, not as advanced as the vouchers/cart rules system but still useful.
Clicking it will open a new form, with the following items:
- Name. Give the discount a short name. This will be public to the customer.
- Type. Choose the discount type: "percent", "amount" or "free shipping".
- Value. For the "percent" or "amount" types, set the value of the discount.
- Invoice. Select to which invoice from this order this discount should be applied. When there is more than one invoice, you can check the box to apply the discount to all the invoices.
The discount will be applied to the total before the shipping costs.
Attaching a message to the order
In the "New Message" section, on the right of the page, you can attach a comment on the order for your team.
You can also send this comment to the customer, in order to give him or her information concerning the order, a delay, a surprise, or keep him or her informed about offers and specials. This is a key point of customer relationship.
Choose a standard message. In case you are sending a message to the customer, you can select a pre-written message. Pre-written messages can be saved and used multiple times, saving you the hassle of writing them over and over again. If you would like to send one of these messages, select it from the drop-down list. You can then add further details to the pre-written message if needed.
You can create more pre-written messages using the tool in the "Order messages" page, under the "Customer service" menu.
Display to customer? This will determine whether the message is only visible to your team, or sent to the customer.
Message. In case you are using a pre-written message, it will display in the box. Otherwise, you can simply write your message there.
The message will be stored in the client's profile in your Customer Service database, which you can access either by going to the client's page, or to the Customer Service page. The message will also be sent to the client's e-mail address should you choose to.
Send message. Click this button to send your message to the customer or to save it for your team.
Show all messages. This link will take you to the "Customer service" page. This is fully explained in the "Managing the Customers Service" chapter of this guide