Zamówienia

Zamówienia

Strona „Zamówienia” w menu „Zamówienia” pozwala zobaczyć wszystkie informacje dotyczące każdego rodzaju zamówienia w Twoim sklepie. Wszystkie Twoje transakcje są tam dostępne, uporządkowane według daty (domyślne sortowanie ustawione jest od najnowszego do najstarszego).

Możesz filtrować wyniki wyszukiwania i łatwo odnaleźć zamówienia, których szukasz, używając właśnie tych pół. Przykład: żeby zidentyfikować zamówienia p. Kowalskiego, wpisz „Kowalski” w polu „Klient” i kliknij „Szukaj”.

Możesz wyeksportować listę zamówień, klikając w przycisk „Eksportuj” na górze strony.

Nie możesz jednak zaimportować zamówień.

Tworzenie zamówienia

Jedną z najistotniejszych funkcji PrestaShop jest możliwość utworzenia zamówienia bezpośrednio w panelu administracyjnym. Może to się okazać bardzo przydatne w sytuacji, gdy klient chce kupić produkt, ale mu się to nie udaje. Wówczas musisz opanować sytuację i złożyć zamówienie w jego imieniu podczas rozmowy telefonicznej lub wymiany mailowej, którą prowadzisz z klientem.

Kliknięcie w przycisk „Dodaj nowe zamówienie” powoduje otwarcie się nowej strony z pojedynczym polem tekstowym zatytułowanym „Szukaj klienta”. Podczas tworzenia nowego zamówienia za pośrednictwem panelu administracyjnego, Twoim pierwszym zadaniem jest powiązanie tego zamówienia z klientem. Wpisz pierwsze litery pierwszego imienia klienta, nazwiska lub adresu e-mail, a PrestaShop wyświetli odpowiadające kryteriom konta.

Kliknij w przycisk „Wybierz” odpowiadający konkretnemu klientowi, a wyświetli się cały formularz zamówienia. Jego główna część, „Koszyk”, jest miejscem, w którym będziesz mógł wykonać każdą czynność dotyczącą tego zamówienia. Możesz również wykorzystać jedno z poprzednich zamówień klienta lub jeden z poprzednio porzuconych koszyków.

Przycisk „Szukaj produktu” pozwala na szybkie wyszukiwanie produktów, które chcesz dodać: wpisz pierwsze litery nazwy, a PrestaShop wyświetli rozwijaną listę pasujących produktów. Wybierz produkt, określ ilość i kliknij w przycisk „Dodaj do koszyka”. Jeżeli produkt dostępny jest w wielu wariantach/kombinacjach, możesz oczywiście wybrać tę, która Cię interesuje dzięki rozwijanej liście, która wyświetla się w tej sytuacji. Pamiętaj, że PrestaShop wskazuje stan magazynowy danego produktu, co pozwala Ci również na poinformowanie klienta, że produkt, który zamówił jest niedostępny.

Strona ta pozwala Ci zobaczyć poprzednie koszyki i zamówienia danego klienta, pod warunkiem, że takie istnieją. Jeżeli okazuje się, że musisz zarządzać koszykiem, którego klient nie mógł zatwierdzić, możesz użyć tego właśnie koszyka dla tego zamówienia, klikając w przycisk „Użyj”.

Jeżeli to konieczne, możesz również przyznać voucher/regułę koszyka temu zamówieniu, a nawet stworzyć przy okazji nową regułę, klikając w przycisk „Dodaj nowy bon”.

Należy wreszcie określić adres, na jaki ma zostać wysłane zamówienie (i jeżeli to możliwe, podać adres do faktury). Tutaj ponownie możesz przy okazji stworzyć nowy adres, używając przycisku „Dodaj nowy adres”.

Szczegóły zamówienia

Aby zrealizować otrzymane zamówienia, musisz przejrzeć zawarte w nich informacje. Kliknij w linię dotyczącą zamówienia lub w przycisk, który znajduje się po prawej stronie zamówienia.

Strona ze szczegółami zamówienia wyświetli się na pełnym ekranie.

Na górze strony jest krótkie podsumowanie zamówienia: zatwierdzona data, liczba wiadomości wymienionych z działem obsługi klienta na temat tego zamówienia, liczba produktów w zamówieniu i całkowita kwota.

Strona ze szczegółami zamówienia daje Ci dostęp do:

• Po lewej - informacji dotyczących zamówienia:
  
  • Status i historia zamówienia.
  • Informacja o przesyłce: waga całkowita zamówienia i przewoźnik wybrany przez klienta.
• Po prawej - informacji dotyczących klienta:
  
  • Historia zamówienia.
  • Adres przesyłki i adres do faktury (z lokalizacją na mapie).
• Wybranej metody płatności, koszt produktów i koszt dostawy.
• Pozostałych informacji o zamówionych produktach.

W części „Adres dostawy” widoczna jest ikona „G”: pozwala zlokalizować adres na Google Maps.

Zmiana zamówienia

Zamówienia można modyfikować. Jest wiele powodów, dla których możesz chcieć zmienić zamówienie zanim produkt zostanie wybrany, zapakowany i wysłany do nowego właściciela: należy do nich na przykład brak jednego z produktów w magazynie, zmiana zdania przez klienta itd.

Dodawanie produktu

Pod listą produktów znajduje się przycisk "Dodaj produkt", który dodaje pole wyszukiwania do zamówienia.

Podczas dodawania produktu tabela z produktami otrzymuje dodatkową linię z kilkoma polami. Pierwsze pole to w gruncie rzeczy mała wyszukiwarka, wpisz pierwsze litery produktu, aby zobaczyć listę z odpowiednimi produktami. Wybierz ten, który chcesz dodać, a niedostępne do tej pory pola staną się dostępnymi.

Jeśli produkt posiada kombinacje, możesz wybrać konkretną z nich z listy rozwijanej: cena także będzie aktualizowana.

Określ ilość produktów, następnie naciśnij przycisk "Dodaj", aby dodać produkt do listy.

Nie możesz dodać więcej produktów, aniżeli przewiduje to ich stan magazynowy.

Usuwanie produktów

Aby zlikwidować produkt, idź do listy produktów i albo wybierz polecenie "Usuń" z listy po prawej stronie, albo naciśnij "Edytuj", jeśli chcesz zmienić ilość zamówionego produktu.

Możesz edytować ilość produktów w tym samym czasie.

Jeśli ilość produktu osiągnie "0", zostanie on automatycznie usunięty z listy.

Naciśnij "Anuluj", aby anulować edycję.

Edycja szczegółów zamówienia

Wiele elementów zamówienia można zmienić, dzięki czemu masz możliwość korygowania danych dostarczonych przez klienta.

Status zamówienia

Pierwsza lista rozwijana na stronie zamówienia pozwala na zmianę jego statusu. To bardzo ważna część całego procesu monitorowania zamówienia, ponieważ dzięki zmianom statusu dostępne stają się nowe opcje zamówienia i pojawia się możliwość tworzenia dokumentacji.

Możesz wybrać pomiędzy następującymi statusami:

• Anulowane
• Brak towaru
• Błąd płatności
• Dostarczone
• Oczekiwanie na płatność PayPal
• Oczekiwanie na płatność przelewem bankowym
• Oczekiwanie płatności czekiem
• Przygotowanie w toku
• Płatność przyjęta
• Płatność zaakceptowana
• Wysłane
• Zwrot

Każda zmiana statusu zamówienia jest zapisywana, co umożliwia przeglądania historii zamówienia. Dlatego też powinno się zmieniać status tylko wtedy, kiedy zostało to potwierdzone: nie zaznaczaj zamówienia jako "Dostarczone", jeśli paczka dopiero została wysłana, użyj "Wysłane", nie używaj "Przygotowanie w toku", jeśli tak naprawdę tylko zerknąłeś na zamówienie.

Przyciski akcji

Przyciski te zależą od aktualnego statusu zamówienia. Przykładowo, gdy zamówienie posiada status "Dostarczone", przyciski "Dodaj produkt" oraz "Usuń produkt" zmieniają się w "Zwrot produktu" i "Częściowy zwrot".

• Standardowy zwrot. Jest dostępny w momencie kiedy zamówienie otrzyma status "Płatność przyjęta". Nie jest dostępny, gdy produkt został już wysłany. Można z tej opcji skorzystać, jeśli chcesz zwrócić całość zamówienia, dopóki produkty nie wyszły z magazynu. Naciśnij ten przycisk, a wyświetli się nowa kolumna "Zwrot pieniędzy" na liście zamówionych produktów. Określ ilość i kwotę dla każdego z produktów, wybierz jedną z opcji dostępnych poniżej i naciśnij "Zwrócone pieniądze za produkty".
• Częściowy zwrot. Jest dostępny w momencie, kiedy zamówienie otrzyma status "Płatność przyjęta". Można z niego skorzystać, kiedy chcesz zwrócić kwotę jedynie za część zamówienia, na przykład dlatego, że klient zwrócił jeden z produktów, albo jako zwrot kosztów za produkt nie do końca sprawny, który klient zdecydował się zatrzymać.
  Naciśnij na "Częściowy zwrot", a pojawi się kolumna na liście produktów "Częściowy zwrot", określ kwotę i ilość, które dotyczą poszczególnych produktów, wybierz jedną z opcji dostępnych poniżej i naciśnij "Częściowy zwrot".
• Zwrócone produkty. Dostępny, kiedy zamówienie otrzyma status "Wysłane". PrestaShop musi mieć aktywne ustawienie akceptacji zwrotów. Można z tego skorzystać, kiedy klient zwrócił produkt: gdy otrzymasz zwrócony produkt, oznacz to bezpośrednio w formularzu zamówienia.
  Naciśnij przycisk "Zwrócone produkty", a pojawi się nowa kolumna na liście produktów "Powrót". Oznacz zwrócone produkty, wskaż ich ilość i naciśnij "Zwrócone produkty".

Gdy ustawisz produkty do zwrotu albo zwrócone, pojawią się 4 opcje do wyboru:

• Dostarczone produkty. Gdy zaznaczone, PrestaShop uzna, że produkty zwrócone są znów dostępne do sprzedaży i dlatego podniesie stan magazynowy produktu. Nie powinieneś tego zaznaczać, jeśli zwrot nastąpił ponieważ produkt był uszkodzony.
• Generuj potwierdzenie zwrotu. Gdy zaznaczone, zostanie wygenerowana notatka korygująca, która będzie stanowić potwierdzenie ze strony sklepu, że produkt został zwrócony i nastąpi zwrot pieniędzy. Klient będzie mógł z tego skorzystać podczas kolejnego zakupu.

• Generuj kupon. Gdy zaznaczone, zostanie wygenerowany kupon dla kwoty zwróconych produktów. Kupon przyjmuje formę kodu rabatowego, z którego klient może skorzystać podczas procesu zamówienia. Możesz edytować istniejące kupony klienta, odwiedzając jego stronę:

  Na stronie zamówienia naciśnij odnośnik pod nazwiskiem klienta w sekcji "Klient", na stronie klienta przejdź do sekcji "Kupony", możesz edytować każdy z nich, naciskając "Edytuj".

  W PrestaShop kupony są częścią specjalnej funkcji "Kodów rabatowych". Mogą być one tworzone i edytowane z poziomu strony "Kody rabatowe" w menu "Rabaty grupowe". Proces ten opisano w kolejnym rozdziale.

• Zwrot kosztów wysyłki. Możesz też zwrócić koszty przesyłki poniesione przez klienta, co jest zawsze miłym gestem.

Jeśli klient zapłacił, posługując się kartą kredytową, system płatniczy powinien dokonać zwrotu automatycznie. Jeśli zamówienie zostało zrobione przelewem albo czekiem, musisz samodzielnie dokonać zwrotu, a następnie zaznaczyć w zamówieniu, że zwrot został dokonany ręcznie.

Dokumenty

Możesz mieć wiele dokumentów PDF na stronie zamówienia. Kiedy dostępne, są wyświetlone w sekcji "Dokumenty" na stronie.

Domyślnie możesz pobrać samodzielnie zamówienie jako plik PDF, naciskając przycisk "Drukuj zamówienie".

Możesz otrzymać fakturę za zamówienie, naciskając przycisk "Generuj fakturę", Faktura jest również wygenerowana, gdy zamówienie otrzyma status "Płatność zaakceptowana". Gdy już zostanie wygenerowana, możesz ją podejrzeć po naciśnięciu "Zobacz fakturę proforma"

Kiedy zmienisz status na "Przygotowanie w toku", zostanie wygenerowany list przewozowy, który możesz pobrać w sekcji "Dokumenty".

Wysyłka

Szczegóły wysyłki mogą być częściowo zmienione. Możesz zmienić numer śledzenia przesyłki. Naciśnij "Edytuj" w kolumnie "Numer śledzenia" i podaj nowy numer.

Adres wysyłki

Ta część pozwoli Ci na zmianę adresu docelowego przesyłki, którą masz wysłać. Możesz albo wybrać inny adres z tych wprowadzonych przez klienta dostępnych na liście rozwijanej, albo nacisnąć przycisk "Zmień" i edytować bieżący adres.

Jeśli musisz wysłać zamówienie na adres, który nie został zapisany w PrestaShop, należy go najpierw stworzyć. Idź w menu "Klienci", otwórz stronę "Adresy" i naciśnij "Dodaj nowy". Nie zapomnij podać prawidłowego adresu e-mail klienta, dzięki czemu PrestaShop będzie wiedział, jak przypisać adres do klienta. Gdy to zrobisz, wróć na stronę zamówienia i wybierz/zmień adres z listy rozwijanej.

Zauważ, że mała ikona "G" pozwala Ci na wizualizację celu przesyłki na Google Maps.

Adres rozliczeniowy

Ta część pozwoli Ci na edycję adresu rozliczeniowego zamówienia. Tak samo jak w przypadku adresu wysyłki, można albo wybrać inny adres z tych wprowadzonych przez klienta, albo nacisnąć przycisk "Zmień" i edytować bieżący adres.

Jeśli musisz wysłać zamówienie na adres, który nie został zapisany w PrestaShop, należy go stworzyć. Przejdź do menu "Klienci", otwórz stronę "Adresy" i naciśnij "Dodaj nowy". Nie zapomnij podać prawidłowego adresu e-mail klienta, dzięki czemu PrestaShop będzie wiedział jak przypisać adres do klienta. Gdy to zrobisz, wróć na stronę zamówienia i wybierz/zmień adres z listy rozwijanej.

Rabat

W części, w której wyświetlone są produkty, znajduje się przycisk "Dodaj nowy rabat". Umożliwia on dodanie prostego rabatu, nie tak zaawansowanego jak kody rabatowe, ale również przydatnego.

Naciśnij go, a pojawi się nowe okno z następującymi polami:

• Nazwa. Nazwij krótko rabat. Nazwa będzie widoczna dla klienta.
• Typ. Wybierz pomiędzy "Procent", "Kwota" i "Darmowa wysyłka".
• Wartość. Dla rabatu procentowego i kwotowego określ wartość.
• Faktura. Zaznacz, do której faktury tego zamówienia rabat powinien zostać dodany. Jeśli jest więcej niż jedna, możesz zaznaczyć poniżej pole "Zastosuj do wszystkich faktur".

Rabat będzie nałożony na całość zamówienia przed naliczeniem kosztów wysyłki.

Dodawanie wiadomości do zamówienia

W sekcji wiadomości znajdującej się po prawej stronie możesz dodać komentarz do zamówienia, który posłuży Twoim pracownikom.

Możesz również przesłać ten komentarz klientowi, podając mu w ten sposób informacje dotyczące zamówienia, opóźnień, niespodzianek, albo informując go na bieżąco o specjalnych ofertach. Jest to kluczowy element w relacjach z klientami.

Dostępne są tam dwa linki:

• Wyślij wiadomość.
  
  • Możesz wysłać wiadomość, wpisując jej treść w pole "Wiadomość" oraz naciskając link "Wyślij wiadomość". Wiadomość ta zostanie zapisana w bazie danych klienta, do której możesz mu dać dostęp albo poprzez stronę klienta, albo ze strony działu obsługi klienta.
  • Predefiniowane komunikaty mogą być przechowywane i stosowane wielokrotnie, oszczędzając w ten sposób czas na ponowne pisanie tych samych/podobnych wiadomości. Jeśli chcesz wysłać taką wiadomość, wybierz ją z listy rozwijanej. Możesz dodać inne informacje do predefiniowanej wiadomości, jeśli trzeba. Możesz stworzyć więcej predefiniowanych wiadomości, korzystając z narzędzia "Wiadomości zamówienia" dostępnego w menu "Zamówienia".
• Pokaż wszystkie wiadomości. Ten link przeniesie Cię na stronę "Obsługa klienta" w menu "Klienci". Jego obsługa jest opisana w podrozdziale "Zarządzanie klientami" tego przewodnika.