Prezentacja interfejsu zarządzania magazynem

Zarządzanie magazynem jest niezbędne począwszy od momentu, kiedy ilość produktów, które sprzedajesz stopniowo wyczerpuje się. Aby dowiedzieć się czy potrzebujesz zaawansowanego zarządzania magazynem zaproponowanym przez PrestaShop przeczytaj dział "Pojęcia ogólne” tego rozdziału : http://doc.prestashop.com/display/PS16/General+Concepts.

Jeśli chcesz korzystać z zaawansowanego zarządzania magazynem, musisz:

  • Połączyć produkty z hurtowniami.
  • Połączyć hutrownie z dostawcami.
  • Połączyć hurtownie z właściwymi sklepami.

Zarządzanie magazynem w PrestaShop odbywa się poprzez kilka ekranów i dzieli się na dwa różne poziomy.

Są to następujące poziomy:

Są to następujące ekrany:

Kolejne sekcje opisują kolejno każdy z ekranów.

Zarządzanie magazynem z poziomu karty produktu

Zarządzanie ilością

W PrestaShop 1.4 należało ręcznie ustawić liczbę produktów dostępnych do sprzedaży w sklepie.

W PrestaShop 1.5 i 1.6 istnieje możliwość ręcznego ustawienia ilości produktów dostępnych w sklepie. Jednakże jeśli uruchomiłeś zaawansowane zarządzanie zaspobami, masz również możliwość automatycznego sprecyzowania tej liczby w zależności od stanu Twojego fizycznego magazynu. Zauważ zatem, że jest możliwa globalna aktywacja funkcjonalności zaawansowanego zarządzania zasobami, ale używaj jej tylko wtedy kiedy masz tylko kilka produktów.

Po włączeniu opcji "Włącz zarządzanie magazynem" (na stronie "Preferencje > Produkty"), wszystkie produkty są widoczne jako dodane w nowej zakładce do ich strony administracyjnej o nazwie “Ilość”. Ten prosty, przejrzysty i unikalny interface pozwolala Ci na zarządzanie ilością dostępną do sprzedaży dla danego produktu i wszystkich jego ewentualnych kombinacji.

Przy użyciu tylko tej opcji możesz w każdym przypadku zarządzać ilością produktu (produkt po produkcie).

Jeżeli nie chcesz tego robić ręcznie (produkt po produktcie) i chcesz, aby każda ilość produktów była bezpośrednio zarządzana poprzez zaawansowanego managera zapasów PrestaShop, musisz aktywować inną opcję, która znajduje się na stronie "Preferencje > Produkty" : "Włącz zaawansowane zarządzanie magazynem".

Zakładka “Ilość” otwiera się wraz z sekcją wyjaśniającą, którą warto przeczytać w całości. Ta sekcja jest śledzona przez interface zarządzania ilością dostępną do sprzedaży i otwiera się ją za pomocą trzech opcji:

Domyślnie tylko trzecia opcja (“Chcę dostępne ilości ręcznie.”) jest aktywowana. Dopóki nie zaznaczysz pierwszej opcji (“Chcę używać zaawansowanego zarządzania stanem magazynowym dla tego produktu”) Ilość produktów będzie zarządzana w taki sam sposób jak odbywało się to w wersji 1.4, tzn. ręcznie. Tak więc musisz samodzielnie dodać dostępną ilość, a PrestaShop odejmie odpowiednią część po każdorazowej sprzedaży.

Jeżeli chcesz, aby ilość danego produktu była zsynchronizowana z zapasami magazynu (jednej lub kilku), musisz zmienić sposób zarządzania ilościami:

  1. Zaznacz okienko wyboru “Chcę używać zaawansowanego zarządzania zasobami dla tego produktu”, aby zmienić sposób zarządzania.
  2. Druga opcja, “Dostępna ilość dla tego produktu jest synchronizowana z magazynem fizycznym znajdującym się w hurtowni” jest zatem dostępna. Wybierz ją, aby zsynchronizować dostępną ilość konkretnego produktu z zapasami Twojej hurtowni.

Po wybraniu drugiej opcji kolumna “ILOŚĆ” w tabeli stanie się niemożliwa do modyfikacji. A zatem liczby (ilość) będą bezpośrednio pobierane z aktualnego magazynu wskazanego przez Twojego zaawansowanego managera zapasami, aniżeli z zakładki “Ilość” każdego produktu.

Przypadek zestawów jest dość szczególny. W istocie, wiedząc że na chwilę obecną nie ma możliwości dodania odmian konkretnego produktu do pakietu, deweloperzy PrestaShop zdecydowali (jeśli jest to konieczne) na oparciu się o domyśle odmiany, tak aby dekrementować magazyn fizyczny.

Ponadto komunikat wskazuje zalecaną maksymalną liczbę zestawów.

Pozostałe elementy tej strony zostały wyjaśnione w rozdziale "Zarządzanie katalogiem" tego przewodnika.

Zarządzanie dostawcami

Od tej pory istnieje możliwość zdefiniowania kilku dostawców jednego produktu. Dla każdego dostawcy przypisanego do danego produktu istnieje możliwość nadania identyfikatora dostawcy oraz cenny jednostkowej netto dla konkretnego produktu, jak również dla wszystkich jego kombinacji. Informacje te są wykorzystywane przy dokonywaniu zamówienia u dostawcy

Zarządzanie magazynami

Po aktywacji zaawansowanego zarządzania zasobami, zakładka “Magazyny” automatycznie doda się do karty produktu, aby określić w jakim lub jakich hurtowniach może znajdować się dany produkt (fizycznie) i każda z jego ewentualnych kombinacji. Istnieje również możliwość sprecyzowania miejsca występowania w hutrownii danego produktu i jego odmian.

Przed możliwością połączenia jakiegoś produktu i zdefiniowania miejsca występowania, wcześniej należy wskazać co najmniej jeden magazyn (zobacz poniżej). Ten etap jest niezbędny. Ważne jest także określenie, co najmniej jednej hurtowni, w której to określony produkt może się znajdować, gdyż będzie to miało istotny wpływ na przygotowanie zamówień w ramach multishipping.

Zarządzanie hurtowniami

Od tej pory używając zaawansowanego zarządzania magazynem masz możliwość stworzenia jednej lub wielu hurtowni. Aby to zrobić otwórz stronę “Hurtownie” z menu “Magazyn”.

Przy tworzeniu nowej hurtowni, musisz wypełnić następujące pola:

Nie ma możliwości zmiany sposobu i waluty wyceny określonej hurtowni po pierwszej inicjacji. W razie konieczności zmiany tego ustawienia musisz stworzyć nową hurtownię i usunąć tę niewłaściwą. Możesz również usunąć hurtownię, jeśli nie zawiera ona już żadnego produktu.

Uważaj przy wyborze dostawców, gdyż będzie to miało zasadniczy wpływ podczas przygotowywania zamówień w ramach mutlishopping.

W przypadku, gdy zarządzasz wieloma butikami, musisz również pamiętać aby połączyć każdy sklep z jedną lub kilkoma hurtowniami. Pozwala to na zdefiniowanie, z której hurtowni zamówienia Twoich klientów będą mogły być wysyłane do odpowiedniego sklepu.

Po utworzeniu magazynu, wszystkie jego dane są wyświetlane w sposób syntetyczny i zwięzły. Kliknij na ikonę “Wyświetl” po prawej, aby wyświetlić podgląd z informacjami dotyczącymi e-sklepu, w tym liczbę odniesień produktów znajdujących się w magazynie, sumy ilości, ogólną wycenę księgową, opis przechowywanych produktów oraz historię ruchów magazynu powiązanego z konkretną hurtownią.

Strona ze szczegółowymi informacjami na temat magazynu zawiera również dwa linki:

Zarządzanie magazynem

Następnie po stworzeniu przez Ciebie hurtowni należy zainicjować magazyn dla każdej z nich. Aby to zrobić przejdź do strony “Zarządzanie magazynem" z menu "Magazyn".

Wszystkie dostępne produkty w Twoim katalogu zostaną wylistowane  w tym interfeace. Dla ewentualnych odmian istnieje możliwość zarządzania nimi poprzez użycie operacji “Szczegóły".

W razie potrzeby ten interface umożliwia ręczną zmianę magazynu:

Dwie ostatnie opcje wyświetlają się tylko wtedy, gdy istnieje już zapas produktu w jednej z hurtowni.
Opcja "Transfer zapasów pomiędzy magazynami" pojawia się tylko wtedy, gdy macie zapisane minimum dwie hurtownie

Dodawanie zapasów do hurtowni

Aby dodać zapasy konkretnego produktu lub jego odmian do magazynu użyj opcji “Dodaj do magazynu” (strzałka w górę). Otworzy się strona, na której zostaną wyświetlone istotne informacje umożliwiające rozpoznanie danego produktu (odniesienie, cod EAN-13 i UPC oraz nazwę). Informacja zawarte w tym formularzu nie mogą zostać zmienione dlatego też wyświetlają się na szaro.

Musisz zatem sprecyzować:

Po rozwinięciu kursorem pól "Ilości do dodania" i "Cenna jednostkowa netto" domyślnie jako przypomnienie. Wyświetlą się wartości ustawione podczas ostatniego dodawania.

Usuwanie zapasów z hutrowni

Kiedy chcesz usunąć pewną wartość zapasów jakiegoś produktu, musisz użyć opcji “Supprimer du stock” (strzałka w dół dostępna wyłącznie wtedy, kiedy produkty są już  w magazynie). Następnie otworzy się nowa strona z formularzem, na której znajdują się najistotniejsze informacje, tak aby ułatwić Ci jego rozpoznanie (odniesienie, kod EAN-13 i UPC oraz jego nazwę). Ta informacja nie może zostać zmieniona w tym formularzu, tak więc jest nieaktywna.

Musisz zatem sprecyzować:

Transfer zapasów z jednego składu do innego

Transfer magazynu umożliwia transfer zasobów z jednego magazynu do drugiego lub z jednego statusu do innego (nadające się do sklepu / zarezerwowane) w obrębie jednego magazynu. Kliknij na przycisk "Transfer magazynu" (strzałka w bok, dostępna tylko wtedy, gdy istnieją już produkty w magazynie). Otworzy się nowa strona zawierająca formularz, w którym zawarte zostały najważniejsze informacje służące identyfikacji produktu (odniesienia, EAN13 i kod UPC oraz nazwa). Te informacje, które nie mogą zostać zmienione zostały zaznaczone na szaro.

Musisz zatem sprecyzować:

To co wiąże się z wyceną jest zarządzane automatycznie według trybu zarządzania wybranego dla każdej hurtowni. Tak samo została rozwiązana konwersja walut.

Ruchy magazynowe

Ten interface pozwala na przeglądanie historii ruchów magazynowych. Można wyświetlić wszystkie ruchy magazynowe, jak i tylko te związane z jednym składem/hurtownią. Aby zawęzić wyszukiwanie zastosuj filtry.

Kiedy sekcja "Filtruj ruchy poprzez hurtownie" jest ustawiona na hurtowni, istnieje możliwość wyeksportowania otrzymanej listy do pliku CSV.

Natychmiastowy stan magazynu

Ten interface pozwala na otrzymanie w sposób globalny sprecyzowanego widoku magazynu lub poprzez konkrety skład/hurtownie. Wyświetlone liczby są aktualne już w momencie wyświetlania się na stronie.

Dla każdego produktu lub jego kombinacji dostępne są następujące wskaźniki:

Pod względem wybranego sposobu wyceny, rozkład cen jednostkowych i powiązana wycena są dostępne po kliknięciu na opcję “Szczegóły" (znak "+").

Dodatkowo, istnieją dwa sposoby wyeksportowania wyświetlonej listy dla konkretnego składu/hurtowni do pliku CSV:

Pokrycie magazynu

Ten interfejs pozwala na sprawdzenie pokrycia magazynu. Wskazuje on liczbę dni sprzedaży, którą magazyn jest w stanie pokryć. Jest to bardzo pomocna informacja, aby przewidzieć z góry konieczne uzupełnienia. Jest ona obliczana na podstawie wcześniej zapisanych ruchów magazynowych.

Możesz uzyskać pokrycie magazynu dla wszystkich magazynów, bądź też dla konkretnego magazynu. Możesz również wybrać okres (tydzień, dwa tygodnie, trzy tygodnie, miesiąc, sześć miesięcy, rok), którego zapisane ruchy będą brane pod uwagę celem obliczenia pokrycia. Wreszcie możesz uwypuklić magazyn, którego liczba dni sprzedaży jest mniejsza niż wprowadzona ilość (w dniach). Ta funkcja uwypukli te produkty, na które należy zwrócić uwagę.

Aby otrzymać pokrycie zapasami dla odmian produktu, będziesz musiał skorzystać z opcji “Szczegóły" dla wybranego produktu.

Istnieje możliwość otrzymywania alertów dotyczących pokrycia zapasami produktu. Moduł notyfikacji poprzez e-mail (alert mailowy) może brać pod uwagę pokrycie zapasami. Jest zatem możliwe wskazanie liczby dni pokrycia począwszy, od tego w którym otrzymujesz powiadomienie. Przeczytaj dokumentację tego modułu.

Zamówienia u dostawcy

Jedną z głównych funkcjonalności zarządzania magazynami jest możliwość składania zamówień w dostawców w celu lepszego zarządzania uzupełnianiem zapasów.

Ten interface pozwala na zarządzanie całością zamówień u dostawców, jak również modelami zamówień wielokrotnego użytku.

Tworzenie modelu zamówień odbywa się w taki sam sposób jak tworzenie zamówienia (z wyjątkiem pola "Data dostawy"). A zatem dalej zostanie omówiony sam proces tworzenia zamówienia.

Tworzenie zamówienia

Tworzenie zamówienia u dostawcy składa się z dwóch etapów: tworzenia zamówienia, następnie dodania do niego produktów.

Zacznij od zdefiniowania nagłówków zamówienia:

Drugi etap polega na dodaniu produktów do zamówienia. Aby go zrealizować możesz:

Interface formularza tworzenia zamówienia został zaktualizowany, tak aby przedstawić drugi formularz (pod wypełnionymi już polami). Musisz użyć drugiego formularza, aby dodać produkty do Twojego zamówienia, przy pomocy zintegrowanej wyszukiwarki. Produkty, które dodajesz pojawiają się na nowej liście.

Dla każdego produktu należy sprecyzować lub uaktualnić następujące informacje: jednostkową cenę netto zakupu, ilość do zamówienia, ewentualną stopę podatkową (jeśli ma zastosowanie), ewentualny rabat dla tego produktu.

Raz stworzone zamówienie pojawia się na liście ze statusem “w trakcie tworzenia”. Ten status umożliwia Ci na wyświetlenie i edycję informacji, które wprowadziłeś, jak również dodanie produktów do zamówienia. Gdy zmienisz jego status na “Zamówienie zatwierdzone”, nie możesz edytować zamówienia po raz kolejny.

Nie ma możliwości usunięcia zamówienia dostawy. Możesz je jedynie anulować.

Przy raz stworzonym zamówieniu musisz kontynuować proces wskazując zmiany statusu w interface PrestaShop. To właśnie do tego służy pierwszy przycisk znajdujący się na liście. Kliknij na ikonę “Zmień status” w celu otwarcia formularza zmian statusu. Aby uzyskać więcej informacji, przeczytaj sekcję “Zmień status zamówienia dostawy” poniżej.

Ikona "+" na liście zamówień dostaw wyświetla historię zamówienia. Dzięki niej dowiesz się kto zamawiał, co zamawiał i kiedy?

Tworzenie modelu zamówienia

Zaletą tego modelu jest to, że służy jako podstawa do generowania zamówienia.

Proces tworzenia modelu zamówienia dostawy jest taki sam jak przy tworzeniu zamówienia, za wyjątkiem:

Ponad to, w przeciwieństwie do normalnego zamówienia dostawy:

Przy raz stworzonym modelu wystarczy użyć opcji "Użyj tego modelu, aby stworzyć zamówienie dostawcy" (ikona "dwa okna"), by rozpocząć tworzenie zamówienia.

Zmiana statusu zamówienia dostawy

Każda komenda ma klika działań. Niektóre z nich pozwalają na na zmianę statusu. Domyślnie istnieje sześć rożnych domyślnych statusów, lecz możesz również dodać własne (przeczyaj sekcję "Konfiguracja") tego rozdziału.

Status zamówienia pomaga w zrozumieniu ruchów Twojego magazynu dzięki kodowi kolorystycznemu. Poniżej znajduje się wyjaśnienie sześciu domyślnych statusów:

  1. W trakcie tworzenia. Jest to etap tworzenia zamówienia, w którym masz możliwość wprowadzenia dowolnych modyfikacji.
  2. Zatwierdzone zamówienie. Ten etap zatwierdza zamówienie oraz nie pozwala na zmianę zamieszczonych w nim informacji (ceny zakupu, ilości, itp.). Na tym etapie pojawia się nowa opcja(akcja), która pojawia się w kolumnie Opcje (Akcje) pozwalającej na edycję w formacie PDF dokumentu zamówienia do wysłania dostawcy.
  3. W oczekiwaniu na przyjęcie. Jak tylko dostawca otrzyma Twoje zamówienie i je zatwierdzi musisz zmienić status zamówienia na “W oczekiwaniu na przyjęcie”.
  4. Częściowe przyjęcie zamówienia.  Jak tylko nastąpi pierwsze przyjęcie produktu, musisz zmienić status zamówienia na “Częściowe przyjęcie zamówienia”. Wielokrotne przyjęcia są możliwe a historia jest zachowywana dla każdego produktu. Za każdym odbytym przyjęciem stan magazynu jest aktualizowany.
  5. Całkowite przyjęcie zamówienia. Kiedy nastąpi całkowite odebranie zamówienia  lub częściowe (przez wzgląd na częściową anulację), musisz nadać zamówieniu ten właśnie status. Na tym poziomie nie ma to wpływu na zapasy, jak również nie ma możliowści wprowadzania zmian w zamówieniu.
  6. Zamówienie anulowane. Ten status dotyczy zamówień anulowanych niezależnie od powodu. Na tym poziomie nie ma to wpływu na zapasy, jak również nie ma możliowści wprowadzania zmian w zamówieniu.

With each status change, the status drop-down selector evolves in order to present only the possible status changes, in regard to the current status. The unavailable statuses are grayed out.

Details of a supplier order

Clicking the "View" icon from the list of supply orders enables you to get a synthetic view of your order.
You can also download the invoice generated as a PDF file (provided the order is validated by you) from the list of orders or from the status change page.

The "Details" action enables you to display the status change history for the current order.

Registering the reception of products

You must change the status of your supply order within PrestaShop as soon as actions are taken in the real world. This is done using the "Change state" action in the "Actions" column from the list of orders. The form in this page always preselects the next logical status, but you are free to choose any of the other statuses available.

While you are preparing the supply order, keep its status to "Creation in progress". Once you are done preparing the order, switch it to "Order validated", then print the invoice PDF and send it to your supplier. As soon as your supplier confirms the reception of the invoice, change the status to "Pending receipt".

During the "Pending receipt" and "Order received in part" statuses, a new action is available in the "Actions" column. Using the "truck" icon, the "Update ongoing receipt of products" action enables you to register the reception of products for a given order during the current day.
The form that opens after clicking that "truck" action enables you to see how many items were expected, and to indicate the quantity of product delivered for each product that day. Click the "Update selected" button to mark the selected products as received with the number of items you indicated in the "Quantity received today?" field. The checkbox on the left of each row must be checked for PrestaShop to take that line into account.

This step can be done as many times as necessary, and it is possible to receive and incorporate more stock than planned.

If you receive less stock than expected, PrestaShop automatically changes the order's status to "Order received in part".

For each product, a reception history is available ("+" action), as well as an indication of the received quantity, the expected quantity, and the remaining quantity. If the "received quantity" is equal to the "expected quantity", the corresponding row is highlighted in green. If you received more than expected, it is in red.

When all the products from the order have been received, you must manually change the supply order's status to "Order received completely". This ends the supply order process, and a new "Export" action appears, which you can use to download a CSV file of all the information pertaining to that order.

CSV export

Using the supply orders interface, you can filter the list of orders or the details of these orders so that you may export it, according to the current filters (reference, supplier, etc.).
Moreover, you can choose not to display the orders that are completed or canceled, using the appropriate checkbox.

Configuration

The configuration page enables you to customize the way certain parts of the advanced stock manager work:

Adding a new default order status

You can add custom statuses corresponding to your business line. You cannot delete a default status.

The list on the main page enables you to get a better perspective of the available statuses, and how they can impact an order.

Click the "Add new" button to reach the creation form.

A status has a label, a color, and enables you to define whether:

Adding a stock movement label

It is possible to add more labels to stock movements. Click the "Add new" button from the "Stock movement labels" section to access the creation form.

You simply have to set a name for the label, and indicate whether it pertains to stock increase or decrease. Those labels can be used when adding/removing/transferring stock manually (as explained earlier).

Changing default supply order labels

It is possible to choose the default stock movement labels in the following standard cases:

Domyślnie tylko trzecia opcja (“Chcę dostępne ilości ręcznie.”) jest aktywowana. Dopóki nie zaznaczysz pierwszej opcji (“Chcę używać zaawansowanego zarządzania stanem magazynowym dla tego produktu”) Ilość produktów będzie zarządzana w taki sam sposób jak odbywało się to w wersji 1.4, tzn. ręcznie. Tak więc musisz samodzielnie dodać dostępną ilość, a PrestaShop odejmie odpowiednią część po każdorazowej sprzedaży.