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Pedidos

La página "Pedidos" bajo el menú "Pedidos" le permite ver toda la información de todas las ventas de su tienda. Todas las transacciones de su tienda están disponibles aquí, organizadas por fecha (por defecto, se encuentran ordenadas desde la compra más reciente a la más antigua).

Puede filtrar los resultados y encontrar fácilmente los pedidos que esté buscando utilizando los campos de arriba. Por ejemplo, para identificar los pedidos del Sr. Doe, escriba "Doe" en el campo "Cliente" y haga clic en el botón "Filtrar".

NO PUEDE ELIMINAR UN PEDIDO. En Europa está prohibido eliminar pagos o información y/o factura, almacenada por una empresa. Por lo tanto, la implementación de un botón "Eliminar" pedidos haría que PrestaShop fuera ilegal en Europa.

Para eliminar de forma segura el pedido predeterminado, instale el módulo "Limpiador de Prestashop", (que está disponible en la instalación por defecto de Prestashop desde la versión 1.5.4), abra su pantalla de configuración y establezca la casilla "Pedidos y Clientes" a "Sí" y a continuación haga clic en el botón "Comprobar y arreglar (corregir)".

Puede exportar una lista de sus pedidos haciendo clic en el botón "Exportar" disponible en el menú de la barra superior.
No se puede importar pedidos.

Crear un pedido

Una de las grandes funcionalidades de PrestaShop es su capacidad de crear un pedido directamente desde el back-office. Por ejemplo, esto es tremendamente útil cuando un cliente quiere comprar un producto pero por alguna causa es incapaz de hacerlo, por lo que usted necesitará tomar el control de la situación y realizar el pedido por él mientras hablan por teléfono o durante una conversación por correo electrónico.

Al hacer clic en "Añadir nuevo pedido" se abre una nueva página con un único campo de texto, etiquetado como "Búsqueda de clientes". Al crear un nuevo pedido a través del back-office, la primera tarea consiste en asociar ese pedido con un cliente. Teclee las primeras letras del nombre, apellido o dirección de correo electrónico del cliente, y PrestaShop mostrará las coincidencias encontradas.

Si el cliente para el que tiene que crear el pedido no tiene ni siquiera una cuenta en su tienda, puede crear una sobre la marcha: haga clic en el botón "Añadir cliente" para abrir una ventana con los principales datos de la cuenta disponibles para rellenar. Una vez guarde la cuenta, ésta se convertirá en la cuenta seleccionada para el pedido.

Tenga en cuenta que también tendrá que registrar la dirección del cliente – un botón "Añadir nueva dirección" está disponible en la parte inferior de la página, en la sección "Direcciones".

Haga clic en el botón "Elegir" para seleccionar el cliente correcto, y aparecerá el formulario para completar el pedido. En su sección principal, "Carrito", es en donde tomará todas las decisiones necesarias para este pedido. También puede seleccionar un pedido  previo realizado por el cliente, o un carrito abandonado por él/ella con anterioridad.

El campo "Buscar un producto" le permite de forma dinámica encontrar productos para añadirlos: teclee las primeras letras de su nombre y PrestaShop le mostrará una lista desplegable rellenada con los productos coincidentes. Elija un producto, seleccione la cantidad y pulse el botón "Añadir al carrito". Por supuesto, puede elegir entre todas las combinaciones disponibles para un producto, si las hubiese, lista desplegable "Combinación"  que aparece en ese caso.
Tenga en cuenta que PrestaShop le da una indicación del stock restante que existente de un determinado producto, lo que le permitirá informarle al cliente si el producto se encuentra fuera de stock desde este mismo formulario de pedido.

La página también permite ver los pedidos previos realizados por el cliente, y los carritos abandonados por él/ella con anterioridad,  si los hubiese. Si lo que ocurre es que está tratando con un carrito que el cliente no puede validar de ninguna manera, puede utilizar ese carrito para este pedido haciendo clic en el botón de acción "Usar este carrito" (icono de "dos ventanas").

Si es necesario también puede añadir un cupón de descuento/regla de compra, e incluso crear uno de éstos sobre la marcha haciendo clic en el botón "Añadir un nuevo cupón".

Por último, tiene que especificar a qué dirección debe realizar el envío del pedido (y posiblemente la dirección de facturación). Aquí, de nuevo, puede crear nuevas direcciones sobre la marcha utilizando el botón "Añadir nueva dirección".

Ver los detalles de un pedido

Para poder procesar los pedidos que reciba, debe tener acceso a la información que ellos contienen.
Haga clic sobre la línea que contiene el pedido, o haga clic en el botón "Ver" situado a la derecha del pedido.

La hoja de detalles del pedido es mostrada ocupando toda una página completa.

En la parte superior de la página de muestra un resumen del pedido: fecha en la que ha sido validado, números de discusiones abiertas en el servicio de atención al cliente sobre este pedido, número de productos en el pedido, y el importe del pedido.

La página de detalles del pedido le da acceso a:

  • A la izquierda, la información del pedido:
    • El estado e historial del pedido.
    • La información del envío: peso total del pedido y el transportista elegido por el cliente.
  • A la derecha, la información del cliente:
    • Historial de compras.
    • Direcciones de Envío y Facturación (con un mapa de la ubicación aproximada de Google Maps).
  • El método de pago que utilizó, el costo de los productos, y los gastos de envío.
  • Varios detalles de los productos solicitados.

En la sección "Dirección de envío" de la página, puede ver el icono de una "G": que le permitirá  utilizar Google Maps para localizar la dirección en un mapa.

Modificar el pedido

Los pedidos no son inalterables. Hay muchas razones por las que necesitará modificar un pedido  antes de que su pedido sea tramitado y enviado a su destinatario: uno de los productos se encuentra fuera de stock, el cliente ha cambiado de opinión, etc.

Añadir un producto

En la parte inferior de la lista de "Productos" comprados por el cliente en ese pedido, puede encontrar el botón "Añadir un producto", el cual le permite añadir un nuevo producto al pedido.

Al añadir un producto, la tabla de productos crea una nueva fila añadiendo unos cuantos campos. El primer campo de texto es en realidad un pequeño motor de búsqueda: teclee las primeras letras de un producto para encontrar productos coincidentes con su petición. Seleccione el producto que desee añadir, y el campo color gris de la fila pasará a estar disponible.
Si el producto tiene combinaciones, puede seleccionarla en la lista desplegable que aparece debajo del nombre: el precio unitario se actualizará en consecuencia.
Establezca la cantidad de productos, y a continuación haga clic en el botón "Añadir producto": el producto se añadirá al pedido.

 No puede añadir mayor cantidad de un producto de las que hay disponibles.

Eliminar productos

Para cancelar un producto, diríjase a la lista de productos, y elimine el producto haciendo clic en el botón de acción "Eliminar" (con el icono del "bote de basura"), o bien haga clic en el botón de acción "Modificar" si lo que necesitas es eliminar una cierta cantidad de un producto.

Puede modificar la cantidad de muchos productos al mismo tiempo.
Si la cantidad de un producto llega a 0, se elimina del pedido por completo.
No puede eliminar más cantidades de las que tiene un producto.
Haga clic en el botón "Cancelar" para cancelar la modificación del pedido.

Editar los detalles de un pedido

Muchas de las secciones de la hoja de pedido pueden ser editadas, lo que le permite actualizar o corregir algunos de los datos facilitados por el cliente.

Estado del pedido

La primera lista desplegable que aparece en la página del pedido le permite cambiar su estado. Este es un aspecto muy importante del proceso de seguimiento de un pedido, ya que con cada cambio de estado, nuevas funcionalidades y documentación estarán disponibles para el pedido.

Puede elegir entre los siguientes estados:

  • En espera de pago de transferencia bancaria.
  • En espera de pago por cheque.
  • En espera de pago por PayPal.
  • Cancelado.
  • Entregado.
  • Producto fuera de línea.
  • Pago aceptado.
  • Error en el pago.
  • Pago aceptado remotamente.
  • Preparación en curso.
  • Reembolsado (Devolución).
  • Enviado.

Con el fin de obtener una mejor visión de la actividad del pedido, se registra cada cambio de estado, apareciendo este registro justo bajo la lista desplegable de estado. Por lo tanto, sólo se debe cambiar el estado si se ha confirmado: no marque el pedido como "Entregado" cuando envíe el paquete, utilice "Enviado"; no utilice "Preparación en curso" cuando en realidad sólo le ha echado un rápido vistazo al pedido, etc.

Botones de acción

Los botones de acción cambian según el estado del pedido. Por ejemplo, una vez que el pedido está en el estado "Entregado", las opciones "Añadir producto" y "Eliminar producto" se convierten en dos nuevos botones: "Devolver productos" y "Reembolso parcial".

La devolución del producto no está activada de forma predeterminada. Para activar esta opción, diríjase a la página "Devoluciones" bajo el menú "Pedidos", y active la opción que se encuentra en la parte inferior de la página. Esto se aplicará a todos los productos y pedidos.

  • Reembolso estándarDisponible una vez que el pedido se encuentra en el estado "Pago aceptado". No disponible una vez que los productos han sido enviados.
    Para ser utilizado cuando necesite reembolsar la cantidad total del pedido. Puede ser realizado siempre que los productos se encuentran todavía en su almacén.
    Haga clic en el botón "Reembolso estándar" y una nueva columna aparecerá en la lista de productos, titulada "Reembolso". Establezca el monto y la cantidad para cada uno de los productos afectados, elija una de las opciones disponibles bajo el listado (véase más abajo), y haga clic en el botón "Reembolso de productos" situado en la parte inferior de la tabla.

  • Reembolso parcial. Disponible una vez que el pedido se encuentra en el estado "Pago aceptado".
    Para ser utilizado cuando necesite reembolsar sólo una parte del pedido y no todo el pedido completo, ya sea porque el cliente devuelve el producto solicitado, o simplemente como una señal de buena voluntad por un producto dañado que el cliente optó por quedarse de todos modos.
    Haga clic en el botón "Reembolso parcial" y una nueva columna denominada "Reembolso parcial" aparecerá en la lista de productos. Indique el monto y la cantidad para cada uno de los productos afectados, seleccione una de la opciones en la parte inferior de la lista (véase más abajo), y haga clic en el botón "Reembolso parcial" en la parte inferior de la tabla.
  • Devolver productosDisponible una vez que el pedido se encuentra en el estado "Enviado". Debe establecer a Prestashop para aceptar la devolución de mercancía, para ello diríjase al menú Pedidos > Devoluciones de mercancía, y establezca la opción "Permitir Devoluciones" a "Sí".
    Para ser utilizado sólo cuando el cliente ha devuelto productos: una vez que el paquete ha sido recibido, debe marcar los productos como retornados en el formulario de pedido. Haga clic en el botón "Devolver productos" y una nueva columna denominada "Volver" aparecerá en la lista de productos. Marque la casilla de los productos afectados, indique la cantidad de artículos que fueron devueltos y haga clic en el botón "Devolver productos" que aparece en la parte inferior de la tabla.

Cuando establezca un producto como devuelto o reembolsado, cuatro opciones están disponibles bajo la lista de productos

  • Reingresar productos al inventario. Cuando se activa, PrestaShop considerará que el producto devuelto pasará a estar disponible para la venta de nuevo, y por lo tanto se incrementarán las unidades en stock disponibles para este producto. No se debe hacer clic en esta opción cuando el producto ha sido devuelto porque está roto o no funciona como debería hacerlo...
  • Crear un vale de compra. Cuando se activa, un vale de compra será creado para los elementos seleccionados. Un vale de compra es un reconocimiento de su tienda de que la mercancía ha sido retornada y la devolución ha sido aceptada. El cliente puede utilizar este vale en su próxima compra.
  • Crear un bono. Cuando se activa, un bono será creado por el importe de los elementos seleccionados. Un bono es realmente un código de descuento que el cliente puede introducir durante el proceso de compra.
    Puede editar los bonos existentes visualizando la página del cliente: desde la página actual del pedido, haga clic en el enlace bajo el nombre del cliente en la sección "Información del cliente"; una vez en la página del cliente, diríjase a la sección "Cupones". Puede editar cada uno de los cupones haciendo clic en el icono "Modificar".

    En PrestaShop 1.5, los cupones son parte de una nueva característica de descuento: las "reglas del catálogo". Ellas pueden ser creadas y editadas desde la página "Reglas del catálogo", bajo el menú "Reglas de descuentos". El proceso de creación de las Reglas de compra será explicado en detalle en el próximo capítulo, "Creación de reglas del catálogo y vales de descuentos".

  • Reembolsar gastos de envío. También puede optar por reembolsar al cliente los gastos de envío, lo cual es un gesto que los clientes siempre agradecen.

Si el cliente pagó el pedido utilizando una tarjeta de crédito, el sistema de pago debe reembolsará la compra automáticamente. Si el pedido fue pagado utilizando un cheque o una transferencia bancaria, tendrá que realizar el reembolso por sí mismo, a continuación marque de forma manual que el pedido ha sido reembolsado en el back-office (en la página de pedidos).

Diferencias entre una nota de crédito, un cupón y una regla de catálogo

Una nota de crédito es ante todo una prueba por escrito de que un producto ha sido devuelto. La mayoría de las veces, el cliente puede utilizar a ésta como un cupón.

Un cupón es un código de descuento, que no tiene que estar relacionado con una devolución de mercancía o reembolso, y que puede tomar más formas que un simple vale de descuento:

  • Un descuento en un pedido (porcentaje).
  • Un descuento en un pedido (cantidad).
  • Envío gratuito.

Puede aplicar un cupón a todos los clientes, o a un grupo de clientes, o a un cliente único; también puede establecer su fecha de caducidad.

Una regla de catálogo es básicamente una versión avanzada de un cupón: en adición a lo que un cupón podía hacer en  PrestaShop 1.4, el sistema de reglas de catálogo introducido en PrestaShop 1.5 le permite:

  • Darle un nombre al descuento.
  • Permitir al cliente utilizar solamente una parte del descuento.
  • Asignar prioridades entre las reglas de catálogo.
  • Establecer la compatibilidad entre las reglas de catálogo.
  • Hacer que el descuento sólo funcione con algunos transportistas.
  • Hacer que el descuento sólo funcionen con una selección de productos y/o categorías y/o fabricantes y/o proveedores y/o atributos... ¡o todos al mismo tiempo si es necesario!.
  • Hacer que el descuento sea aplicable para envíos gratuitos y/o un descuento en un pedido y/o un regalo... ¡o todos al mismo tiempo si es necesario!.

Documentos

Puede obtener muchos documentos en formato PDF desde la página del pedido. Cuando estén disponibles, serán listados en la sección "Documentos" de la página.

Por defecto, puede descargar el propio pedido en formato PDF haciendo clic en el botón "Imprimir pedido" en la parte superior izquierda.

Puede obtener una factura para el pedido haciendo clic en el botón "Generar factura" de la sección "Documentos". La factura se genera una vez ha establecido el producto en el estado de "Pago aceptado".
Una vez ésta es generada, el botón "Ver factura" aparecerá en la barra principal.

Puede personalizar el diseño de factura con facilidad: los archivos de la plantilla PDF se encuentran en la carpeta /pdf. Estos archivos .tpl son en realidad archivos HTML con etiquetas Smarty para datos dinámicos. Puede cambiar el diseño de la factura editando el archivo llamado invoice.tpl.

Cuando establezca el pedido en el estado de "Preparación en curso", se generará un comprobante de envío en formato PDF, que puede posteriormente descargar desde la sección "Documentos".

Transporte (Envío)

Los detalles del envío del pedido actual, pueden ser editados parcialmente. Más específicamente, puede cambiar el número de seguimiento: en la sección "Transporte (Envío)", haciendo clic sobre el icono "Modificar" en la columna "Número de seguimiento", introduciendo el nuevo número.

Dirección de envío

La sección "Dirección de envío" le permite editar la dirección de destino del paquete que su equipo está a punto de enviar. Puede utilizar la lista desplegable para seleccionar otra de las direcciones que los clientes hayan registrado en su tienda, o bien puede utilizar el icono "Modificar" para editar la dirección actualmente  seleccionada.

Si tiene que enviar el paquete a una dirección que no está registrada en PrestaShop, primero debe crearla. Para hacer esto, diríjase al menú "Clientes", abra la página "Direcciones", y haga clic en el botón "Añadir nuevo". No se olvide de rellenar la dirección de correo electrónico del cliente, ¡de esta forma PrestaShop sabrá asociar esa nueva dirección con su cliente existente!. Una vez hecho esto, regrese a la página del pedido, y cambie la dirección utilizando la lista desplegable.

En la sección "Dirección de envío" de la página, puede ver el icono de una "G": que le permitirá utilizar Google Maps para localizar la dirección en un mapa.

Dirección de facturación

La sección "Dirección de facturación" le permite editar la dirección de pago del pedido. Al igual que como con la dirección de envío, puede utilizar la lista desplegable para seleccionar otra de las direcciones que los clientes hayan registrado en su tienda, o bien puede utilizar el icono "Modificar" para editar la dirección actualmente seleccionada.

Si tiene que enviar el paquete a una dirección que no está registrada en PrestaShop, primero debe crearla. Para hacer esto, diríjase al menú "Clientes", abra la página "Direcciones", y haga clic en el botón "Añadir nuevo". No se olvide de rellenar la dirección de correo electrónico del cliente, ¡de esta forma PrestaShop sabrá asociar esa nueva dirección con su cliente existente! Una vez hecho esto, regrese a la página del pedido, y cambie la dirección utilizando la lista desplegable.

Descuento

En la sección "Productos", en la parte inferior de la lista de productos, puede encontrar una tabla vacía con un botón denominado "Añadir un nuevo descuento". Este crea un simple descuento, no tan avanzado como los cupones /reglas de compra, pero que le será útil.

Al hacer clic sobre éste se abrirá un nuevo formulario, con los siguientes elementos:

  • Nombre. Proporcione un nombre corto para el descuento. Este nombre será público para el cliente.
  • Tipo. Seleccione el tipo de descuento: "porcentaje", "cantidad" o "envío gratuito".
  • Valor. Para los tipos "porcentaje" o "cantidad", establecer el valor del descuento.
  • Factura. Seleccione para que factura de este pedido se debe aplicar este descuento. Cuando hay más de una factura, puede marcar la casilla "Aplicar para todas las facturas" para aplicar el descuento a todas las facturas.

El descuento se aplicará al total antes de aplicar los gastos de envío.

Adjuntar un mensaje al pedido

En la sección "Mensajes", situada en la parte derecha de la página, puede añadir un comentario del pedido para su equipo de trabajo.

También puede enviar este comentario al cliente, con el fin de ofrecerle información concerniente al pedido, un retraso, una sorpresa, o mantenerle informado sobre ofertas y promociones especiales. Este es un punto clave de la relación con el cliente.

Hay dos enlaces disponibles:

  • Enviar mensaje.
    • Puede añadir un mensaje, simplemente escribiendo en el cuadro de mensaje y haciendo clic en "Enviar". El mensaje será almacenado en el perfil del cliente en su base de datos de servicio al cliente, al que puede acceder desde la página del cliente, o desde la página de Atención al Cliente. El mensaje puede ser enviado a la dirección de correo electrónico del cliente si así lo decide.
    • Los mensajes predefinidos se pueden guardar y utilizar varias veces, que le ahorra la molestia de tener que escribirlos una y otra vez. Si desea enviar uno de estos mensajes, selecciónelo desde de la lista desplegable. A continuación, puede añadir más información al mensaje escrito previamente, si lo considera necesario.
      Puede crear más mensajes  predefinidos utilizando la página  "Mensajes predefinidos", bajo el menú "Pedidos".
  • Mostrar todos los mensajes. Este enlace le llevará a la página de "Atención al cliente" del menú "Clientes". Esto se explica en detalle en el capítulo "Gestionar clientes" de esta guía.
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