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Gestión avanzada de stock

La version 1.5 de PrestaShop cuenta con un nuevo menú de gestión de stock: que además de listar las cantidades disponibles de cada uno de sus productos , le permite registrar los almacenes que tenga y obtener de cada uno de ellos una visión adecuada del stock que manejan, sus movimientos, sus tranferencias, sus pedidos de suministros, etc.

No todos los comerciantes tendrán la necesidad de utilizar esta funcionalidad. Por lo tanto, esta es opcional, ya que la herramienta de gestión de stock de Prestashop 1.4 está todavía disponible, y ha sido rediseñada .

Puede activar el menú de gestión avanzada de stock dirigiéndose a la página de preferencias "Productos", donde encontrará en la parte final la sección "Inventario de productos". Seleccione "Sí" para la opción "Habilitar las opciones avanzadas del inventario".

Conceptos generales

Para evitar confusiones con el gestor de inventario de la versión 1.4, y ver las posibilidades que ofrece la nueva funcionalidad de gestión avanzada de stock de la versión 1.5 de Prestashop, debe imaginar dos conceptos distintos: las existencias físicas y las cantidades de productos disponibles para la venta.

Cantidad de productos disponibles para la venta

Esta es la misma funcionalidad que presenta el gestor de inventario disponible desde PrestaShop 1.4.x. Esta es la cantidad de productos que se muestran en la tienda para cada producto y combinación de productos. Esta es la cantidad que define si el producto se puede pedir o no (a menos que la opción "Permitir ventas de productos que no están en stock" se encuentre habilitada). Esta cantidad puede ser modificada manualmente para cada producto y combinación de producto.

En PrestaShop 1.5.x, esta cantidad puede ser determinada automáticamente de acuerdo a las existencias físicas del producto afectado. En un escenario multitienda, la cantidad es definida para cada tienda.

En consecuencia, a lo que antes llamabamos "stock" en PrestaShop 1.4.x, es ahora llamado "cantidad de productos disponibles para la venta" en PrestaShop 1.5.x.

Existencias de productos (físicamente almacenados)

Esto corresponde a la gestión de productos existentes almacenados en uno o varios almacenes . Este es el nuevo concepto otorgado a "stock" en PrestaShop 1.5.x.

Esta nueva característica de gestión de existencias incluye los movimientos de stock, la valoración del stock, la transferencia de stock entre almacenes, la integración del modo multitienda y la gestión de pedidos de suministros.

También hace que sea posible tener en cuenta la noción de existencias reales . Al mismo tiempo, un producto puede tener existencias en stock, pero no estar disponible para la venta debido a que todavía hay clientes que lo pidieron y a los que todavía no se les ha enviado. Ese mismo producto puede tener una orden de suministro en curso, y por lo tanto aún no contabilizado en las existencias físicas.

El stock real es por tanto constituido por las unidades físicas en existencia que un almacén tiene disponible, a las que añadiremos las cantidades que se pidieron a los proveedores, y de la que restamos las cantidades pedidas por los clientes y que todavía no han sido enviadas.

Utilizando el nuevo gestor de existencias 

¿Estoy obligado a utilizar el nuevo gestor de stock?

No tiene ninguna obligación para utilizar el nuevo gestor de stock , así como tampoco tiene ninguna obligación para utilizar la funcionalidad "cantidad de productos disponibles para la venta".

Tanto para activar la funcionalidad "cantidad de productos disponibles para la venta" como la de existencias de productos, deberá dirigirse a la página de preferencias "Productos", donde encontrará en la parte final la sección "Inventario de productos". Seleccione "Sí" para la opción "Habilitar las opciones avanzadas del inventario". Primeramente debe habilitar el gestor básico de stock para poder habilitar el gestor avanzado de stock.

No quiero cambiar ninguna configuración de PrestaShop 1.4.x., ¿qué debo hacer?

Si no desea utilizar el nuevo gestor avanzado de stock de PrestaShop 1.5, y está satisfecho con la forma en que PrestaShop 1.4 gestiona la cantidad de productos que tiene en stock, tan sólo tiene que activar the old-style stock management manager, y no la funcionalidad del gestor avanzado de stock: diriíjase a la página de preferencias "Productos", y encuentre la sección "Inventario de productos", y elija "Sí" para la opción "Activar el manejo automático del inventario", dejando la opción "Habilitar las opciones avanzadas del inventario" en "No".

La funcionalidad "cantidad de productos disponibles para la venta" estará ahora centralizada en la pestaña "Cantidades" de la ficha del producto: al crear un nuevo producto o editar un producto existente, aparecerá esta pestaña junto a todas las demás, a la izquierda de la pantalla.

¿La funcionalidad del gestor avanzado de stock se adapta a mis necesidades?

La nueva funcionalidad del gestor avanzado de stock le permite gestionar las unidades en existencia de sus productos. Esta funcionalidad se adapta a su negocio si:

• Tiene que gestionar el número de unidades de los productos que tiene en existencia y que vende a través de su tienda(s).
• Tiene al menos un lugar de almacenamiento (almacén) que gestiona usted mismo.
• Pide la mayoría o todos los productos que vende en su tienda a uno o más proveedores.
• Necesita conocer las estadísticas de sus existencias y de su almacén(es).

Esta funcionalidad no se adapta a sus necesidades si:

• No gestiona el número de unidades de los productos que tiene en existencia en su tienda.
• Ya utiliza un sistema / herramienta / programa para gestionar las existencias de su tienda, y no desea cambiar nada porque está satisfecho de como lo hace.

Presentación de la interfaz back-office para gestionar el stock

Mejoras en la ficha del producto

Gestión de cantidades

Cuando la opción "Activar el manejo automático del inventario" está activa, todos los productos tienen una nueva pestaña en su página de administración, llamada "Cantidades". Esta interfaz clara y sencilla le permite gestionar las cantidades disponibles para la venta en su tienda(s) para un producto específico, y todas sus posibles combinaciones.

Esta página se abre con una sección explicativa, que le recomendamos que lea completamente. Esa sección es seguida por la propia interfaz de gestión de cantidades disponibles, que se abre con tres opciones:

• Quiero usar el sistema de gestión avanzada de existencias para este producto.
• Cantidades disponibles para el producto actual y sus combinaciones están basadas en el inventario de los almacenes.
• Quiero especificar cantidades disponibles manualmente.

Por defecto, la tercera opción ("Quiero especificar cantidades disponibles manualmente") se encuentra activa. Siempre y cuando no marque la primera opción ("Quiero usar el sistema de gestión avanzada de existencias para este producto"), las cantidades son gestionadas de la misma forma que eran gestionadas en la version 1.4 de PrestaShop, lo que significa que tendrá que añadir manualmente las cantidades, y Prestashop eliminará las cantidades que venda.

Si prefiere sincronizar las cantidades disponibles conas las existencias de su almacén, tiene que cambiar el método de gestión de cantidades:

1. Marque la casilla "Quiero usar el sistema de gestión avanzada de existencias para este producto" para cambiar el método.
2. Esta acción hace que la segunda opción, "Cantidades disponibles para el producto actual y sus combinaciones están basadas en el inventario de los almacenes", pase a estar disponible. Seleccione esta opción para sincronizar la cantidad disponible de este producto con el stock de su almacén.

Tan pronto como haya seleccionado la segunda opción, la columna "Cantidad" de la tabla dejará de ser modificable: las cantidades son ahora gestionadas a partir de su stock.

El resto de esta página se explica en el capítulo "Añadir Productos y Categorías de productos" de esta guía.

Gestión de proveedores

Ahora puede establecer más de un proveedor para un producto determinado. Para cada proveedor asociado a un producto, puede establecer el número de referencia del proveedor y un precio de compra por defecto para ese producto, así como a su combinación. Esta información se utiliza cuando se realiza un pedido al proveedor.

Gestión de almacenes

Si el gestor avanzado de stock está habilitado, una pestaña "Almacenes" aparece en la ficha del producto, donde puede especificar en qué almacén(es) se encuentra el producto y cada una de sus combinaciones. También puede especificar la ubicación  del producto y sus combinaciones.

Primeramente, deberá crear al menos un almacén (véase más adelante) antes de asociar un producto a este y establecer la ubicación del producto en él. Este paso es esencial: es importante para establecer al menos un almacén en el que un producto pueda ser almacenado. Esto tendrá un enorme impacto en la preparación de pedidos en el contexto multi-envío.

Gestión de almacenes

En versiones 1.4.x, el gestor de stock estaba ligado estrictamente a la cantidad de producto disponible para la venta, el cual una vez establecido variaba en función del movimiento de stock sin tener en el concepto de almacén.

El gestor avanzado de stock hace que sea posible la creación de uno o más almacenes. Para crear uno, diríjase a la página "Almacenes" bajo el menú "Existencias".

Para crear un nuevo almacén, debe rellenar los siguientes campos:

• Referencia y Nombre. El identificador de referencia único para el almacén y su nombre. Asegúrese de utilizar un nombre reconocible e identificativo: ya que deberá diferenciar fácilmente a los almacenes disponibles en una lista desplegable.
• Direcciones, Codigo Postal, Ciudad y País. La dirección física del almacén. Estas información será utilizada para realizar pedidos a sus proveedores.
• Administrador. La persona que está a cargo del almacén, elija una de entre los empleados registrados en su tienda. Si la cuenta de ese empleado no ha sido creada todavía, debe crear esta primeramente.
• Transportistas. Los transportistas que están autorizados para enviar pedidos a este almacén. Mantenga presionada la tecla "Shift" para seleccionar más de un transportista.
• Tipo de administración. Un método de valoración contable, en base a la normativa de su país. Consulte la sección "Método de valoración" de este capítulo para obtener más información.
• Divisa para la valoración del inventario. Una divisa para valorar el stock de este almacén (a elegir entre las divisas registradas).

Sea cuidadoso con los transportistas que elija a autorizar enviar pedidos, ya que esto tendrá un enorme impacto en la preparación de pedidos en el contexto multi-envío.

En el caso que gestione más de una tienda, también tendrá que asociar cada tienda a uno o varios almacenes. Esto le permite definir desde qué almacén serán enviados los pedidos de los clientes de una tienda determinada .

Una vez el almacén ha sido creado, será redirigido automáticamente al listado de almacenes. Haga clic en el icono "Ver" situado a la derecha de cada fila para obtener una visión general de su información, incluyendo las referencias de todos los productos almacenados en él, la suma de todas las cantidades disponibles, una valoración global de las existencias, detalles de los productos almacenados, y el historial de movimientos de ese almacén.

Cada página del almacén también contiene dos enlaces en la parte inferior:

• Haga clic aquí si desea más información sobre los productos de este almacén. Le dirige a la página "Estado actual de existencias" del almacén seleccionado.
• Haga clic aquí si desea más detalles sobre lo que sucedió en este almacén. Le dirige a la página "Movimientos de stock" del almacén seleccionado.

Gestión de existencias

Ahora que ha creado uno o más almacenes, tiene que fijar el stock de cada uno de ellos. Para hacerlo, diríjase a la página "Gestión de existencias" bajo el menú "Existencias".

Todos los productos disponibles en su catálogo figuran en esta interfaz. Si tiene cualquier combinación de producto, puede gestionarla a través del botón de acción "Detalles" (el icono "+").

Puede realizar ciertas acciones manualmente a través de esta interfaz:

• Icono "flecha hacia arriba". Añadir existencias a un producto específico en una tienda determinada.
• Icono "flecha hacia abajo". Eliminar existencias a un producto específico en una tienda determinada.
• Icono "flechas hacia la derecha e izquierda". Transferir existencias desde un almacén a otro.

Lo sos últimos iconos sólo aparecen si ya existe unidades en existencia del producto seleccionado en cualquiera de los almacenes.

Añadir existencias a un almacén

Para añadir más existencias a un producto, utiice el botón de acción "Añadir existencias" (flecha hacia arriba) en el producto o variación del producto deseado. Una nueva página se abre, conteniendo un formulario donde se muestra la información más importante con el fin de ayudarle a identificar un producto con certeza (referencia, EAN13, su código UPC, y su nombre). Esta información no puede ser modificada desde este formulario, de ahí que los campos se encuentren en un color gris.

A continuación, debe especificar:

• Cantidad a añadir. Este número debe ser positivo. No puede quitar existencias utilizando un número negativo.
• ¿Usable para venta?. Si dicha cantidad está destinada para la venta, o simplemente será almacenada hasta que tome una decisión sobre ella. En el segundo caso, esta es considerada como "reservada".
• Almacén. El almacén donde este stock será añadido. El formulario tan solamente le permite añadir stock para un producto en una sóla tienda al mismo tiempo. Si necesita añadir stock de este producto en más de un almacén, debe repetir este proceso para cada almacén.
• Precio unitario (sin IVA). El precio unitario para el producto en el momento de la adición. Este precio se utiliza para la valoración de las existencias.
• Moneda. La divisa utilizada para el precio unitario. Si la moneda no está disponible, puede crear una desde la página "Monedas", bajo el menú "Localización", o importarla desde la página "Localización" bajo el menú "Localización", importando el paquete de localización del páis donde se utilice esta divisa que desea utilizar.
• Etiqueta. Una etiqueta para el movimiento del stock que está generando, para futuras consultas. Esta es puramente informativa.

Eliminar existencias de un almacén

Cuando quiera eliminar una cierta cantidad de stock de un producto, debe utilizar la acción "Eliminar existencias" (flecha hacia abajo, disponible tan solamente cuando tiene unidades en existencia para dicho producto). Una nueva página se abre, conteniendo un formulario donde se muestra la información más importante con el fin de ayudarle a identificar un producto con certeza (referencia, EAN13, su código UPC, y su nombre). Esta información no puede ser modificada desde este formulario, de ahí que los campos se encuentren en un color gris.

A continuación, debe especificar:

• Cantidad a eliminar. Este número debe ser positivo. No puede quitar existencias utilizando un número negativo.
• Utilizable para la venta. Si esta cantidad debe ser eliminada de la cantidad utilizable o de toda la cantidad física (incluyendo la reservada).
• Almacén. De qué almacén esta cantidad debe ser eliminada. El formulario tan solamente le permite eliminar stock para un producto en una sóla tienda al mismo tiempo. Si necesita eliminar stock de este producto en más de un almacén, debe repetir este proceso para cada almacén.
• Etiqueta. Una etiqueta para el movimiento del stock que está generando, para futuras consultas. Esta es puramente informativa.

Transferir existencias de un almacén a otro

La transferencia de existencias le permite transferir stock de un almacén a otro, o de un estado a otro (utilizable en tienda / reservado) dentro de un único almacén. Haga clic en el botón de acción "Transferir existencias" (flechas hacia la derecha e izquierda, disponible tan solamente cuando tiene unidades en existencia para dicho producto). Una nueva página se abre, conteniendo un formulario donde se muestra la información más importante con el fin de ayudarle a identificar un producto con certeza (referencia, EAN13, su código UPC, y su nombre). Esta información no puede ser modificada desde este formulario, de ahí que los campos se encuentren en un color gris.

A continuación, debe especificar:

• Cantidad a transferir. Este debe ser un número positivo.
• Almacén de origen. El almacén desde el cual quiere transferir algunos productos, o donde quiere cambiar el estado de algunas de las extencias.
• ¿Es utilizable para la venta en el almacén de origen?. Si la cantidad a eliminar en el almacén "origen" debe ser de las existencias "utilizables para la venta" o de las extencias "reservadas".
• Almácen de destino. El almacén al que quiere transferir algunos productos. Si tan sólo quiere cambiar el estado de algunas de las existencias de su almacén de origen, asegúrese de seleccionar el mismo almacén en este formulario.
• ¿Es utilizable para la venta en el almacén de destino?. Si la cantidad a añadir en el almacén "destino" deben ser "utilizables para la venta" o "reservadas". Esta es también la opción a utilizar cuando simplemente quiere cambiar el estado de algunas de las existencias en el almacén de origen:
  
  • Si no desea cambiar el estado cuando hace transferencias entre dos almacenes: asegúrese de seleccionar la misma opción "Utilizable para la venta?" en ambos campos.
  • Si desea cambiar el estado, ya sea dentro del mismo almacén o incluso al realizar transferencias entre dos almacenes: asegúrese de seleccionar opciones diferentes en los campos "Utilizable para la venta?".

Todas las operaciones relacionadas con las valoraciones son gestionadas de manera automática mediante el método de gestión de cada almacén. Las conversiones de moneda funcionan de la misma manera.

Movimiento de existencias

Esta interfaz le permite visualizar el historial de movimientos de existencias. Puede visualizar todos los movimientos de las existencias, o solamente aquellos movimientos relacionados a un almacén. Puede aplicar filtros para refinar su búsqueda.

Cuando la lista desplegable "Filtrar movimientos por almacén" se establece en un almacén, puede realizar una exportación CSV del listado obtenido.

Estado actual de las existencias

Esta interfaz le permite obtener una visión instántanea de sus extencias actuales, ya sea de manera global o por almacén. Los números están actualizados.

Para cada producto o combinación de productos en stock, los indicadores siguientes están disponibles:

• Cantidad física disponible.
• Cantidad que es utilizable para la venta.
• Cantidad actual (ya explicado anteriormente).
• Precio unitario (sin IVA).
• Valoración del producto en función de la cantidad física disponible.

En su caso, y en función del método de valoración elegido, el desglose de los precios unitarios y de las valoraciones asociadas está disponible haciendo clic en la acción "Detalles" (el icono "+").

Por otra parte, para un almacén determinado, tiene dos maneras de exportar la lista actual en formato CSV:

• Exportar los indicadores vinculados a las cantidades.
• Exportar los indicadores vinculados a la valoración.

Cobertura de las extencias

Esta interfaz le permite supervisar la cobertura de sus existencias. La cobertura indica el número de días que su existencia actual puede durar. Esta información es muy util, ya que le ayuda a precedir de antemando los suministros que debe pedir a sus proveedores antes de que se acaben las existencias de un producto. La cobertura es calculada en función a los movimientos de existencias registrados previamente en su tienda.

Puede obtener la cobertura de existencias de todos los almacenes, o solamente las de un almacén determinado.
También puede establecer el período de tiempo (una semana, dos semanas, tres semanas, un mes, seis meses, un año) del movimiento de existencias registrado que ha de ser tenido en cuenta en el cálculo de la cobertura.
Por últmo, puede resaltar cuando la cobertura de existencias es manor a un determinado número de días. Esto hará destacar los productos más relevantes, ayudándole a identificarlos más rápidamente.

Para visualizar la cobertura de existencias de las combinaciones de productos, pude hacer clic en el botón de acción "Detalles" del producto (el icono "+").

Pedidos de suministros a proveedores

Una de las características principales del gestor de existencias es la capacidad de hacer pedidos a los proveedores para gestionar de una manera más eficaz el proceso de reposición de stock.
Esta interfaz le permite gestionar todos sus pedidos a los proveedores, así como reutilizar las plantillas de los pedidos realizados.

El proceso de creación de plantillas de pedidos  es el mismo que el proceso de creación de pedidos (excepto por el campo "Fecha estimada de envío"). A continuación se explicará el proceso de creación de pedidos.

Crear un nuevo pedido

La creación de un pedido a un proveedor consta de dos pasos: crear el pedido, a continuación, añadir los productos para este pedido.

Comenzaremos por definir la información del pedido:

• Establezca un número de referencia único. Esta es una referencia administrativa; no establezca simplemente un número.
• Seleccione el proveedor. Si el proveedor que desea no se encuentra en la lista desplegable, debe crearlo en la página "Proveedores", bajo el menú "Catálogo".
• Seleccione el almacén donde desea enviar el pedido. Debe tener creado al menos un almacén.
• Seleccione la moneda en la que se formalizará el pedido. Si lo necesita, puede crear o importar una moneda utilizando, respectivamente, la página "Monedas" o "Localización" bajo el menú "Localización".
• Seleccione el idioma en el que el pedido será formalizado. Su lo necesita, puede crear o importar un idioma utilizando, respectivamente, la página "Idiomas" o "Localizacion" bajo el menú "Localización".
• Si lo necesita, establezca el descuento global para el pedido (en porcentaje). Puede simplemente dejarlo en "0" si no tienes un descuento para este pedido.
• Si lo necesita, establezca la cantidad física de un producto por debajo de la cual todos los productos deben ser repuestos, y por tanto estos serán añadidos de forma automática al pedido. Cada producto pre-añadido será pedido con una cantidad igual a la cantidad introducida, restada de la cantidad ya disponible.
• Establezca la fecha estimada de entrega.

El segundo paso consiste en añadir los productos al pedido. Para realizar este segundo paso, usted puede:

• Hacer clic en el botón "Guardar pedido y permanecer".
• Hacer clic en el botón "Guardar pedido". Será redirigido al listado de pedidos de suministros: haga clic en el botón de acción "Modificar" del pedido que acaba de crear.

La interfaz del formulario de creación de pedidos ha sido actualizada con un segundo formulario presentado bajo los campos previamente rellenados. Debe utilizar ese segundo formulario para añadir productos a su pedido, utilizando el motor de búsqueda integrado. Los produtos que añada aparecen en un nuevo listado.

Para cada producto, debe establecer o actualizar el precio unitario de compra (sin IVA), la cantidad a pedir, cualquier posible tasa de impuestos, y cualquier eventual descuento del producto.

Una vez el pedido ha sido creado, este aparece listado con el estado "Creación en curso". Este estado le permite ver y editar la información que haya introducido previamente, así como añadir productos al pedido. No podrá realizar ningún modificación al pedido cuando cambie su estado a "Pedido validado".

Una vez creado el pedido, deberá continuar con el proceso, indicando los cambios de estado en la interfaz de PrestaShop. Esto es lo que el primer botón de acción ("Cambiar estado") realiza: haga clic sobre él para acceder al formulario de cambio de estado. Consulte la sección "Cambiar el estado del pedido a un proveedor" que encontrará un poco más abajo para obtener mayor información sobre los estados disponibles.

El icono "+" disponible en el listado de pedidos de suministros muestra el historial de pedidos, lo que le permite ver quién y cuándo lo hizo.

Crear una plantilla de pedido de suministros

La utilidad de crear una plantilla es que esta sirva de base para generar nuevos pedidos.

El proceso de creación de plantillas para pedidos de suministros es el mismo que el de un pedido real, excepto que :

• No es necesario especificar una fecha de entrega prevista.
• El valor "Cargar automáticamente los productos" será la cantidad a pedir para los productos cargados, y no la diferencia entre las existencias y el valor introducido.

Por otra parte, a diferencia de un un pedido ordinario de suministro:

• Una plantilla no tiene un estado.
• Una plantilla puede ser eliminada.
• Una plantilla no tiene un historial de cambios.

Una vez creada una plantilla, tan solamente necesita utilizar la acción "Utilizar esta plantilla para crear un pedido de suministros" desde el listado de plantillas (el icono "dos ventanas") para empezar a crear un pedido.

Cambiar el estado de un pedido de suministros

Cada pedido tiene varias acciones disponibles (en la columna "Acciones" del listado de pedidos). Una de ellas le permite modificar el estado: la que reza como "Cambiar estado". Hay seis prosibles estados por defecto, pero puede añadir otros si lo desea (consulte la sección "Configuración" de este capítulo).

Los códigos de color del estado de un pedido le ayuda a conocer en un simple vistazo los movimientos de sus existencias. Estos son los significados de los 6 códigos de colores disponibles por defecto:

1. Creción en progreso. This is when you are in the first step of the creation step, where you can edit everything.
2. Pedido validado. This status validates the order and freezes the information it contains (purchase prices, quantities, etc.). At this step, a new action appears in the "Actions" column, which enables you to edit the invoice that is sent to the supplier in PDF format.
3. A la espera de la recepción. As soon as the supplier has received and validated your invoice, you have to change the supply order's status to "Pending receipt".
4. Pedido recibido en parte. As soon as a delivery is made, you must switch the order to this status. There can be multiple deliveries, and a delivery history is logged for each product. The restocking is made with each delivery.
5. Pedido recibido completamente. Once an order is completely delivered, or partially because of a partial cancellation, it should be switched to this status. Stocks are unaffected in this case, and it is possible to perform actions on the order.
6. Pedido cancelado. This status is to be given to canceled orders, whatever the reason. Stocks are unaffected in this case, and it is not possible to perform actions on the order.

With each status change, the status drop-down selector evolves in order to present only the possible status changes, in regard to the current status. The unavailable statuses are grayed out.

Detalles de un pedido de suministros

Clicking the "View" icon from the list of supply orders enables you to get a synthetic view of your order.
You can also download the invoice generated as a PDF file (provided the order is validated by you) from the list of orders or from the status change page.

The "Details" action (the "+" icon) enables you to display the status change history for the current order.

Registering the reception of products

You must change the status of your supply order within PrestaShop as soon as actions are taken in the real world. This is done using the "Change state" icon in the "Actions" column from the list of orders. The form in this page always pre-selects the next logical status, but you are free to choose any of the other statuses available.

While you are preparing the supply order, keep its status to "Creation in progress". Once you are done preparing the order, switch it to "Order validated", then print the invoice PDF and send it to your supplier. As soon as your supplier confirms the reception of the invoice, change the status to "Pending receipt".

During the "Pending receipt" and "Order received in part" statuses, a new action is available in the "Actions" column. Using the "truck" icon, the "Update ongoing receipt of products" action enables you to register the reception of products for a given order during the current day.
The form that opens after clicking that "truck" action enables you to see how many items were expected, and to indicate the quantity of product delivered for each product that day. Click the "Update selected" button to mark the selected products as received with the number of items you indicated in the "Quantity received today?" field. The checkbox on the left of each row must be checked for PrestaShop to take that line into account.

For each product, a reception history is available ("+" action), as well as an indication of the received quantity, the expected quantity, and the remaining quantity. If the "received quantity" is equal to the "expected quantity", the corresponding row is highlighted in green. If you received more than expected, it is in red.

When all the products from the order have been received, you must manually change the supply order's status to "Order received completely". This ends the supply order process, and a new action appears: "Export" (with a Microsoft Excel icon), which you can use to download a CSV file of all the information pertaining to that order.

CSV export

Using the supply orders interface, you can filter the list of orders or the details of these orders so that you may export it, according to the current filters (reference, supplier, etc.).
Moreover, you can choose not to display the orders that are completed or canceled, using the appropriate checkbox.

Configuration

The configuration page enables you to customize the way certain parts of the advanced stock manager work:

• The available statuses for a supplier order.
• The labels for the stock movements.
• The default statuses for some stock movements which are used throughout the solution.

Adding a new default order status

You can add custom statuses corresponding to your business line. You cannot delete a default status.

The list on the main page enables you to get a better perspective of the available statuses, and how they can impact an order.

Click the "Add new" button to reach the creation form.

A status has a label, a color, and enables you to define whether:

• The order can be edited. As long as the order is editable, it cannot be sent to the supplier.
• The order delivery note can be generated.
• Product reception is ongoing, meaning that you have not yet received all the ordered products.
• Product delivery is still pending, meaning that you are still waiting for any product to arrive.

Adding a stock movement label

It is possible to add more labels to stock movements. Click the "Add new" button from the "Stock movement labels" section to access the creation form.

You simply have to set a name for the label, and indicate whether it pertains to stock increase or decrease. Those labels can be used when adding/removing/transferring stock manually (as explained earlier).

Changing default supply order labels

It is possible to choose the default stock movement labels in the following standard cases:

• Increasing stock (manually).
• Decreasing stock (manually).
• Decreasing stock following the shipment of a client order.
• Increasing stock following the delivery of products from a supplier's order.

Management rules

In this section, we will explain the management rules that are automatically applied to stock management.

Each stock entry and exit must be valued. That is why each unit product stock must be associated with a tax-excluded unit price (either purchase price or production cost), whether through supplier order, or manual entry. Each product exit must also be valued.

There are three main valuation methods that you can choose, depending on your business activity or on the tax laws of each warehouse's country or origin:

• FIFO (first in, first out).
• LIFO (last in, first out).
• AVCO (Average Cost, or Weighted Average Cost per Unit).

With the FIFO and LIFO methods, each unit product from the stock has a purchase price that has been fixed when it entered the stock. This way, for a given reference available in 100 units, 40 units can have a purchase price of X, and 60 can have a purchase price of Y. When an order is made, and depending on the chosen method, you know which product to use and with which purchase price, which enables you to precisely manage a potential order return and put the products back into stock with their original purchase price.

The table below gives you an example of the FIFO method of stock valuation. In this example, you have a two-input table (price and quantity per type of stock movement). You add more columns as we receive new products with new prices.

The stock value during the instant state in this case is 6,900.

The table below illustrates how the FIFO method can be used to value stock. We use the same entry and exit values as in the previous example. The principle remains the same as in the FIFO example, except that during exits, we primarily use the units that were the last to be entered in the stock.

The stock value during the instant state in this case is of 6,700.

The third most frequently used method for stock valuation is Weighted Average Cost (AVCO). The AVCO calculation is done after each new entry in the stock.

For a given product, the AVCO calculation is done using this formula:

With:

• QS = Quantity of products currently in stock, or initial stock.
• QA = Quantity of products to be added to stock.
• UP = Unit Price (tax-excluded purchase price, or production cost).

The table below illustrates the evolution of the AVCO with the example of a product initially with 20 units in stock, and purchased at a price of 2. The new entry/exit will be valued as follows:

*: Calculation details: ((8 remaining product in stock * 2) + (20 products to add * 3.4)) / 28 total products = 3.

At the Y date, we calculated the AVCO according to the number of products added in the stock their unit prices. Therefore, all products in stock now have a reassigned unit value, which depends on the new AVCO.