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Pedidos de suministros a proveedores
One of the major features of the stock manager is the ability to place orders to suppliers so as to better manage your restocking.
This interface enables you to manage all your supplier orders, as well as reusable order templates.
The order template creation process is the same as the order creation process (except for the "Expected delivery date" field). We will therefore only explain the order creation process.
Creating a new order
The creation of an order for a supplier can be broken down in two steps: creating the order, then adding products to it.
So, the first step is to define the order's headers:
- Set the unique reference number. This is an administrative number; do not put any seemingly unique number.
- Select the supplier. If the supplier you want is not in the drop-down list, you must create it in the "Suppliers" page, under the "Catalog" menu.
- Select the warehouse which will take delivery of the order. You must have created at least one warehouse.
- Select the currency in which the order will be formalized. If needed, you can create or import a currency using, respectively, the "Currencies" or "Localization" page under the "Localization" menu.
- Select the language in which the order will be formalized. If needed, you can create or import a language using, respectively, the "Languages" or "Localization" page under the "Localization" menu.
- If needed, set the global discount on the order (in percentage). You can just leave it at "0" if you do not have a discount on this order.
- If needed, set the physical quantity of a product below which all the products have to be restocked, and are therefore to be added to the order automatically. Each pre-added product will be ordered with a quantity equal to the entered quantity, minus the already available quantity.
- Set the expected delivery date.
The second step consists of adding actual products to the order. To make that second step, you can either:
- Click on the "Save order and stay" button.
- Click on the "Save order" button. You are taken back to the list of supply orders: click on the "Edit" action for the order you just created.
The interface of the order creation form has been updated with a second form below the previously-filled fields. You must use that second form to add products to your order, using the integrated search engine. The products that you add appear in a new list.
For each product, you must set or update the unit purchase price (tax excluded), the quantity to order, any applicable tax rate, and any product-specific discount.
Once the order is created, it appears in the list with the "Creation in progress" status. This status enables you to view and edit the information that were previously entered as well as add products to the order. You will not be able to change the order once you change its status to "Order validated".
| Note |
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You can never delete a supply order: you can only cancel it. |
You need to follow through for the whole order process, always indicating its status change in PrestaShop's interface. This is what the first action button of the list ("Change state") is for: click on it to reach the status changing form. See the "Changing the status of a supplier order" section below for more information on the available statuses, and see the "Registering the reception of products" to understand how to follow through on a supply order.
The "+" icon in the supply order list displays the order's history, which enables you to see who did what and when.
Order template creation
The whole point of creating a template is to serve as a basis for new orders.
The supply order template creation process is the same as the one for a real order, except that:
- You do not have to set a planned delivery date.
- The "Automatically load products" value will be the quantity to order for the loaded products, not the stock/typed value difference.
Moreover, contrary to an ordinary supply order:
- A template does not have a status.
- A template can be deleted.
- A template has no edit history.
Once you have created your template, you only need to use the "Use this template to create a supply order" action from the template list (the "two windows" icon) to start creating an order.
Changing the status of a supply order
Each order has many available actions (in the "Actions" column of the order list). One of them enables you to edit the status: the "Change state" one. There are six possible default statuses, but you can add your own (see the "Configuration" section of this chapter).
An order's status helps you understand your stock movements at a glance thanks to their color code. Here is the significance of the six default statuses:
- Creation in progress. This is when you are in the first step of the creation step, where you can edit everything.
- Order validated. This status validates the order and freezes the information it contains (purchase prices, quantities, etc.). At this step, a new action appears in the "Actions" column, which enables you to edit the invoice that is sent to the supplier in PDF format.
- Pending receipt. As soon as the supplier has received and validated your invoice, you have to change the supply order's status to "Pending receipt".
- Order received in part. As soon as a delivery is made, you must switch the order to this status. There can be multiple deliveries, and a delivery history is logged for each product. The restocking is made with each delivery.
- Order received completely. Once an order is completely delivered, or partially because of a partial cancellation, it should be switched to this status. Stocks are unaffected in this case, and it is possible to perform actions on the order.
- Order canceled. This status is to be given to canceled orders, whatever the reason. Stocks are unaffected in this case, and it is not possible to perform actions on the order.
With each status change, the status drop-down selector evolves in order to present only the possible status changes, in regard to the current status. The unavailable statuses are grayed out.
Details of a supplier order
Clicking the "View" icon from the list of supply orders enables you to get a synthetic view of your order.
You can also download the invoice generated as a PDF file (provided the order is validated by you) from the list of orders or from the status change page.
The "Details" action enables you to display the status change history for the current order.
Registering the reception of products
You must change the status of your supply order within PrestaShop as soon as actions are taken in the real world. This is done using the "Change state" action in the "Actions" column from the list of orders. The form in this page always preselects the next logical status, but you are free to choose any of the other statuses available.
While you are preparing the supply order, keep its status to "Creation in progress". Once you are done preparing the order, switch it to "Order validated", then print the invoice PDF and send it to your supplier. As soon as your supplier confirms the reception of the invoice, change the status to "Pending receipt".
During the "Pending receipt" and "Order received in part" statuses, a new action is available in the "Actions" column. Using the "truck" icon, the "Update ongoing receipt of products" action enables you to register the reception of products for a given order during the current day.
The form that opens after clicking that "truck" action enables you to see how many items were expected, and to indicate the quantity of product delivered for each product that day. Click the "Update selected" button to mark the selected products as received with the number of items you indicated in the "Quantity received today?" field. The checkbox on the left of each row must be checked for PrestaShop to take that line into account.
| Note |
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This step can be done as many times as necessary, and it is possible to receive and incorporate more stock than planned. If you receive less stock than expected, PrestaShop automatically changes the order's status to "Order received in part". |
For each product, a reception history is available ("+" action), as well as an indication of the received quantity, the expected quantity, and the remaining quantity. If the "received quantity" is equal to the "expected quantity", the corresponding row is highlighted in green. If you received more than expected, it is in red.
When all the products from the order have been received, you must manually change the supply order's status to "Order received completely". This ends the supply order process, and a new "Export" action appears, which you can use to download a CSV file of all the information pertaining to that order.
CSV export
Using the supply orders interface, you can filter the list of orders or the details of these orders so that you may export it, according to the current filters (reference, supplier, etc.).
Moreover, you can choose not to display the orders that are completed or canceled, using the appropriate checkbox.
Configuration
The configuration page enables you to customize the way certain parts of the advanced stock manager work:
- The available statuses for a supply order.
- The labels for the stock movements.
- The default statuses for some stock movements which are used throughout the solution.
Adding a new default order status
You can add custom statuses corresponding to your business line. You cannot delete a default status.
The list on the main page enables you to get a better perspective of the available statuses, and how they can impact an order.
Click the "Add new" button to reach the creation form.
A status has a label, a color, and enables you to define whether:
- The order can be edited. As long as the order is editable, it cannot be sent to the supplier.
- The order delivery note can be generated.
- Product reception is ongoing, meaning that you have not yet received all the ordered products.
- Product delivery is still pending, meaning that you are still waiting for any product to arrive.
Adding a stock movement label
It is possible to add more labels to stock movements. Click the "Add new" button from the "Stock movement labels" section to access the creation form.
You simply have to set a name for the label, and indicate whether it pertains to stock increase or decrease. Those labels can be used when adding/removing/transferring stock manually (as explained earlier).
Changing default supply order labels
It is possible to choose the default stock movement labels in the following standard cases:
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Una de las características principales del gestor de existencias es la capacidad de hacer pedidos a los proveedores para gestionar de una manera más eficaz el proceso de reposición de stock.
Esta interfaz le permite gestionar todos sus pedidos a los proveedores, así como reutilizar las plantillas de los pedidos realizados.
El proceso de creación de plantillas de pedidos es el mismo que el proceso de creación de pedidos (excepto por el campo "Fecha estimada de envío"). A continuación se explicará el proceso de creación de pedidos.
Crear un nuevo pedido
La creación de un pedido a un proveedor consta de dos pasos: crear el pedido, a continuación, añadir los productos para este pedido.
Comenzaremos por definir la información del pedido:
- Establezca un número de referencia único. Esta es una referencia administrativa; no establezca simplemente un número.
- Seleccione el proveedor. Si el proveedor que desea no se encuentra en la lista desplegable, debe crearlo en la página "Proveedores", bajo el menú "Catálogo".
- Seleccione el almacén donde desea enviar el pedido. Debe tener creado al menos un almacén.
- Seleccione la moneda en la que se formalizará el pedido. Si lo necesita, puede crear o importar una moneda utilizando, respectivamente, la página "Monedas" o "Localización" bajo el menú "Localización".
- Seleccione el idioma en el que el pedido será formalizado. Su lo necesita, puede crear o importar un idioma utilizando, respectivamente, la página "Idiomas" o "Localizacion" bajo el menú "Localización".
- Si lo necesita, establezca el descuento global para el pedido (en porcentaje). Puede simplemente dejarlo en "0" si no tienes un descuento para este pedido.
- Si lo necesita, establezca la cantidad física de un producto por debajo de la cual todos los productos deben ser repuestos, y por tanto éstos serán añadidos de forma automática al pedido. Cada producto pre-añadido será pedido con una cantidad igual a la cantidad introducida, restada de la cantidad ya disponible.
- Establezca la fecha estimada de entrega.
El segundo paso consiste en añadir los productos al pedido. Para realizar este segundo paso, usted puede:
- Hacer clic en el botón "Guardar pedido y permanecer".
- Hacer clic en el botón "Guardar pedido". Será redirigido al listado de pedidos de suministros: haga clic en el botón de acción "Modificar" del pedido que acaba de crear.
La interfaz del formulario de creación de pedidos ha sido actualizada con un segundo formulario presentado bajo los campos previamente rellenados. Debe utilizar ese segundo formulario para añadir productos a su pedido, utilizando el motor de búsqueda integrado. Los productos que añada aparecen en un nuevo listado.
Para cada producto, debe establecer o actualizar el precio unitario de compra (sin IVA), la cantidad a pedir, cualquier posible tasa de impuestos, y cualquier eventual descuento del producto.
Una vez el pedido ha sido creado, éste aparece listado con el estado "Creación en curso". Este estado le permite ver y editar la información que haya introducido previamente, así como añadir productos al pedido. No podrá realizar ninguna modificación al pedido cuando cambie su estado a "Pedido validado".
| Note |
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Es imposible eliminar un pedido de suministro: tan solamente puede cancelarlo. |
Una vez creado el pedido, deberá continuar con el proceso, indicando los cambios de estado en la interfaz de PrestaShop. Esto es lo que el primer botón de acción ("Cambiar estado") realiza: haga clic sobre él para acceder al formulario de cambio de estado. Consulte la sección "Cambiar el estado del pedido a un proveedor" que encontrará un poco más abajo para obtener mayor información sobre los estados disponibles.
El icono "+" disponible en el listado de pedidos de suministros muestra el historial de pedidos, lo que le permite ver quién y cuándo lo hizo.
Crear una plantilla de pedido de suministros
La utilidad de crear una plantilla es que ésta sirva de base para generar nuevos pedidos.
El proceso de creación de plantillas para pedidos de suministros es el mismo que el procedimiento de realizar un pedido real, excepto que:
- No es necesario especificar una fecha de entrega prevista.
- El valor "Cargar automáticamente los productos" será la cantidad a pedir para los productos cargados, y no la diferencia entre las existencias y el valor introducido.
Por otra parte, a diferencia de un pedido ordinario de suministro:
- Una plantilla no tiene un estado.
- Una plantilla puede ser eliminada.
- Una plantilla no tiene un historial de cambios.
Una vez creada una plantilla, tan solamente necesita utilizar la acción "Utilizar esta plantilla para crear un pedido de suministros" desde el listado de plantillas (el icono "dos ventanas") para empezar a crear un pedido.
Cambiar el estado de un pedido de suministros
Cada pedido tiene varias acciones disponibles (en la columna "Acciones" del listado de pedidos). Una de ellas le permite modificar el estado: la que reza como "Cambiar estado". Hay seis posibles estados por defecto, pero puede añadir otros si lo desea (consulte la sección "Configuración" de este capítulo).
Los códigos de color del estado de un pedido le ayudan a conocer en un simple vistazo los movimientos de sus existencias. Estos son los significados de los 6 códigos de colores disponibles por defecto:
- Creación en progreso. Este primer estado aparece tras crear el pedido. En este primer paso todavía puede modificar el pedido creado.
- Pedido validado. Este estado valida el pedido y congela la información que contiene (precio de la compra, cantidades, etc.). En este paso, una nueva acción aparece en la columna "Acciones", que le permite editar la factura que es enviada al proveedor en formato PDF.
- A la espera de la recepción. Tan pronto como el proveedor haya recibido y validado su factura, tiene que cambiar el estado del pedido de suministros a "A la espera de la recepción".
- Pedido recibido en parte. Tan pronto como se realice la entrega, debe cambiar el pedido a este estado. Como su pedido puede realizarse en varias entregas, el historial de pedidos registra cada producto entregado. En cada entrega que se realice, las existencias son incrementadas automáticamente.
- Pedido recibido completamente. Una vez el pedido ha sido recibido completamente, o parcialmente en caso de que realice una cancelación parcial, debe cambiar el pedido a este estado. Las existencias no se ven afectadas en este caso, y es posible llevar a cabo acciones en el pedido.
- Pedido cancelado. Este es el estado que debe dar a los pedidos cancelados, por cualquier razón. Las existencias no se ven afectadas en este caso, y no es posible llevar a cabo acciones en el pedido.
En cada cambio de estado, el selector desplegable de estado evoluciona con el fin de presentar tan sólo los posibles cambios de estado, en función del estado actual. Los estados que no se les está permitido elegir se muestran en color gris.
Detalles de un pedido de suministros
Al hacer clic en el botón de acción "Ver" de la lista de pedidos de suministro, se le permite muestra una visión sintética de su pedido.
También puede descargar la factura generada como un archivo PDF (siempre y cuando el pedido es validado por usted) desde el listado de pedidos o desde la página de cambios de estado.
El botón de acción "Detalles" le permite visualizar el historial de cambios de estado del pedido actual.
Registrar la recepción de productos
Debe cambiar el estado de sus pedidos de suministro en PrestaShop tan pronto como estas acciones de produzcan en el mundo real. Esto se realiza utilizando el icono "Cambiar estado" en la columna "Acciones" del listado de pedidos. El formulario en esta página siempre pre-selecciona el siguiente estado lógico, pero usted es libre de elegir cualquiera de los otros estados disponibles.
Mientras esté preparando el pedido de suministro, mantenga su estado en "Creación en progreso". Una vez que haya terminado de preparar el pedido, cambie este a "Pedido validado", a continuación imprima la factura PDF y envié está a su proveedor. Tan pronto como su proveedor confirme la recepción de la factura, cambie el estado a "A la espera de la recepción".
Durante los estados "A la espera de la recepción" y "Pedido recibido en parte", una nueva acción estará disponible en la columna "Acciones". Utilizando el icono de "camión de transporte", la acción "Actualizar la recepción de productos en curso" le permite registrar la recepción de los productos para un determinado pedido durante ese día.
El formulario que se le presentas tras hacer clic en la acción del "camión de transporte" le permite ver qué y cuántos artículos se esperan, e indicar la cantidad de unidades entregadas de cada producto en ese día. Haga clic en el botón "Actualizar seleccionados" para marcar los productos seleccionados como recibidos con el número de unidades indicado en el campo "¿Cantidad recibida hoy?". La casilla de verificación disponible a la izquierda de cada fila debe ser marcada para que PrestaShop tenga esa línea en cuenta.
| Note |
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Este paso se puede realizar tantas veces como sea necesario, y es posible recibir e incorporar más existencias de las previstas. Si recibe menos existencias de lo esperado, PrestaShop cambia automáticamente el estatus del pedido a "Pedido recibido en parte". |
Para cada producto, un historial de recepción está disponible (acción "+"), así como un indicador de la cantidad recibida, la cantidad esperada, y la cantidad pendiente. Si la "cantidad recibida" es igual a la "cantidad esperada", la fila correspondiente es resaltada y destacada en color verde. Si ha recibido más unidades de las que se esperaba, el color de esta fila será rojo.
Cuando todos los productos del pedido hayan sido recibidos, debe cambiar manualmente el estado del pedido de suministros a "Pedido recibido completamente". Èste finaliza el proceso de recepción de suministros, y hace que una nueva acción aparezca: "Exportar" (con un icono de Microsoft Excel), que puede utilizar para descargar un archivo CSV de toda la información relativa a ese pedido.
Exportar CSV
Utilizando la interfaz de pedidos de suministros, puede filtrar el listado de pedidos o los detalles de estos pedidos para así poder exportarlos, de acuerdo a los filtros seleccionados (referencia, proveedor, etc.).
Además, puede optar por no mostrar los pedidos que han sido completados o cancelados, utilizando la casilla correspondiente.
Configuración
La página configuración le permite personalizar la manera en las que trabaja ciertas partes del gestor avanzado de existencias:
- Los estados disponibles para un pedido a un proveedor.
- Las etiquetas de los movimientos de existencias.
- Los estados por defecto para algunos movimientos de existencias que son utilizados de manera estándar por la solución.
Añadir un nuevo estado de pedido de suministros predeterminado
Puede añadir estados personalizados correspondientes a su línea de negocio. No puede eliminar ningunos de los estados ya predeterminados por la instalación de PrestaShop.
El listado de la página principal le permite obtener una mejor perspectiva de los estados disponibles, y cómo ellos pueden impactar a un pedido.
Haga clic en el botón "Añadir nuevo" para abrir el formulario de creación.
Un estado tiene una etiqueta, un color, y le permite definir si:
- El pedido puede ser editado. Cuando un pedido es editable, este no puede ser enviado al proveedor.
- La nota de entrega del pedido puede ser generada.
- La recepción del producto está en curso, lo que significa que todavía no ha recibido todos los productos solicitados.
- La entrega del producto está pendiente, lo que significa que está a la espera de la llegada de cualquier producto.
Añadir una etiqueta al movimiento de existencias
Es posible añadir más etiquetas al movimiento de existencias. Haga clic en el botón "Añadir nuevo" de la sección Etiquetas de movimientos de existencias" para acceder al formulario de creación.
Simplemente tiene que ponerle un nombre a la etiqueta, e indicar si esta se corresponde a incrementar o disminuir las existencias. Estas etiquetas pueden ser utilizadas cuando añade/elimina/transfiere existencias manualmente (como se explicó anteriormente).
Modificar las etiquetas predeterminadas de los pedidos de suministro
Es posible elegir las etiquetas predeterminadas de los pedidos de suministro en los siguientes casos estándares:
- Incrementar las existencias (manualmente).
- Decrementar las existencias (manualmente).
- Decrementar las existencias tras enviar un pedido a un cliente.
- Incrementar las existencias tras recibir un pedido de su proveedor.