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Gestión avanzada de stock

La version versión 1.5 de PrestaShop cuenta con un nuevo menú de gestión de stock: que además de listar las cantidades disponibles de cada uno de sus productos , le permite registrar los almacenes que tenga y obtener de cada uno de ellos una visión adecuada del stock que manejan, sus movimientos, sus tranferenciastransferencias, sus pedidos de suministros, etc.

No todos los comerciantes tendrán la necesidad de utilizar esta funcionalidad. Por lo tanto, esta es opcional, ya que la herramienta de gestión de stock de PrestashopPrestaShop 1.4 está todavía disponible, y ha sido rediseñada .

Puede activar el menú de gestión avanzada de stock dirigiéndose a la página de preferencias "Productos", donde encontrará en la parte final la sección "Inventario de productos". Seleccione "Sí" para la opción "Habilitar las opciones avanzadas del inventario".

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Para evitar confusiones con el gestor de inventario de la versión 1.4, y ver las posibilidades que ofrece la nueva funcionalidad de gestión avanzada de stock de la versión 1.5 de PrestashopPrestaShop, debe imaginar dos conceptos distintos: las existencias físicas y las cantidades de productos disponibles para la venta.

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En consecuencia, a lo que antes llamabamos llamábamos "stock" en PrestaShop 1.4.x, es ahora llamado "cantidad de productos disponibles para la venta" en PrestaShop 1.5.x.

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Esto corresponde a la gestión de productos existentes almacenados en uno o varios almacenes . Este es el nuevo concepto otorgado a "stock" en PrestaShop 1.5.x.

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También hace que sea posible tener en cuenta la noción de existencias reales . Al mismo tiempo, un producto puede tener existencias en stock, pero no estar disponible para la venta debido a que todavía hay clientes que lo pidieron y a los que todavía no se les ha enviado. Ese mismo producto puede tener una orden de suministro en curso, y por lo tanto aún no contabilizado en las existencias físicas.

El stock real es por tanto constituido por las unidades físicas en existencia que un almacén tiene disponible, a las que añadiremos las cantidades que se pidieron a los proveedores, y de la que restamos las cantidades pedidas por los clientes y que todavía no han sido enviadas.

Utilizando el nuevo gestor de

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existencias 

¿Estoy obligado a utilizar el nuevo gestor de stock?

No tiene ninguna obligación para utilizar el nuevo gestor de stock , así como tampoco tiene ninguna obligación para utilizar la funcionalidad "cantidad de productos disponibles para la venta".

Tanto para activar la funcionalidad "cantidad de productos disponibles para la venta" como la de existencias de productos, deberá dirigirse a la página de preferencias "Productos", donde encontrará en la parte final la sección "Inventario de productos". Seleccione "Sí" para la opción "Habilitar las opciones avanzadas del inventario". Primeramente debe habilitar el gestor básico de stock para poder habilitar el gestor avanzado de stock.

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Si no desea utilizar el nuevo gestor avanzado de stock de PrestaShop 1.5, y está satisfecho con la forma en que PrestaShop 1.4 gestiona la cantidad de productos que tiene en stock, tan sólo tiene que activar the old-style stock management managerel gestor de stock anterior, y no la funcionalidad del gestor avanzado de stock: diriíjase diríjase a la página de preferencias "Productos", y encuentre la sección "Inventario de productos", y elija "Sí" para la opción "Activar el manejo automático del inventario", dejando la opción "Habilitar las opciones avanzadas del inventario" en "No".

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• No gestiona el número de unidades de los productos que tiene en existencia en su tienda.
• Ya utiliza un sistema / herramienta / programa para gestionar las existencias de su tienda, y no desea cambiar nada porque está satisfecho de como lo cómo lo hace.

Presentación de la interfaz back-office para gestionar el stock

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Por defecto, la tercera opción ("Quiero especificar cantidades disponibles manualmente") se encuentra activa. Siempre y cuando no marque la primera opción ("Quiero usar el sistema de gestión avanzada de existencias para este producto"), las cantidades son gestionadas de la misma forma que eran gestionadas en la version versión 1.4 de PrestaShop, lo que significa que tendrá que añadir manualmente las cantidades, y Prestashop PrestaShop eliminará las cantidades que venda.

Si prefiere sincronizar las cantidades disponibles conas con las existencias de su almacén, tiene que cambiar el método de gestión de cantidades:

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Si el gestor avanzado de stock está habilitado, una pestaña "Almacenes" aparece en la ficha del producto, donde puede especificar en qué almacén(es) se encuentra el producto y cada una de sus combinaciones. También puede especificar la ubicación  del producto y sus combinaciones.

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Primeramente, deberá crear al menos un almacén (véase más adelante) antes de asociar un producto a este y establecer la ubicación del producto en él. Este paso es esencial: es importante para establecer al menos un almacén en el que un producto pueda ser almacenado. Esto tendrá un enorme impacto considerable en la preparación de pedidos en el contexto multi-envío.

...

En versiones 1.4.x, el gestor de stock estaba ligado estrictamente a la cantidad de producto disponible para la venta, el cual una vez establecido variaba en función del movimiento de stock sin tener en el concepto de almacén.

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El gestor avanzado de stock hace que sea posible la creación de uno o más almacenes. Para crear uno, diríjase a la página "Almacenes" bajo el menú "Existencias".

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Para crear un nuevo almacén, debe rellenar los siguientes campos:

• Referencia y Nombre. El identificador de referencia único para el almacén y su nombre. Asegúrese de utilizar un nombre reconocible e identificativo: ya que deberá diferenciar fácilmente a los almacenes disponibles en una lista desplegable.
• Direcciones, Codigo Postal, Ciudad y País. La dirección física del almacén. Estas Esta información será utilizada para realizar pedidos a sus proveedores.
• Administrador. La persona que está a cargo del almacén, elija una de entre los empleados registrados en su tienda. Si la cuenta de ese empleado no ha sido creada todavía, debe crear esta primeramente.
• Transportistas. Los transportistas que están autorizados para enviar pedidos a este almacén. Mantenga presionada la tecla "Shift" para seleccionar más de un transportista.
• Tipo de administración. Un método de valoración contable, en base a la normativa de su país. Consulte la sección "Método de valoración" de este capítulo para obtener más información.
• Divisa para la valoración del inventario. Una divisa para valorar el stock de este almacén (a elegir entre las divisas registradas).

Be careful of the carriers you choose to authorize, as this will a huge impact on the order preparation in the multishipping scenario.

In the situation where you manage more than one shop, you will also have to associate each shop to one or more warehouses. This enables you to set from which warehouse the client orders for a given shop can be sent.

Once the warehouse has been created, you are taken back to the list of warehouses. Click the "View" icon on the right of its row to access a bird's eye view of its information, including the references of all the products stored in it, the sum of all the available quantities, a global accounting valuation, details of the stored products, and the history of the stock movements for that warehouse.

Each warehouse page also contains two links at the bottom:

• Click here if you want details on products in this warehouse. Takes you to the warehouse's "Instant Stock Status" page.
• Click here if you want details on what happened in this warehouse. Takes you to the warehouse's "Stock Movement" page.

Stock management

Now that you have created one or more warehouses, you have to set stock for each of them. To that end, go to the "Stock Management" page under the "Stock" menu.

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All available products from your catalog are listed in this interface. If you have any combination of product, you can manage them from the "Details" action (the "+" icon).

In your daily activities, you can use this interface in order to manually:

• "Up arrow" icon. Add stock for a specific product in a given warehouse.
• "Down arrow" icon. Remove stock for a specific product in a given warehouse.
• "Sideways arrows" icon. Transfer stock from one warehouse to another.

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The two last icons only appear if there already is some stock of the chosen product in any warehouse.

Adding stock to a warehouse

To add more stock to a product, use the "Add stock" action (up arrow) for said product or product combination. A new page opens, containing a form where the most important information is displayed in order to help you identify a product with certainty (reference, EAN13 and UPC code, and name). This information cannot be changed from this form, therefore it is grayed out.

You must then set:

• Quantity to add. This must be a positive number. You cannot remove stock by using a negative number.
• Usable for sale?. Whether that quantity of stock is usable for sale, or simply stored until you make a decision about it. In the second case, it is considered "reserved".
• Warehouse. The warehouse where the stock is to be added. The form lets you add product stock to only one warehouse at a time. If you need to add stock for this product in more than one warehouse, you must make the entire adding process again for each warehouse.
• Unit price (tax excl.). The unit price for the product at the time of the addition. This is for valuation purpose.
• Currency. The currency of the unit price. If the currency is not available, you can create one from the "Currencies" page, under the "Localization" menu, or import from the "Localization" page under the "Localization" menu, by importing the localization pack of the country whose currency you want to use.
• Label. A label for the stock movement that you are generating, for future reference. This is purely informational.

Removing stock from a warehouse

When you want to remove a certain quantity of product stock, you must use the "Remove stock" action (down arrow, available only when there already are products in stock). A new page opens, containing a form where the most important information is displayed in order to help you identify a product with certainty (reference, EAN13 and UPC code, and name). This information cannot be changed from this form, therefore it is grayed out.

You must then set:

• Quantity to remove. This must be a positive number. You cannot add stock by using a negative number.
• Usable for sale. Whether this quantity should be removed from the usable quantity or from the whole physical quantity (including the reserved one).
• Warehouse. From which warehouse that quantity should be removed. The form lets you remove product stock from only one warehouse at a time. If you need to remove stock for this product in more than one warehouse, you must make the entire removing process again for each warehouse.
• Label. A label for the stock movement that you are generating, for future reference. This is purely informational.

Transferring stock from one warehouse to another

The stock transfer enables you to transfer stock from one warehouse to another, or from one status to another (usable in store / reserved) within a single warehouse. Click on the "Transfer stock" action (sideways arrows, available only when there already are products in stock). A new page opens, containing a form where the most important information is displayed in order to help you identify a product with certainty (reference, EAN13 and UPC code, and name). This information cannot be changed from this form, therefore it is grayed out.

You must then set:

• Quantity to transfer. This must be a positive number.
• Source Warehouse. The warehouse from which you want to transfer some products, or where you want to change the status of some of the stock.
• Usable for sale in source warehouse?. Whether the quantity to remove from the "source" warehouse should be from the "usable for sale" stock or the "reserved" stock.
• Destination Warehouse. The warehouse to which you want to transfer some products. If you simply want to change the status of some of the stock from your source warehouse, make sure to select the same warehouse in this form.
• Usable for sale in destination warehouse?. Whether the quantity to add to the "destination" warehouse is usable for sale or reserved. This is also the option to use when you simply want to change the status of some of the stock in the source warehouse:
  • If you do not want to change status while moving warehouses: make sure both "Use for sale?" option are set alike.
  • If you do want to change status, whether within the same warehouse or while moving warehouses: make sure both "Use for sale?" option are set differently.

For these operations, all that is related to valuations is run automatically according to the management method chosen for each warehouse. Currency conversions work the same.

Stock movement

This interface enables you to view the stock movement history. You can display all of the stock movements, or only those tied to one warehouse. Filters can be applied to refine your search.

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When the "Filter movements by warehouse" drop-down list is set to a warehouse, you can make a CSV export of the obtained list.

Stock instant status

This interface enables you to have an instant overview of your stock, either globally or per warehouse. The numbers are current.

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For each product or product combination in stock, the following indicators are available:

• Physically available stock.
• Stock that is usable for sale.
• Actual quantity (as explained previously).
• Unit price (tax excluded).
• Product valuation depending on the physical quantity of stock.

As appropriate, and depending on the chosen valuation method, the breakdown of the unit prices and of the associated valuations is available by clicking on the "Details" action (the "+" icon).

Moreover, for a given warehouse, you have two ways to export the current list in CSV format:

• Export the indicators tied to the quantities.
• Export the indicators tied to the valuation.

Stock coverage

This interface enables you to overview the coverage of your stock. The coverage indicates how many days your current stock can last. This information is very useful, as it helps you predict the necessary restocking. Coverage is calculated according to previously registered stock movements.

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You can get the stock coverage for all the warehouses, or for a single warehouse.
You can also set the time period (one week, two weeks, three weeks, one month, six months, a year) of registered stock movement which is to be taken into account when calculating the coverage.
Finally, you can highlight the stock coverage which is below a given number of days. This will highlight the relevant products, helping you identify them quicker.

In order to view the stock coverage of product combinations, you have to click the "Details" action of the product (the "+" icon).

Supply orders

One of the major features of the stock manager is the ability to place orders to suppliers so as to better manage your restocking.
This interface enables you to manage all your supplier orders, as well as reusable order templates.

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The order template creation process is the same as the order creation process (except for the "Expected delivery date" field). We will therefore only explain the order creation process.

Creating a new order

The creation of an order for a supplier can be broken down in two steps: creating the order, then adding products to it.

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So, the first step is to define the order's headers:

• Set the unique reference number. This is an administrative number; do not put any seemingly unique number.
• Select the supplier. If the supplier you want is not in the drop-down list, you must create it in the "Suppliers" page, under the "Catalog" menu.
• Select the warehouse which will take delivery of the order. You must have created at least one warehouse.
• Select the currency in which the order will be formalized. If needed, you can create or import a currency using, respectively, the "Currencies" or "Localization" page under the "Localization" menu.
• Select the language in which the order will be formalized. If needed, you can create or import a language using, respectively, the "Languages" or "Localization" page under the "Localization" menu.
• If needed, set the global discount on the order (in percentage). You can just leave it at "0" if you do not have a discount on this order.
• If needed, set the physical quantity of a product below which all the products have to be restocked, and are therefore to be added to the order automatically. Each pre-added product will be ordered with a quantity equal to the entered quantity, minus the already available quantity.
• Set the planned delivery date.

The second step consists of adding actual products to the order. To make that second step, you can either:

• Click on the "Save order and stay" button.
• Click on the "Save" button. You are taken back to the list of supply orders: click on the "Edit" action for the order you just created.

The interface of the order creation form has been updated with a second form below the previously-filled fields. You must use that second form to add products to your order, using the integrated search engine. The products that you add appear in a new list.

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For each product, you must set or update the unit purchase price (tax excluded), the quantity to order, any applicable tax rate, and any product-specific discount.

Once the order is created, it appears in the list with the "Creation in progress" status. This status enables you to view and edit the information that were previously entered as well as add products to the order. You will not be able to change the order once you change its status to "Order validated".

You need to follow through for the whole order process, always indicating its status change in PrestaShop's interface. This is what the first action button of the list ("Change state") is for: click on it to reach the status changing form. See the "Changing the status of a supplier order" section below for more information on the available statuses, and see the "Registering the reception of products" to understand how to follow through on a supply order.

The "+" icon in the supply order list displays the order's history, which enables you to see who did what and when.

Order template creation

The whole point of creating a template is to serve as a basis for new orders.

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The supply order template creation process is the same as the one for a real order, except that:

• You do not have to set a planned delivery date.
• The "Automatically load products" value will be the quantity to order for the loaded products, not the stock/typed value difference.

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Moreover, contrary to an ordinary supply order:

• A template does not have a status.
• A template can be deleted.
• A template has no edit history.

Once you have created your template, you only need to use the "Use this template to create a supply order" action from the template list (the "two windows" icon) to start creating an order.

Changing the status of a supply order

Each order has many available actions (in the "Actions" column of the order list). One of them enables you to edit the status: the "Change state" one. There are six possible default statuses, but you can add your own (see the "Configuration" section of this chapter).

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An order's status helps you understand your stock movements at a glance thanks to their color code. Here is the significance of the six default statuses:

1. Creation in progress. This is when you are in the first step of the creation step, where you can edit everything.
2. Order validated. This status validates the order and freezes the information it contains (purchase prices, quantities, etc.). At this step, a new action appears in the "Actions" column, which enables you to edit the invoice that is sent to the supplier in PDF format.
3. Pending receipt. As soon as the supplier has received and validated your invoice, you have to change the supply order's status to "Pending receipt".
4. Order received in part. As soon as a delivery is made, you must switch the order to this status. There can be multiple deliveries, and a delivery history is logged for each product. The restocking is made with each delivery.
5. Order received completely. Once an order is completely delivered, or partially because of a partial cancellation, it should be switched to this status. Stocks are unaffected in this case, and it is possible to perform actions on the order.
6. Order canceled. This status is to be given to canceled orders, whatever the reason. Stocks are unaffected in this case, and it is not possible to perform actions on the order.

With each status change, the status drop-down selector evolves in order to present only the possible status changes, in regard to the current status. The unavailable statuses are grayed out.

Details of a supplier order

Clicking the "View" icon from the list of supply orders enables you to get a synthetic view of your order.
You can also download the invoice generated as a PDF file (provided the order is validated by you) from the list of orders or from the status change page.

The "Details" action (the "+" icon) enables you to display the status change history for the current order.

Registering the reception of products

You must change the status of your supply order within PrestaShop as soon as actions are taken in the real world. This is done using the "Change state" icon in the "Actions" column from the list of orders. The form in this page always pre-selects the next logical status, but you are free to choose any of the other statuses available.

While you are preparing the supply order, keep its status to "Creation in progress". Once you are done preparing the order, switch it to "Order validated", then print the invoice PDF and send it to your supplier. As soon as your supplier confirms the reception of the invoice, change the status to "Pending receipt".

During the "Pending receipt" and "Order received in part" statuses, a new action is available in the "Actions" column. Using the "truck" icon, the "Update ongoing receipt of products" action enables you to register the reception of products for a given order during the current day.
The form that opens after clicking that "truck" action enables you to see how many items were expected, and to indicate the quantity of product delivered for each product that day. Click the "Update selected" button to mark the selected products as received with the number of items you indicated in the "Quantity received today?" field. The checkbox on the left of each row must be checked for PrestaShop to take that line into account.

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For each product, a reception history is available ("+" action), as well as an indication of the received quantity, the expected quantity, and the remaining quantity. If the "received quantity" is equal to the "expected quantity", the corresponding row is highlighted in green. If you received more than expected, it is in red.

When all the products from the order have been received, you must manually change the supply order's status to "Order received completely". This ends the supply order process, and a new action appears: "Export" (with a Microsoft Excel icon), which you can use to download a CSV file of all the information pertaining to that order.

CSV export

Using the supply orders interface, you can filter the list of orders or the details of these orders so that you may export it, according to the current filters (reference, supplier, etc.).
Moreover, you can choose not to display the orders that are completed or canceled, using the appropriate checkbox.

Configuration

The configuration page enables you to customize the way certain parts of the advanced stock manager work:

• The available statuses for a supplier order.
• The labels for the stock movements.
• The default statuses for some stock movements which are used throughout the solution.

Adding a new default order status

You can add custom statuses corresponding to your business line. You cannot delete a default status.

The list on the main page enables you to get a better perspective of the available statuses, and how they can impact an order.

Click the "Add new" button to reach the creation form.

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A status has a label, a color, and enables you to define whether:

• The order can be edited. As long as the order is editable, it cannot be sent to the supplier.
• The order delivery note can be generated.
• Product reception is ongoing, meaning that you have not yet received all the ordered products.
• Product delivery is still pending, meaning that you are still waiting for any product to arrive.

Adding a stock movement label

It is possible to add more labels to stock movements. Click the "Add new" button from the "Stock movement labels" section to access the creation form.

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You simply have to set a name for the label, and indicate whether it pertains to stock increase or decrease. Those labels can be used when adding/removing/transferring stock manually (as explained earlier).

Changing default supply order labels

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It is possible to choose the default stock movement labels in the following standard cases:

• Increasing stock (manually).
• Decreasing stock (manually).
• Decreasing stock following the shipment of a client order.
• Increasing stock following the delivery of products from a supplier's order.

Management rules

In this section, we will explain the management rules that are automatically applied to stock management.

Each stock entry and exit must be valued. That is why each unit product stock must be associated with a tax-excluded unit price (either purchase price or production cost), whether through supplier order, or manual entry. Each product exit must also be valued.

There are three main valuation methods that you can choose, depending on your business activity or on the tax laws of each warehouse's country or origin:

• FIFO (first in, first out).
• LIFO (last in, first out).
• AVCO (Average Cost, or Weighted Average Cost per Unit).

With the FIFO and LIFO methods, each unit product from the stock has a purchase price that has been fixed when it entered the stock. This way, for a given reference available in 100 units, 40 units can have a purchase price of X, and 60 can have a purchase price of Y. When an order is made, and depending on the chosen method, you know which product to use and with which purchase price, which enables you to precisely manage a potential order return and put the products back into stock with their original purchase price.

The table below gives you an example of the FIFO method of stock valuation. In this example, you have a two-input table (price and quantity per type of stock movement). You add more columns as we receive new products with new prices.

...

Price

...

4

...

6

...

7

...

Initial stock

...

1000

...

...

...

Entry

...

...

500

...

...

Exit

...

(700)

...

...

...

Sea cuidadoso con los transportistas que elija a autorizar enviar pedidos, ya que esto tendrá un enorme impacto en la preparación de pedidos en el contexto multi-envío.

En el caso que gestione más de una tienda, también tendrá que asociar cada tienda a uno o varios almacenes. Esto le permite definir desde qué almacén serán enviados los pedidos de los clientes de una tienda determinada .

Una vez el almacén ha sido creado, será redirigido automáticamente al listado de almacenes. Haga clic en el icono "Ver" situado a la derecha de cada fila para obtener una visión general de su información, incluyendo las referencias de todos los productos almacenados en él, la suma de todas las cantidades disponibles, una valoración global de las existencias, detalles de los productos almacenados, y el historial de movimientos de ese almacén.

Cada página del almacén también contiene dos enlaces en la parte inferior:

• Haga clic aquí si desea más información sobre los productos de este almacén. Le dirige a la página "Estado actual de existencias" del almacén seleccionado.
• Haga clic aquí si desea más detalles sobre lo que sucedió en este almacén. Le dirige a la página "Movimientos de stock" del almacén seleccionado.

Gestión de existencias

Ahora que ha creado uno o más almacenes, tiene que fijar el stock de cada uno de ellos. Para hacerlo, diríjase a la página "Gestión de existencias" bajo el menú "Existencias".

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Todos los productos disponibles en su catálogo figuran en esta interfaz. Si tiene cualquier combinación de producto, puede gestionarla a través del botón de acción "Detalles" (el icono "+").

Puede realizar ciertas acciones manualmente a través de esta interfaz:

• Icono "flecha hacia arriba". Añadir existencias a un producto específico en una tienda determinada.
• Icono "flecha hacia abajo". Eliminar existencias a un producto específico en una tienda determinada.
• Icono "flechas hacia la derecha e izquierda". Transferir existencias desde un almacén a otro.

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Los dos últimos iconos sólo aparecen si ya existen unidades en existencia del producto seleccionado en cualquiera de los almacenes.

Añadir existencias a un almacén

Para añadir más existencias a un producto, utilice el botón de acción "Añadir existencias" (flecha hacia arriba) en el producto o variación del producto deseado. Una nueva página se abre, conteniendo un formulario donde se muestra la información más importante con el fin de ayudarle a identificar un producto con certeza (referencia, EAN13, su código UPC, y su nombre). Esta información no puede ser modificada desde este formulario, de ahí que los campos se encuentren en un color gris.

A continuación, debe especificar:

• Cantidad a añadir. Este número debe ser positivo. No puede quitar existencias utilizando un número negativo.
• ¿Usable para venta? Si dicha cantidad está destinada para la venta, o simplemente será almacenada hasta que tome una decisión sobre ella. En el segundo caso, esta es considerada como "reservada".
• Almacén. El almacén donde este stock será añadido. El formulario tan solamente le permite añadir stock para un producto en una sola tienda al mismo tiempo. Si necesita añadir stock de este producto en más de un almacén, debe repetir este proceso para cada almacén.
• Precio unitario (sin IVA). El precio unitario para el producto en el momento de la adición. Este precio se utiliza para la valoración de las existencias.
• Moneda. La divisa utilizada para el precio unitario. Si la moneda no está disponible, puede crear una desde la página "Monedas", bajo el menú "Localización", o importarla desde la página "Localización" bajo el menú "Localización", importando el paquete de localización del país donde se utilice esta divisa que desea utilizar.
• Etiqueta. Una etiqueta para el movimiento del stock que está generando, para futuras consultas. Esta es puramente informativa.

Eliminar existencias de un almacén

Cuando quiera eliminar una cierta cantidad de stock de un producto, debe utilizar la acción "Eliminar existencias" (flecha hacia abajo, disponible tan solamente cuando tiene unidades en existencia para dicho producto). Una nueva página se abre, conteniendo un formulario donde se muestra la información más importante con el fin de ayudarle a identificar un producto con certeza (referencia, EAN13, su código UPC, y su nombre). Esta información no puede ser modificada desde este formulario, de ahí que los campos se encuentren en un color gris.

A continuación, debe especificar:

• Cantidad a eliminar. Este número debe ser positivo. No puede quitar existencias utilizando un número negativo.
• Utilizable para la venta. Si esta cantidad debe ser eliminada de la cantidad utilizable o de toda la cantidad física (incluyendo la reservada).
• Almacén. De qué almacén esta cantidad debe ser eliminada. El formulario tan solamente le permite eliminar stock para un producto en una sola tienda al mismo tiempo. Si necesita eliminar stock de este producto en más de un almacén, debe repetir este proceso para cada almacén.
• Etiqueta. Una etiqueta para el movimiento del stock que está generando, para futuras consultas. Esta es puramente informativa.

Transferir existencias de un almacén a otro

La transferencia de existencias le permite transferir stock de un almacén a otro, o de un estado a otro (utilizable en tienda / reservado) dentro de un único almacén. Haga clic en el botón de acción "Transferir existencias" (flechas hacia la derecha e izquierda, disponible tan solamente cuando tiene unidades en existencia para dicho producto). Una nueva página se abre, conteniendo un formulario donde se muestra la información más importante con el fin de ayudarle a identificar un producto con certeza (referencia, EAN13, su código UPC, y su nombre). Esta información no puede ser modificada desde este formulario, de ahí que los campos se encuentren en un color gris.

A continuación, debe especificar:

• Cantidad a transferir. Este debe ser un número positivo.
• Almacén de origen. El almacén desde el cual quiere transferir algunos productos, o donde quiere cambiar el estado de algunas de las existencias.
• ¿Es utilizable para la venta en el almacén de origen? Si la cantidad a eliminar en el almacén "origen" debe ser de las existencias "utilizables para la venta" o de las existencias "reservadas".
• Almacén de destino. El almacén al que quiere transferir algunos productos. Si tan sólo quiere cambiar el estado de algunas de las existencias de su almacén de origen, asegúrese de seleccionar el mismo almacén en este formulario.
• ¿Es utilizable para la venta en el almacén de destino? Si la cantidad a añadir en el almacén "destino" deben ser "utilizables para la venta" o "reservadas". Esta es también la opción a utilizar cuando simplemente quiere cambiar el estado de algunas de las existencias en el almacén de origen:
  
  • Si no desea cambiar el estado cuando hace transferencias entre dos almacenes: asegúrese de seleccionar la misma opción "Utilizable para la venta?" en ambos campos.
  • Si desea cambiar el estado, ya sea dentro del mismo almacén o incluso al realizar transferencias entre dos almacenes: asegúrese de seleccionar opciones diferentes en los campos "Utilizable para la venta?".

Todas las operaciones relacionadas con las valoraciones son gestionadas de manera automática mediante el método de gestión de cada almacén. Las conversiones de moneda funcionan de la misma manera.

Movimiento de existencias

Esta interfaz le permite visualizar el historial de movimientos de existencias. Puede visualizar todos los movimientos de las existencias, o solamente aquellos movimientos relacionados a un almacén. Puede aplicar filtros para refinar su búsqueda.

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Cuando la lista desplegable "Filtrar movimientos por almacén" se establece en un almacén, puede realizar una exportación CSV del listado obtenido.

Estado instantáneo de las existencias

Esta interfaz le permite obtener una visión instantánea de sus existencias actuales, ya sea de manera global o por almacén. Los números están actualizados.

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Para cada producto o combinación de productos en stock, los indicadores siguientes están disponibles:

• Cantidad física disponible.
• Cantidad que es utilizable para la venta.
• Cantidad actual (ya explicado anteriormente).
• Precio unitario (sin IVA).
• Valoración del producto en función de la cantidad física disponible.

En su caso, y en función del método de valoración elegido, el desglose de los precios unitarios y de las valoraciones asociadas está disponible haciendo clic en la acción "Detalles" (el icono "+").

Por otra parte, para un almacén determinado, tiene dos maneras de exportar la lista actual en formato CSV:

• Exportar los indicadores vinculados a las cantidades.
• Exportar los indicadores vinculados a la valoración.

Cobertura de las existencias

Esta interfaz le permite supervisar la cobertura de sus existencias. La cobertura indica el número de días que su existencia actual puede durar. Esta información es muy útil, ya que le ayuda a predecir de antemano los suministros que debe pedir a sus proveedores antes de que se acaben las existencias de un producto. La cobertura es calculada en función a los movimientos de existencias registrados previamente en su tienda.

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Puede obtener la cobertura de existencias de todos los almacenes, o solamente las de un almacén determinado.
También puede establecer el período de tiempo (una semana, dos semanas, tres semanas, un mes, seis meses, un año) del movimiento de existencias registrado que ha de ser tenido en cuenta en el cálculo de la cobertura.
Por último, puede resaltar cuando la cobertura de existencias es menor a un determinado número de días. Esto hará destacar los productos más relevantes, ayudándole a identificarlos más rápidamente.

Para visualizar la cobertura de existencias de las combinaciones de productos, pude hacer clic en el botón de acción "Detalles" del producto (el icono "+").

Pedidos de suministros a proveedores

Una de las características principales del gestor de existencias es la capacidad de hacer pedidos a los proveedores para gestionar de una manera más eficaz el proceso de reposición de stock.
Esta interfaz le permite gestionar todos sus pedidos a los proveedores, así como reutilizar las plantillas de los pedidos realizados.

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El proceso de creación de plantillas de pedidos  es el mismo que el proceso de creación de pedidos (excepto por el campo "Fecha estimada de envío"). A continuación se explicará el proceso de creación de pedidos.

Crear un nuevo pedido

La creación de un pedido a un proveedor consta de dos pasos: crear el pedido, a continuación, añadir los productos para este pedido.

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Comenzaremos por definir la información del pedido:

• Establezca un número de referencia único. Esta es una referencia administrativa; no establezca simplemente un número.
• Seleccione el proveedor. Si el proveedor que desea no se encuentra en la lista desplegable, debe crearlo en la página "Proveedores", bajo el menú "Catálogo".
• Seleccione el almacén donde desea enviar el pedido. Debe tener creado al menos un almacén.
• Seleccione la moneda en la que se formalizará el pedido. Si lo necesita, puede crear o importar una moneda utilizando, respectivamente, la página "Monedas" o "Localización" bajo el menú "Localización".
• Seleccione el idioma en el que el pedido será formalizado. Su lo necesita, puede crear o importar un idioma utilizando, respectivamente, la página "Idiomas" o "Localizacion" bajo el menú "Localización".
• Si lo necesita, establezca el descuento global para el pedido (en porcentaje). Puede simplemente dejarlo en "0" si no tienes un descuento para este pedido.
• Si lo necesita, establezca la cantidad física de un producto por debajo de la cual todos los productos deben ser repuestos, y por tanto estos serán añadidos de forma automática al pedido. Cada producto pre-añadido será pedido con una cantidad igual a la cantidad introducida, restada de la cantidad ya disponible.
• Establezca la fecha estimada de entrega.

El segundo paso consiste en añadir los productos al pedido. Para realizar este segundo paso, usted puede:

• Hacer clic en el botón "Guardar pedido y permanecer".
• Hacer clic en el botón "Guardar pedido". Será redirigido al listado de pedidos de suministros: haga clic en el botón de acción "Modificar" del pedido que acaba de crear.

La interfaz del formulario de creación de pedidos ha sido actualizada con un segundo formulario presentado bajo los campos previamente rellenados. Debe utilizar ese segundo formulario para añadir productos a su pedido, utilizando el motor de búsqueda integrado. Los productos que añada aparecen en un nuevo listado.

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Para cada producto, debe establecer o actualizar el precio unitario de compra (sin IVA), la cantidad a pedir, cualquier posible tasa de impuestos, y cualquier eventual descuento del producto.

Una vez el pedido ha sido creado, este aparece listado con el estado "Creación en curso". Este estado le permite ver y editar la información que haya introducido previamente, así como añadir productos al pedido. No podrá realizar ninguna modificación al pedido cuando cambie su estado a "Pedido validado".

Una vez creado el pedido, deberá continuar con el proceso, indicando los cambios de estado en la interfaz de PrestaShop. Esto es lo que el primer botón de acción ("Cambiar estado") realiza: haga clic sobre él para acceder al formulario de cambio de estado. Consulte la sección "Cambiar el estado del pedido a un proveedor" que encontrará un poco más abajo para obtener mayor información sobre los estados disponibles.

El icono "+" disponible en el listado de pedidos de suministros muestra el historial de pedidos, lo que le permite ver quién y cuándo lo hizo.

Crear una plantilla de pedido de suministros

La utilidad de crear una plantilla es que esta sirva de base para generar nuevos pedidos.

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El proceso de creación de plantillas para pedidos de suministros es el mismo que el de un pedido real, excepto que:

• No es necesario especificar una fecha de entrega prevista.
• El valor "Cargar automáticamente los productos" será la cantidad a pedir para los productos cargados, y no la diferencia entre las existencias y el valor introducido.

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Por otra parte, a diferencia de un pedido ordinario de suministro:

• Una plantilla no tiene un estado.
• Una plantilla puede ser eliminada.
• Una plantilla no tiene un historial de cambios.

Una vez creada una plantilla, tan solamente necesita utilizar la acción "Utilizar esta plantilla para crear un pedido de suministros" desde el listado de plantillas (el icono "dos ventanas") para empezar a crear un pedido.

Cambiar el estado de un pedido de suministros

Cada pedido tiene varias acciones disponibles (en la columna "Acciones" del listado de pedidos). Una de ellas le permite modificar el estado: la que reza como "Cambiar estado". Hay seis posibles estados por defecto, pero puede añadir otros si lo desea (consulte la sección "Configuración" de este capítulo).

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Los códigos de color del estado de un pedido le ayudan a conocer en un simple vistazo los movimientos de sus existencias. Estos son los significados de los 6 códigos de colores disponibles por defecto:

1. Creación en progreso. Este primer estado aparece tras crear el pedido. En este primer paso todavía puede modificar el pedido creado.
2. Pedido validado. Este estado valida el pedido y congela la información que contiene (precio de la compra, cantidades, etc.). En este paso, una nueva acción aparece en la columna "Acciones", que le permite editar la factura que es enviada al proveedor en formato PDF.
3. A la espera de la recepción. Tan pronto como el proveedor haya recibido y validado su factura, tiene que cambiar el estado del pedido de suministros a "A la espera de la recepción".
4. Pedido recibido en parte. Tan pronto como se realice la entrega, debe cambiar el pedido a este estado. Como su pedido puede realizarse en varias entregas, el historial de pedidos registra cada producto entregado. En cada entrega que se realice, las existencias son incrementadas automáticamente.
5. Pedido recibido completamente. Una vez el pedido ha sido recibido completamente, o parcialmente en caso de que realice una cancelación parcial, debe cambiar el pedido a este estado. Las existencias no se ven afectadas en este caso, y es posible llevar a cabo acciones en el pedido.
6. Pedido cancelado. Este es el estado  que debe dar a los pedidos cancelados, por cualquier razón. Las existencias no se ven afectadas en este caso, y no es posible llevar a cabo acciones en el pedido.

En cada cambio de estado, el selector desplegable de estado evoluciona con el fin de presentar tan sólo los posibles cambios de estado, en función del estado actual. Los estados que no se les está permitido elegir se muestran en color gris.

Detalles de un pedido de suministros

Al hacer clic en el botón de acción "Ver" de la lista de pedidos de suministro, se le permite muestra una visión sintética de su pedido.
También puede descargar la factura generada como un archivo PDF (siempre y cuando el pedido es validado por usted) desde el listado de pedidos o desde la página de cambios de estado.

El botón de acción "Detalles" (el icono "+") le permite visualizar el historial de cambios de estado del pedido actual.

Registrar la recepción de productos

Debe cambiar el estado de sus pedidos de suministro en PrestaShop tan pronto como estas acciones de produzcan en el mundo real. Esto se realiza utilizando el icono "Cambiar estado" en la columna "Acciones" del listado de pedidos. El formulario en esta página siempre pre-selecciona el siguiente estado lógico, pero usted es libre de elegir cualquiera de los otros estados disponibles.

Mientras esté preparando el pedido de suministro, mantenga su estado en "Creación en progreso". Una vez que haya terminado de preparar el pedido, cambie este a "Pedido validado", a continuación imprima la factura PDF y envié está a su proveedor. Tan pronto como su proveedor confirme la recepción de la factura, cambie el estado a "A la espera de la recepción".

Durante los estados "A la espera de la recepción" y "Pedido recibido en parte", una nueva acción estará disponible en la columna "Acciones". Utilizando el icono de "camión de transporte", la acción "Actualizar la recepción de productos en curso" le permite registrar la recepción de los productos para un determinado pedido durante ese día.
El formulario que se le presentas tras hacer clic en la acción del "camión de transporte" le permite ver qué y cuántos artículos se esperan, e indicar la cantidad de unidades entregadas de cada producto en ese día. Haga clic en el botón "Actualizar seleccionados" para marcar los productos seleccionados como recibidos con el número de unidades indicado en el campo "¿Cantidad recibida hoy?". La casilla de verificación disponible a la izquierda de cada fila debe ser marcada para que PrestaShop tenga esa línea en cuenta.

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Para cada producto, un historial de recepción está disponible (acción "+"), así como un indicador de la cantidad recibida, la cantidad esperada, y la cantidad pendiente. Si la "cantidad recibida" es igual a la  "cantidad esperada", la fila correspondiente es resaltada y destacada en color verde. Si ha recibido más unidades de las que se esperaba, el color de esta fila será rojo.

Cuando todos los productos del pedido hayan sido recibidos, debe cambiar manualmente el estado del pedido de suministros a "Pedido recibido completamente". Este finaliza el proceso de recepción de suministros, y hace que una nueva acción aparezca: "Exportar" (con un icono de Microsoft Excel), que puede utilizar para descargar un archivo CSV de toda la información relativa a ese pedido.

Exportar CSV

Utilizando la interfaz de pedidos de suministros, puede filtrar el listado de pedidos o los detalles de estos pedidos para así poder exportarlos, de acuerdo a los filtros seleccionados (referencia, proveedor, etc.).
Además, puede optar por no mostrar los pedidos que han sido completados o cancelados, utilizando la casilla correspondiente.

Configuración

La página configuración le permite personalizar la manera en las que trabaja ciertas partes del  gestor avanzado de existencias:

• Los estados disponibles para un pedido a un proveedor.
• Las etiquetas de los movimientos de existencias.
• Los estados por defecto para algunos movimientos de existencias que son utilizados de manera estándar por la solución.

Añadir un nuevo estado de pedido de suministros predeterminado

Puede añadir estados personalizados correspondientes a su línea de negocio. No puede eliminar ningunos de los estados ya predeterminados en la instalación de PrestaShop.

El listado de la página principal le permite obtener una mejor perspectiva de los estados disponibles, y cómo ellos pueden impactar a un pedido.

Haga clic en el botón "Añadir nuevo" para abrir el formulario de creación.

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Un estado tiene una etiqueta, un color, y le permite definir si:

• El pedido puede ser editado. Cuando un pedido es editable, este no puede ser enviado al proveedor.
• La nota de entrega del pedido puede ser generada.
  
• La Recepción del producto está en curso, lo que significa que todavía no ha recibido todos los productos solicitados.
• La entrega del producto está pendiente, lo que significa que está a la espera de la llegada de cualquier producto.

Añadir una etiqueta al movimiento de existencias

Es posible añadir más etiquetas al movimiento de existencias. Haga clic en el botón "Añadir nuevo" de la sección Etiquetas de movimientos de existencias" para acceder al formulario de creación.

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Simplemente tiene que ponerle un nombre a la etiqueta, e indicar si esta se corresponde a incrementar o disminuir las existencias. Estas etiquetas pueden ser utilizadas cuando añade/elimina/transfiere existencias manualmente (como se explicó anteriormente).

Modificar las etiquetas predeterminadas de los pedidos de suministro

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Es posible elegir las etiquetas predeterminadas de los pedidos de suministro en los siguientes casos estándares:

• Incrementar las existencias (manualmente).
• Disminuir las existencias (manualmente).
• Disminuir las existencias tras enviar un pedido a un cliente.
• Incrementar las existencias tras recibir un pedido de su proveedor.

Reglas del sistema de gestión

En esta sección, explicaremos las reglas de gestión que son automáticamente aplicadas en la gestión de existencias.

Cada entrada y salida de existencias debe ser valorizada. Esto es porque cada unidad en existencia del producto debe tener un precio unitario sin IVA incluido (ya sea el precio de compra o el de coste de producción), asociada, ya sea a través de un pedido de suministro o una entrada manual. Cada salida de producto también debe ser valorizada.

Hay tres métodos principales de valoración que puede elegir, en función de su actividad o de las normas vigentes en el país para cada almacén:

• FIFO (primero en entrar, primero en salir).
• LIFO (último en entrar, primero en salir).
• AVCO (Costo promedio o coste medio ponderado por unidad).

Con los métodos FIFO y LIFO, cada unidad de producto en existencia tiene un precio de compra que fue fijado en el momento de introducir las existencias. De esta manera, para una referencia determinada que tenga 100 unidades disponibles, 40 unidades pueden tener un precio de compra X, y 60 pueden tener un precio de compra Y. Cuando se realiza un pedido, y dependiendo del método elegido, sabrá cual producto utilizar y con qué precio de compra, lo que le permite gestionar con precisión una eventual devolución  y poner los productos de nuevo en existencia con su precio de compra original.

La siguiente tabla ofrece un ejemplo del método FIFO de valoración de existencias. En este ejemplo, tiene una tabla de doble entrada (precio y cantidad por tipo de movimiento). Se añaden más columnas cuando recibimos productos con nuevos precios.

The stock value during the instant state in this case is La valoración de existencias durante el estado instantáneo es en este caso de 6,900.

The table below illustrates how the FIFO method can be used to value stock. We use the same entry and exit values as in the previous example. The principle remains the same as in the FIFO example, except that during exits, we primarily use the units that were the last to be entered in the stock.

...

La siguiente tabla ilustra cómo puede utilizar el método LIFO para valorizar las existencias. Utilizamos los mismos valores para las entradas y salidas del ejemplo anterior. El inicio es idéntico al del ejemplo FIFO, excepto que durante las salidas, utilizamos principalmente las unidades que fueron las últimas que fueron introducidas en las existencias.

The stock value during the instant state in this case is of 6,700.

The third most frequently used method for stock valuation is Weighted Average Cost La valoración de existencias durante el estado instantáneo es en este caso de 6,700.

El tercer método más utilizado para la valoración de las existencias es el Costo Promedio Ponderado (AVCO). The AVCO calculation is done after each new entry in the stock.For a given product, the AVCO calculation is done using this formula El cálculo AVCO se realiza después de cada nueva entrada de existencias.

Para un producto dado, el cálculo AVCO se realiza utilizando la siguiente fórmula:

WithDe acuerdo a esta fórmula:

• QS = Quantity of products currently in stock, or initial stock Cantidad de productos actualmente en existencia o existencias iniciales.
• QA = Quantity of products to be added to stock Cantidad de productos a añadir a las existencias.
• UP = Unit Price (tax-excluded purchase price, or production cost).

The table below illustrates the evolution of the AVCO with the example of a product initially with 20 units in stock, and purchased at a price of 2. The new entry/exit will be valued as follows:

...

...

Entry

...

Entry UP

...

Exit

...

Exit UP

...

AVCO

...

Stock valuation

...

• Precio unitario (precio de compra sin IVA incluido, o coste de producción).

La tabla siguiente muestra la evolución del AVCO con el ejemplo de un producto inicialmente establecido con 20 unidades en existencias, y comprado a un precio de 2. Cada nueva entrada/salida se valorará de la siguiente manera:

*: Calculation detailsDetalles del cálculo: ((8 remaining product in stock unidades restantes en existencia * 2) + (20 products to add productos añadir * 3.4)) / 28 total products productos totales = 3.

At the En la fecha Y date, we calculated the AVCO according to the number of products added in the stock their unit prices. Therefore, all products in stock now have a reassigned unit value, which depends on the new AVCO., se calculó el AVCO de acuerdo con el número de productos añadidos a las existencias y su nuevo precio unitario. Por lo tanto, todos los productos en existencia tienen ahora un precio unitario reasignado, que depende del nuevo AVCO.