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Administrer le back-office

Le menu "Administration" contient un jeu de paramètres particuliers : plutôt que de présenter des options qui ont un impact sur votre client ou votre front-end, toutes ces options concernent le fonctionnement interne de votre boutique, et même de votre société elle-même. Dans les faits, ces pages vous permettent de régler la manière dont le logiciel PrestaShop fonctionne, et la manière dont vous et votre équipe pouvez vous en servir.

Préférences

La page d'administration "Préférences" contient des options et réglages concernant la manière dont PrestaShop lui-même fonctionne. Elle contient quatre sections.

Général

Cette section comprend quatre réglages :

• Vérifier automatiquement les mises à jour de modules. Nouveauté 1.5. Vous pouvez demander à PrestaShop de régulièrement vérifier s'il existe de nouvelles versions de vos modules sur le site Addons. Si c'est le cas, la page "Modules" affichera un bouton "Mettre à jour !".
• Vérifier l'IP dans le cookie. Il s'agit d'une mesure de sécurité supplémentaire : vous pouvez dire à PrestaShop de vérifier que l'utilisateur vient bien de l'IP stockée dans le cookie de son navigateur.
• Durée de vie du cookie front-office. Par défaut, un cookie de PrestaShop dure 480 heures (20 jours). Vous pouvez réduire sa longévité si vous estimez que la sécurité de votre boutique en dépend.
• Durée de vie du cookie back-office. Par défaut, un cookie de PrestaShop dure 480 heures (20 jours). Vous pouvez réduire sa longévité si vous estimez que la sécurité de votre boutique en dépend.

Quota de téléchargement

Cette page vous aide à définir la taille autorisée de fichiers mis en ligne par votre propre équipe – pas la limite imposée à vos clients.

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• Poids maximum des fichiers joints. La valeur par défaut est prise directement des réglages de votre serveur, mais vous pouvez la baisser si besoin est.
• Limite de téléchargement de fichier. Si vous vendez des produits dématérialisés (services, réservations, fichiers téléchargeables), ce réglage vous permet de limiter la taille des fichiers que votre équipe peut mettre en ligne – et donc, la taille du produit final. Prévoyez bien votre usage, afin de ne pas bloquer un membre de votre équipe qui doit mettre en ligne un fichier plus lourd que prévu.
• Limite de téléchargement d'images. De la même manière, vous pouvez limiter la taille des images que vous ou votre équipe pouvez mettre en ligne sur votre boutique. Cela peut servir de rappel pratique à votre équipe, les poussant à réduire le poids d'une image, étant donné qu'il est rarement utile d'utiliser des images de plus de 600x600 pixels (ce qui correspond environ à 200 ko une fois correctement compressé). Allez sur la page de préférences "Images" pour voir les différentes tailles configurées dans votre installation de PrestaShop. Autre avantage : vous utilisez ainsi moins de bande passante, et moins de temps processeur (étant donné que PrestaShop redimensionne les images créer des miniatures, entre autres formats).

Aide

Afin de vous aider dans votre quotidien sous PrestaShop, l'équipe de développement a ajouté de nombreuses aides dans l'interface.

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• Bulles d'aide du back-office. Cela affichera des sections d'aide jaunes sous les champs les plus complexes.
• Masquer les conseils d'optimisation. Cela affichera une section de conseils de configuration sur la page d'accueil du back-office.

Notifications

Le notifications sont de petites bulles numérotées, situées tout en haut de n'importe quelle page de l'administration, juste à côté du nom de la boutique. Elles affichent le nombre de nouveaux éléments depuis la dernière fois que vous les avez cliquées.

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• Affiche les notifications pour les nouvelles commandes. En cliquant sur cette notification, l'interface affichera les noms des utilisateurs inscrits depuis votre dernière vérification. De là, vous pouvez soit ouvrir la page individuelle de chaque client, ou ouvrir la page "Clients" pour obtenir la liste complète.
• Affiche les notifications pour les nouveaux clients. En cliquant sur cette notification, l'interface affichera le nombre de commandes récentes, leurs montants et le nom des clients. De là, vous pouvez soit ouvrir la page individuelle de chaque commande, ou ouvrir la page "Commandes" pour obtenir la liste complète.
• Affiche les notifications pour les nouveaux messages. En cliquant sur cette notification, l'interface affichera les e-mails des personnes qui vous ont envoyé un message à l'aide du formulaire de contact de votre boutique. De là, vous pouvez soit ouvrir un message individuel, ou ouvrir la page "SAV" pour la liste complète.

Quick Access

PrestaShop dispose de raccourcis pratiques pour les pages les plus importantes, accessibles depuis le menu "Accès rapide" en haut à droite de chaque page de l'administration (à côté du nom de l'employé).

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Vous pouvez créer autant de raccourcis que nécessaire – mais faites en sorte de ne pas en mettre trop, bien entendu, au risque de rendre le menu "Accès rapide" trop long à parcourir.

Ajouter un lien

Créons un raccourci vers la page de création d'une commande, qui vous permet de créer des commandes à la demande, et même de créer un utilisateur à la volée en cas de besoin.

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Remarquez que vous pouvez absolument créer des liens vers d'autres sites, par exemple votre compte PayPal ou votre webmail. Copiez simplement l'URL dans le champ "URL", en incluant le préfixe http://.

Employés

La page d'administration "Employés" liste tous les comptes utilisateurs ayant accès au back-office de votre boutique. Par défaut, vous ne trouverez que le compte qui a été créé durant l'installation de la boutique, qui est automatiquement considéré comme SuperAdmin. Le SuperAdmin a accès à toutes les fonctionnalités de PrestaShop, sans restriction.

Vous devez vous assurer de créer un nouveau compte d'employé pour chaque employé actuel qui a quoi que ce soit à voir avec votre activité en ligne. Cela signifie que vous ne devriez jamais avoir un compte à usage général, que tout le monde peut utiliser, car vous avez besoin de garder une trace de qui a fait quoi sur votre boutique. En effet, les employés peuvent modifier les commandes, et accepter les paiements et remboursements des clients, et vous avez besoin de savoir qui a fait quoi. Avoir un compte d'administration personnelle est un pour vous assurer que votre équipe gère votre boutique de manière responsable.

Ajouter un nouvel employé

Le bouton "Créer" vous amène au formulaire de création d'employé.

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• Prénom et Nom. Les clients ne voient pas ces noms, mais ils peuvent se révéler utiles pour savoir qui a fait quoi sur vote boutique.
• Mot de passe. Faites en sorte de ne pas utiliser un mot de passe trop simple. Vous ne voudriez pas qu'un inconnue puisse trop facile le deviner.
• Adresse e-mail. Si vous l'y autorisez, l'employé peut recevoir les e-mails des clients et les notifications de PrestaShop sur sa propre adresse. Elle peut aussi servir d'identifiant de connexion.
• Couleur du back-office. Un réglage un peu superficiel, mais qui peut vous aider à savoir plus rapidement sur quel compte vous êtes actuellement connecté. Par exemple, vous pourriez faire en sorte que le SuperAdmin ait un fond vert, tandis que les logisticiens auraient la couleur jaune. Quand vous vous connectez sur l'ordinateur de votre société, la couleur vous aide à savoir aussitôt si vous êtes sur le bon compte.
• Page par défaut. Vous pouvez décider de la page qui s'affiche lorsque l'utilisateur se connecte à l'administration. Il peut s'agir des statistiques pour les SuperAdmin, ou la page des commandes pour les commerciaux.
• Largeur du back-office. Par défaut, le back-office de PrestaShop est aussi large que possible en fonction de votre écran. Si vous avez un écran extrêmement large, cela peut poser problème. Utilisez ce réglage pour limiter la largeur de l'interface à une certaine taille en pixels.
• Langue. La langue par défaut de l'utilisateur, car si votre société travaille en français, vos logisticiens sont peut-être dans un autre pays. Assurez-vous d'ajouter les langues nécessaires dans la page "Langues" du menu "Localisation".
• Thème. Le back-office de PrestaShop peut utiliser un autre thème que celui par défaut, et vous pouvez choisir lequel ici.
• Montrer screencast. Une fois activé, PrestaShop affichera une vidéo de présentation sur la page d'accueil du back-office, qui montre les améliorations et fonctionnalités de la version en place de PrestaShop.
• État. Vous pouvez désactiver un compte temporairement ou définitivement. Cela vous permet de créer des comptes temporaires, par exemple lorsque vous avez besoin d'aide pendant les vacances ou les périodes de grosses ventes.
• Profil. Il est très important d'assigner le bon profil à chaque compte d'employé. Un profil est lié à tout un ensemble de permissions et de droits d'accès, et il vous faut impérativement connaître ceux qui existent déjà, listés dans la page "Profils" du menu "Administration" (voir ci-dessous pour plus d'information). Le profil détermine à quelle partie du back-office l'employé a accès. Par exemple, quand un employé se connecte, seules les pages qui ont été rendues accessible à ce profil sont affichées. C'est un réglage très important.

Options des employés

La section en bas de la page "Employés", juste sous la liste des employés, dispose de deux options :

• Regénération du mot de passe. Vous permet de régler la fréquence à laquelle un employé peut changer son mot de passe.
• Mémorisation de la langue par défaut. Si l'option est activée, elle permet aux employés de régler leur propre langue par défaut pour les formulaires.

Profils

PrestaShop vous permet de confier des tâches et d'octroyer des droits à chaque employé qui vous aide à gérer votre boutique. Par exemple, l'administrateur aura accès à la boutique entière sans restriction, tandis qu'un employé n'aura accès qu'au catalogue ou aux commandes.

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Ajouter un nouveau profil

Vous pouvez ajouter autant de profils que nécessaires.

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La partie la plus complexe vient au moment de configurer les droits d'accès du nouveau profil. Tout se passe dans la page "Permissions" (voir ci-dessous).

Permissions

Les permissions sont un aspect central des profils de PrestaShop. Elles permettent de voir précisément ce qu'un compte d'employé peut ou ne peut pas faire sur votre boutique.

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Régler les permissions d'un nouveau profil

Pour cet exemple, nous allons créer un nouveau profil, "Préparateur de commandes". Commencez par créer le profil dans la page "Profils", en remplissant le champ "Nom". Dans que le profil est enregistré, il apparaît dans la liste des profils.

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Pour éviter les erreurs lors de la configuration des permissions, PrestaShop enregistre automatiquement les réglages à chaque modification. Cela signifie que vous n'avez pas à cliquer sur un bouton "Enregistrer". Une fois que vous avez assigné ses droits à un profil, vous pouvez revenir à la page d'administration "Employés" et assigner ce profil aux employés qui en sont la cible.

Menus

L'organisation des menus du back-office de PrestaShop n'est pas gravée dans le marbre : bien que l'organisation par défaut a été conçue pour accéder au plus vite aux pages les plus utiles, vous pourriez avoir une opinion différente, et vouloir changer cette organisation, totalement ou en partie.

Cette page d'administration vous permet de déplacer, modifier, désactiver et même de créer des pages.

Déplacer des menus

Les menus peuvent directement être déplacés dans la liste. Vous pouvez soit cliquer sur les flèches de la colonne "Position", ou glisser la ligne elle-même pour la position dans la position que vous souhaitez lui donner. Aussitôt que vous avez déposé la ligne, PrestaShop enregistre automatiquement la position. Vous pouvez glisser la ligne quand le curseur survol la colonne "Position".

Vous pouvez désactiver un menu simplement en cliquant sur la coche verte de la colonne "Activé". Notez que cela désactivera le menu pour tous les utilisateurs du back-office. Si vous souhaitez cacher un menu à une sélection d'utilisateurs, modifiez les permissions de leur profil, dans la page d'administration "Permissions".

Déplacer des pages

Pour accéder aux pages d'un menu, cliquez sur l'icône "+" à droite de la ligne. Une nouvelle liste apparaît au sein de la liste principale, avec les mêmes colonnes.

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Vous pouvez désactiver une page simplement en cliquant sur la coche verte de la colonne "Activé". Notez que cela désactivera la page pour tous les utilisateurs du back-office. Si vous souhaitez cacher une page à une sélection d'utilisateurs, modifiez les permissions de leur profil, dans la page d'administration "Permissions".

Créer une nouvelle page ou menu

Cliquez sur le bouton "Créer pour ouvrir le formulaire de création.

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