...
Ten interfejs pozwala na sprawdzenie pokrycia magazynu. Wskazuje on liczbę dni sprzedaży, którą magazyn jest w stanie pokryć. Jest to bardzo pomocna informacja, aby przewidzieć z góry konieczne uzupełnienia. Jest ona obliczana na podstawie wcześniej zapisanych ruchów magazynowych.
You can get the stock coverage for all the warehouses, or for a single warehouse.
You can also set the time period (one week, two weeks, three weeks, one month, six months, a year) of registered stock movement which is to be taken into account when calculating the coverage.
Finally, you can highlight the stock coverage which is below a given number of days. This will highlight the relevant products, helping you identify them quicker.
In order to view the stock coverage of product combinations, you have to click the "Details" action of the product.
| Tip |
|---|
It is possible to receive notifications of the stock coverage for a product. The e-mail notification module (mail alerts) can take product stock coverage into account. It is thus possible to set a number of coverage days below which you will receive a notification. See the configuration for this module. |
Supply orders
One of the major features of the stock manager is the ability to place orders to suppliers so as to better manage your restocking.
This interface enables you to manage all your supplier orders, as well as reusable order templates.
The order template creation process is the same as the order creation process (except for the "Expected delivery date" field). We will therefore only explain the order creation process.
Creating a new order
The creation of an order for a supplier can be broken down in two steps: creating the order, then adding products to it.
So, the first step is to define the order's headers:
- Set the unique reference number. This is an administrative number; do not put any seemingly unique number.
- Select the supplier. If the supplier you want is not in the drop-down list, you must create it in the "Suppliers" page, under the "Catalog" menu.
- Select the warehouse which will take delivery of the order. You must have created at least one warehouse.
- Select the currency in which the order will be formalized. If needed, you can create or import a currency using, respectively, the "Currencies" or "Localization" page under the "Localization" menu.
- Select the language in which the order will be formalized. If needed, you can create or import a language using, respectively, the "Languages" or "Localization" page under the "Localization" menu.
- If needed, set the global discount on the order (in percentage). You can just leave it at "0" if you do not have a discount on this order.
- If needed, set the physical quantity of a product below which all the products have to be restocked, and are therefore to be added to the order automatically. Each pre-added product will be ordered with a quantity equal to the entered quantity, minus the already available quantity.
- Set the expected delivery date.
The second step consists of adding actual products to the order. To make that second step, you can either:
- Click on the "Save order and stay" button.
- Click on the "Save order" button. You are taken back to the list of supply orders: click on the "Edit" action for the order you just created.
The interface of the order creation form has been updated with a second form below the previously-filled fields. You must use that second form to add products to your order, using the integrated search engine. The products that you add appear in a new list.
For each product, you must set or update the unit purchase price (tax excluded), the quantity to order, any applicable tax rate, and any product-specific discount.
Once the order is created, it appears in the list with the "Creation in progress" status. This status enables you to view and edit the information that were previously entered as well as add products to the order. You will not be able to change the order once you change its status to "Order validated".
| Note |
|---|
You can never delete a supply order: you can only cancel it. |
You need to follow through for the whole order process, always indicating its status change in PrestaShop's interface. This is what the first action button of the list ("Change state") is for: click on it to reach the status changing form. See the "Changing the status of a supplier order" section below for more information on the available statuses, and see the "Registering the reception of products" to understand how to follow through on a supply order.
The "+" icon in the supply order list displays the order's history, which enables you to see who did what and when.
Order template creation
The whole point of creating a template is to serve as a basis for new orders.
The supply order template creation process is the same as the one for a real order, except that:
- You do not have to set a planned delivery date.
- The "Automatically load products" value will be the quantity to order for the loaded products, not the stock/typed value difference.
Moreover, contrary to an ordinary supply order:
- A template does not have a status.
- A template can be deleted.
- A template has no edit history.
Once you have created your template, you only need to use the "Use this template to create a supply order" action from the template list (the "two windows" icon) to start creating an order.
Changing the status of a supply order
Each order has many available actions (in the "Actions" column of the order list). One of them enables you to edit the status: the "Change state" one. There are six possible default statuses, but you can add your own (see the "Configuration" section of this chapter).
An order's status helps you understand your stock movements at a glance thanks to their color code. Here is the significance of the six default statuses:
...
Możesz uzyskać pokrycie magazynu dla wszystkich magazynów, bądź też dla konkretnego magazynu. Możesz również wybrać okres (tydzień, dwa tygodnie, trzy tygodnie, miesiąc, sześć miesięcy, rok), którego zapisane ruchy będą brane pod uwagę celem obliczenia pokrycia. Wreszcie możesz uwypuklić magazyn, którego liczba dni sprzedaży jest mniejsza niż wprowadzona ilość (w dniach). Ta funkcja uwypukli te produkty, na które należy zwrócić uwagę.
Aby otrzymać pokrycie zapasami dla odmian produktu, będziesz musiał skorzystać z opcji “Szczegóły" dla wybranego produktu.
| Tip |
|---|
Istnieje możliwość otrzymywania alertów dotyczących pokrycia zapasami produktu. Moduł notyfikacji poprzez e-mail (alert mailowy) może brać pod uwagę pokrycie zapasami. Jest zatem możliwe wskazanie liczby dni pokrycia począwszy, od tego w którym otrzymujesz powiadomienie. Przeczytaj dokumentację tego modułu. |
Zamówienia u dostawcy
Jedną z głównych funkcjonalności zarządzania magazynami jest możliwość składania zamówień w dostawców w celu lepszego zarządzania uzupełnianiem zapasów.
Ten interface pozwala na zarządzanie całością zamówień u dostawców, jak również modelami zamówień wielokrotnego użytku.
Tworzenie modelu zamówień odbywa się w taki sam sposób jak tworzenie zamówienia (z wyjątkiem pola "Data dostawy"). A zatem dalej zostanie omówiony sam proces tworzenia zamówienia.
Tworzenie zamówienia
Tworzenie zamówienia u dostawcy składa się z dwóch etapów: tworzenia zamówienia, następnie dodania do niego produktów.
Zacznij od zdefiniowania nagłówków zamówienia:
- Określ unikalne odniesienie. Chodzi o odniesienie administracyjne - nie używaj zatem liczby, która wydaje się Tobie unikalna.
- Wybierz dostawcę. Jeśli pożądany dostawca nie znajduje się w rozwijanej listy, musisz go stworzyć za pośrednictwem strony "Dostawcy" z menu "Katalog".
- Wybierz magazyn aby otrzymać zamówienie. Musisz mieć już utworzony co najmniej jeden magazyn.
- Wybierz walutę, w jakiej zostanie sfinalizowane zamówienie. Jeśli jest taka potrzeba, możesz stworzyć lub zaimportować walutę przechodząc kolejno przez strony "Waluty" lub "Lokalizacja" z menu "Lokalizacja".
- Wybierz język, w którym zostanie sfinalizowane zamówienie. Jeśli jest taka potrzeba, możesz stworzyć lub zaimportować język przechodząc kolejno przez strony "Waluty" lub "Lokalizacja" z menu "Lokalizacja".
Jeśli jest taka potrzeba, wybierz ogólny rabat procentowy. Możesz zostawić pole na “0” jeśli nie ma rabatu odnośnie tego zamówienia.
- Jeśli jest taka potrzeba wybierz ilość fizyczną produktu, poniżej której wszystkie produkty muszą zostać uzupełnione i automatycznie dodane do zamówienia. Ilością do zamówienia dla każdego wstępnie dodanego produktu będzie wcześniej ustalona ilość pomniejszona o aktualnie dostępną (ilość).
- Wybierz przewidywaną datę dostawy.
Drugi etap polega na dodaniu produktów do zamówienia. Aby go zrealizować możesz:
- Kliknąć na przycisk “Zapisz zamówienie i pozostań".
- Kliknąć na przycisk "Zapisz". Zostaniesz w tym wypadku przekierowany do listy zamówień na dostawę: kliknij na opcję “Edytuj” zamówienia, które właśnie stworzyłeś.
Interface formularza tworzenia zamówienia został zaktualizowany, tak aby przedstawić drugi formularz (pod wypełnionymi już polami). Musisz użyć drugiego formularza, aby dodać produkty do Twojego zamówienia, przy pomocy zintegrowanej wyszukiwarki. Produkty, które dodajesz pojawiają się na nowej liście.
Dla każdego produktu należy sprecyzować lub uaktualnić następujące informacje: jednostkową cenę netto zakupu, ilość do zamówienia, ewentualną stopę podatkową (jeśli ma zastosowanie), ewentualny rabat dla tego produktu.
Raz stworzone zamówienie pojawia się na liście ze statusem “w trakcie tworzenia”. Ten status umożliwia Ci na wyświetlenie i edycję informacji, które wprowadziłeś, jak również dodanie produktów do zamówienia. Gdy zmienisz jego status na “Zamówienie zatwierdzone”, nie możesz edytować zamówienia po raz kolejny.
| Note |
|---|
Nie ma możliwości usunięcia zamówienia dostawy. Możesz je jedynie anulować. |
Przy raz stworzonym zamówieniu musisz kontynuować proces wskazując zmiany statusu w interface PrestaShop. To właśnie do tego służy pierwszy przycisk znajdujący się na liście. Kliknij na ikonę “Zmień status” w celu otwarcia formularza zmian statusu. Aby uzyskać więcej informacji, przeczytaj sekcję “Zmień status zamówienia dostawy” poniżej.
Ikona "+" na liście zamówień dostaw wyświetla historię zamówienia. Dzięki niej dowiesz się kto zamawiał, co zamawiał i kiedy?
Tworzenie modelu zamówienia
Zaletą tego modelu jest to, że służy jako podstawa do generowania zamówienia.
Proces tworzenia modelu zamówienia dostawy jest taki sam jak przy tworzeniu zamówienia, za wyjątkiem:
- Przewidywana data dostawy nie jest wymagana.
- "Automatycznie załadować produkty" wartością będzie ilość do zamówienia dla załadowanych produktów, a nie różnice magazynowe.
Ponad to, w przeciwieństwie do normalnego zamówienia dostawy:
- Model nie posiada statusu.
- Model może zostać usunięty.
- Model nie posiada historii zmian.
Przy raz stworzonym modelu wystarczy użyć opcji "Użyj tego modelu, aby stworzyć zamówienie dostawcy" (ikona "dwa okna"), by rozpocząć tworzenie zamówienia.
Zmiana statusu zamówienia dostawy
Każda komenda ma klika działań. Niektóre z nich pozwalają na na zmianę statusu. Domyślnie istnieje sześć rożnych domyślnych statusów, lecz możesz również dodać własne (przeczyaj sekcję "Konfiguracja") tego rozdziału.
Status zamówienia pomaga w zrozumieniu ruchów Twojego magazynu dzięki kodowi kolorystycznemu. Poniżej znajduje się wyjaśnienie sześciu domyślnych statusów:
- W trakcie tworzenia. Jest to etap tworzenia zamówienia, w którym masz możliwość wprowadzenia dowolnych modyfikacji.
- Zatwierdzone zamówienie. Ten etap zatwierdza zamówienie oraz nie pozwala na zmianę zamieszczonych w nim informacji (ceny zakupu, ilości, itp.). Na tym etapie pojawia się nowa opcja(akcja), która pojawia się w kolumnie Opcje (Akcje) pozwalającej na edycję w formacie PDF dokumentu zamówienia do wysłania dostawcy.
- W oczekiwaniu na przyjęcie. Jak tylko dostawca otrzyma Twoje zamówienie i je zatwierdzi musisz zmienić status zamówienia na “W oczekiwaniu na przyjęcie”.
- Częściowe przyjęcie zamówienia. Jak tylko nastąpi pierwsze przyjęcie produktu, musisz zmienić status zamówienia na “Częściowe przyjęcie zamówienia”. Wielokrotne przyjęcia są możliwe a historia jest zachowywana dla każdego produktu. Za każdym odbytym przyjęciem stan magazynu jest aktualizowany.
- Całkowite przyjęcie zamówienia. Kiedy nastąpi całkowite odebranie zamówienia lub częściowe (przez wzgląd na częściową anulację), musisz nadać zamówieniu ten właśnie status. Na tym poziomie nie ma to wpływu na zapasy, jak również nie ma możliowści wprowadzania zmian w zamówieniu.
- Zamówienie anulowane. Ten status dotyczy zamówień anulowanych niezależnie od powodu. Na tym poziomie nie ma to wpływu na zapasy, jak również nie ma możliowści wprowadzania zmian w zamówieniu.
With each status change, the status drop-down selector evolves in order to present only the possible status changes, in regard to the current status. The unavailable statuses are grayed out.
...