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Gérer les commandes

Le gérant d'une boutique doit faire face à un grand nombre de commandes, de factures et de demande de SAV – tout du moins, c'est ce que nous vous souhaitons. Au quotidien, gérer toutes ces commandes peut devenir une tâche laborieuse ; heureusement, PrestaShop fait de son mieux pour vous aider à vous en sortir à faire aboutir les commandes de vos clients, ainsi que gérer les avoirs et les inévitables retours de marchandise.

L'onglet "Commandes" vous permet d'accéder à toutes les informations relatives aux achats sur votre boutique. Toutes les transactions sont disponibles ici, elles sont rangées par date (par défaut, de la plus récente à la plus ancienne).

Vous pouvez filtrer les résultats et facilement trouver les commandes que vous recherchez en utilisant les champs ci-dessus. Par exemple, pour identifier les commandes de M. Durand, tapez "Durand" dans le champ "Client" puis cliquez sur "Filtrer".

Voir le détail des commandes

Afin de traiter les commandes que vous recevez, vous devez avoir accès aux informations qu'elles contiennent.

Cliquez sur la ligne contenant la commande, ou cliquez sur le bouton à la droite de la commande, la fiche détaillant s'affiche alors.

Ce résumé de la commande vous donne accès :

  • Au statut et à l'historique de la commande
  • Aux informations relatives au transport, poids total de la commande, transporteur choisi par le client.
  • La méthode de paiement utilisée, le coût des produits, le coût du transport.
  • Divers détails sur les produits commandés.

Dans "Adresse de livraison" figurant sur la page, vous pouvez voir un icône "G" : cela permet que l'adresse soit localisée sur Google Maps.

Envoyer un message à votre client

Dans la section "Nouveau Message", en bas de la page, vous pouvez envoyer un message à votre client pour lui donner des informations relatives à la commande, à un retard, à une surprise, ou le garder informé des offres spéciales.

  • Vous pouvez envoyer un message en l'écrivant dans la boite prévue à cet effet.
  • Des messages pré-rédigés peuvent être enregistrés et utilisés à plusieurs reprises, vous épargnant de devoir les réécrire à chaque fois. Si vous voulez envoyez un de ces messages, sélectionnez-en un à partir du menu-déroulant. Vous pouvez ajouter des détails aux messages pré-rédigés si besoin.

Dans les deux cas, une fois que votre message est prêt, cliquez sur "Envoyer". Votre client recevra votre message dans sa boîte de réception (celle qui est indiquée sur leur compte utilisateur).

Factures

Chaque fois qu'une commande est validée dans votre boutique, une facture est envoyée au client. S'il n'y a pas de problèmes, le statut de la commande sera "OK" ou "Paiement accepté". Vous pouvez la télécharger directement depuis le résumé de la commande, en cliquant sur la section "Facture" en haut à droite.

Le client aura accès à sa facture en allant sur son compte.

Imprimer les factures

Si vous souhaitez imprimer plusieurs factures à la fois, allez dans le sous-onglet "Factures" de l'onglet "Commandes". Vous verrez alors l'interface dédiée.

Afin d'imprimer plusieurs factures comprises dans une période donnée, écrivez les dates en question dans les champs "Depuis" et "Jusque", dans la section "Imprimer un PDF des factures", puis cliquez sur "Générer un fichier PDF".

Dans la deuxième section "Options des factures", vous pouvez choisir si les factures doivent être ou non imprimées dès que la commande est passée, de même que le préfixe de la facture et numéro facture que vous souhaitez voir apparaître dans la version imprimée de la section. Cette fonctionnalité peut vous aider à gérer votre compte. Enfin, vous pouvez ajouter un paragraphe de texte qui apparaîtra en bas de toutes vos factures.

Quand les clients souhaitent obtenir leurs factures, vous pouvez les rediriger vers leurs comptes utilisateurs, dans leur historique des commandes, qui garde toutes les factures qui leur sont liés.

Statuts

Avoir différents statuts vous permet de gérer facilement vos clients. Ces différents statuts sont visibles et modifiables dans l'onglet "Statuts".

Vous pouvez bien sûr créer un nouveau statut, en cliquant sur le bouton "Nouveau". Remplissez le formulaire suivant, et enregistrez-le.

Des couleurs seront utilisées pour indiquer le statut des commandes et seront écrites, comme vu précédemment avec les attributs couleurs, en code HTML.

Messages prédéfinis

Lorsque vous avez envoyé un message à vos clients en utilisant l'interface PrestaShop, vous pouvez choisir d'enregistrer ce message afin de le renvoyer à d'autres clients avec des questions et des commentaires similaires.

Pour ce faire, allez dans le sous-onglet "Message prédéfinis" dans l'onglet "Commandes". Un message prédéfini est déjà enregistré : "Délai". Pour en ajouter d'autres, cliquez sur le bouton "Nouveau". Vous pouvez également modifier le message par défaut "Délai".

  • Dans le champ "Nom", indiquez l'objet de votre message, de sorte à ce qu'il soit facilement retrouvable par la suite.
  • Dans le champ "Message", écrivez le contenu que vous souhaitez envoyer à vos clients.

Une fois ces champs remplis, cliquez sur "Sauvegarder".

Vous pouvez créer autant de messages que vous voulez.

Vous pouvez envoyer ces messages en allant directement sur la commande d'un client :

  • Sélectionnez le message.
  • Modifiez-le si besoin.
  • Cliquez sur "Envoyer".

Votre client recevra le message sur son compte e-mail.

Bons de livraison

L'impression d'un bon de livraison s'exécute de la même manière que l'impression d'une facture. Sélectionnez les dates, les options que vous voulez mentionner, puis générez le fichier PDF.

Vous pouvez également configurer le préfixe des bons, ainsi que le numéro du prochain bon dans la série en cours.

Retours produits

Avec l'onglet "Retours produits", vous avez la possibilité d'autoriser les clients à vous renvoyer des produits.

Cliquez sur l'onglet et un formulaire apparaîtra. Activez ou non la possibilité de retours de produits, le nombre de jours pour le faire, et enregistrez.

Une fois que vous avez activé cette option dans votre back-office, le client peut choisir de renvoyer un produit. Pour ce faire, il doit :

  1. Accéder à son historique de commandes, depuis son compte.
  2. Sélectionner la commande contenant le produit qu'il veut renvoyer.
  3. Sélectionner le(s) produit(s) qu'il veut renvoyer en cochant la case à coté de leur(s) nom(s).
  4. (facultatif) Ajouter une explication, afin que vous compreniez pourquoi la commande est renvoyée.

Une fois ce formulaire rempli, le client clique sur "Faire un retour produit", et la requête vous est envoyé.

Une liste de retours produits apparaîtra sur votre back-office.

 

  • Cliquez sur le nom du retour pour avoir plus de détails.
  • Changez le statut pour continuer le processus de retour produits.

Avoirs

Une fois qu'un produit a été renvoyé, vous devez créer un avoir correspondant.

Pour afficher plus de détails, allez dans la liste de vos commandes, et cliquez sur la commande contenant le produit qui vous a été renvoyé.

En dessous du tableau "Produits" :

  1. Cochez les articles renvoyés.
  2. Cochez la case "Re-stocker les produits" si vous souhaitez remettre les produits dans votre stock.
  3. Cochez la case "Générer un avoir".
  4. Pour réjouir un client malgré une erreur dans sa commande, pensez à lui offrir un bon en cochant la case "Générer un bon".
  5. Vous pouvez aussi rembourser ses frais de port en cliquant sur "Inclure les frais de port".

Une fois que vous avez sélectionné toutes les options que vous désirez, confirmez en cliquant sur "Remboursement de produits".

L'avoir est désormais créé et disponible dans les détails de la commande.

... et également dans l'onglet "Avoirs".

Vous pouvez cliquer sur le lien pour télécharger le PDF.

Votre client verra l'avoir dans son espace utilisateur.

Si vous avez créé un bon de réduction, il le verra dans la section "Mes bons de réduction" dans son compte utilisateur. S'il clique dessus, la page dédiée apparaîtra.

Le montant des articles renvoyés est ajouté au bon de réduction. Le client peut utiliser différents codes de réduction (à gauche de la rangée) la prochaine fois qu'il passe une commande.

Envoyer des messages aux clients

Votre boutique en ligne PrestaShop vous donne la possibilité de communiquer avec vos clients grâce à un système de messagerie intégrée.

Vos clients peuvent vous envoyer des messages à propos de leurs commandes depuis la section "Mes commandes" dans leur compte utilisateur. Ils sélectionnent la commande pour laquelle ils veulent vous contacter, puis remplissent le formulaire dédié.

Une fois que le message a été envoyé par le client, il apparaîtra directement dans le sous-onglet "Messages clients", dans l'onglet "Commandes".

Un clic sur la rangée où se trouve le message vous redirige vers la commande en question. Vous pouvez voir le message à partir de ce point, en bas à gauche de la page.

Cliquez sur la coche verte pour signaler que vous avez lu et compris le message.

Prenez le temps pour répondre à votre client ! Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton "Nouveau", se trouvant juste au-dessus, et que nous avons déjà mentionné dans ce guide.

PDF

Le dernier sous-onglet de l'onglet "Commandes" vous donne accès aux réglages de base des fichiers PDF que PrestaShop génèrera. Deux réglages sont disponibles : encodage et police. Ne les changez que si vos PDF ne sont actuellement pas générés correctement.

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