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Presentación de la interfaz back-office para gestionar el stock

Gestionar las existencias es esencial desde el momento en el que empieza a vender productos y las cantidades en stock de los productos se agotan en cada venta que realiza.
Para asegurarse si necesita utilizar la funcionalidad de la gestión avanzada de existencias de PrestaShop's, lea el anterior capítulo "Conceptos generales": http://doc.prestashop.com/display/PS16/Conceptos+Generales.

Si desea utilizar la gestión avanzada de existencias, usted debe:

  • Asociar sus productos a los almacenes.
  • Asociar sus almacenes a los transportistas.
  • Asociar sus almacenes a las tiendas correspondientes.

Gestionar el stock dentro de PrestaShop se realiza a través de varias pantallas, y puede utilizar uno de los dos niveles disponibles.

Estos niveles son:

  • No gestionar el stock: no hay cantidades de productosPrestaShop asume que el stockaje de un producto es infinito. Utilice éste si tan sólo vende productos virtuales (archivos, servicios, etc.).
  • Gestionar el stock en modo Simple: para cada producto que que venda, puede indicar la cantidad disponible actualmente (incluyendo las combinaciones de los productos). Utilice esta opción si tiene pocos productos o un sólo almacén .
  • Gestionar el stock en modo Avanzado: para cada producto que que venda (y sus combinaciones), puedes indicar dónde se encuentran las cantidades disponible en un número ilimitado de almacenes (con diversos transportistas y métodos de valoración). También puede ver sus movimientos de stock, el estado actual de su stock, su cobertura de stock, y hacer un pedido a sus proveedores de productos.

Estas pantallas son:

  • Preferencias > Productos >
  • Catálogo > Productos > página de producto: una o dos pestañas son añadidas a la página de creación / edición de un producto :
    •  Cantidades:
      • En modo Simple: puede indicar manualmente la cantidad de cada producto.
      • En modo Avanzado: las cantidades son gestionadas desde el menú "Existencias" de Prestashop.
    • Almacenes: En modo Avanzado, puede indicar la ubicación de un producto o sus combinaciones dentro de un almacén.
  • Existencias de Stock: En modo Avanzado, puede hacer uso de todas las páginas de gestión de existencias (creación de almacenes, movimiento de stock, estado de existencias, cobertura de stock, pedidos a proveedores).

La siguiente sección describe estas páginas una por una.

Gestionar el stock desde la página del producto

Gestionar cantidades

En PrestaShop 1.4, podía establecer manualmente las cantidades de los productos disponibles para la venta en su tienda.

En PrestaShop 1.5, todavía puede establecer manualmente las cantidades de productos disponibles para cada producto. Pero una vez se active el gestor avanzado de stock, también puede automáticamente determinar esta cantidad en función de las cantidades físicas existentes para cada producto. Tenga en cuenta que es posible habilitar globalmente la gestión avanzada de stock, aunque sólo utilice ésta para uno o varios productos.

Cuando la opción "Activar el manejo automático del inventario" está activa, todos los productos tienen una nueva pestaña en su página de administración, llamada "Cantidades". Esta interfaz clara y sencilla le permite gestionar las cantidades disponibles para la venta en su tienda(s) para un producto específico, y todas sus posibles combinaciones.

Con sólo esta opción habilitada, puede gestionar las cantidades de productos de los productos individuales, una por una.

Si prefiere que  las cantidades de todos sus productos sean gestionadas directamente utilizando la funcionalidad de la gestión avanzada de stock de PrestaShop y desde las páginas de sus productos, tiene que habilitar la otra opción disponible en la página "Preferencias > Productos: "Habilitar la administración avanzada de stock".

se abre con una sección explicativa, que le recomendamos que lea completamente. Esa sección es seguida por la propia interfaz de gestión de cantidades disponibles, que se abre con tres opciones:

  • Quiero usar el sistema de gestión avanzada de existencias para este producto.
  • Cantidades disponibles para el producto actual y sus combinaciones están basadas en el inventario de los almacenes.
  • Quiero especificar cantidades disponibles manualmente.

Por defecto, la tercera opción ("Quiero especificar cantidades disponibles manualmente") se encuentra activa. Siempre y cuando no marque la primera opción ("Quiero usar el sistema de gestión avanzada de existencias para este producto"), las cantidades son gestionadas de la misma forma que eran gestionadas en la versión 1.4 de PrestaShop, lo que significa que tendrá que añadir manualmente las cantidades, y PrestaShop eliminará las cantidades que venda.

Si prefiere sincronizar las cantidades disponibles con las existencias de su almacén, tiene que cambiar el método de gestión de cantidades:

  1. Marque la casilla "Quiero usar el sistema de gestión avanzada de existencias para este producto" para cambiar el método.
  2. Esta acción hace que la segunda opción, "Cantidades disponibles para el producto actual y sus combinaciones están basadas en el inventario de los almacenes", pase a estar disponible. Seleccione esta opción para sincronizar la cantidad disponible de este producto con el stock de su almacén.

Tan pronto como haya seleccionado la segunda opción, la columna "Cantidad" de la tabla dejará de ser modificable: las cantidades son ahora gestionadas a partir de su stock.

Los packs de productos son un caso especial. Dado que no es posible añadir combinaciones de productos a un pack, los desarrolladores PrestaShop han decidido que, cuando sea necesario, PrestaShop utilice la combinación por defecto para decrementar las existencias físicas.

Además, un aviso indica el número máximo recomendado de packs.

El resto de esta página se explica en el capítulo "Añadir Productos y Categorías de productos" de esta guía.

Gestión de proveedores

Ahora puede establecer más de un proveedor para un producto determinado. Para cada proveedor asociado a un producto, puede establecer el número de referencia del proveedor y un precio de compra por defecto para ese producto, así como a su combinación. Esta información se utiliza cuando se realiza un pedido al proveedor.

Gestión de almacenes

Si el gestor avanzado de stock está habilitado, una pestaña "Almacenes" aparece en la ficha del producto, donde puede especificar en qué almacén(es) se encuentra el producto y cada una de sus combinaciones. También puede especificar la ubicación del producto y sus combinaciones.

Primeramente, deberá crear al menos un almacén (véase más adelante) antes de asociar un producto a este y establecer la ubicación del producto en él. Este paso es esencial: es importante para establecer al menos un almacén en el que un producto pueda ser almacenado. Esto tendrá un enorme impacto en la preparación de pedidos en el contexto multi-envío.

Gestionar almacenes

El gestor avanzado de stock hace que sea posible la creación de uno o más almacenes. Para crear uno, diríjase a la página "Almacenes" bajo el menú "Existencias".

Para crear un nuevo almacén, debe rellenar los siguientes campos:

  • Referencia y Nombre. El identificador de referencia único para el almacén y su nombre. Asegúrese de utilizar un nombre reconocible e identificativo: ya que deberá diferenciar fácilmente a los almacenes disponibles en una lista desplegable.
  • Direcciones, Codigo Postal/Zip, Ciudad y País. La dirección física del almacén. Esta información será utilizada para realizar pedidos a sus proveedores.
  • Administrador. La persona que está a cargo del almacén, elija una de entre los empleados registrados en su tienda. Si la cuenta de ese empleado no ha sido creada todavía, debe crear ésta primeramente.
  • Transportistas. Los transportistas que están autorizados para enviar pedidos a este almacén. Mantenga presionada la tecla "Shift" para seleccionar más de un transportista.
  • Tipo de administración. Un método de valoración contable, en base a la normativa de su país. Consulte la sección "Método de valoración" de este capítulo para obtener más información.
  • Moneda para la valoración del inventario. Una moneda para valorar el stock de este almacén (a elegir entre las monedas registradas).

No es posible cambiar el método de valoración ni la divisa utilizada de un almacén una vez establecida. Si necesita cambiar esta información, deberá volver a recrear el almacén, y borrar el erróneo.
Solamente puede eliminar un almacén si no contiene ningún producto.

Sea cuidadoso con los transportistas que elija a autorizar enviar pedidos, ya que esto tendrá un enorme impacto en la preparación de pedidos en el contexto multi-envío.

En el caso que gestione más de una tienda, también tendrá que asociar cada tienda a uno o varios almacenes. Esto le permite definir desde qué almacén serán enviados los pedidos de los clientes de una tienda determinada.

Una vez el almacén ha sido creado, será redirigido automáticamente al listado de almacenes. Haga clic en la acción "Ver" situada a la derecha de cada fila para obtener una visión general de su información, incluyendo las referencias de todos los productos almacenados en él, la suma de todas las cantidades disponibles, una valoración global de las existencias, detalles de los productos almacenados, y el historial de movimientos de ese almacén.

Cada página del almacén también contiene dos enlaces en la parte inferior:

  • Ver detalles de todos los productos. Le dirige a la página "Estado actual de existencias" del almacén seleccionado.
  • Ver los detalles de la actividad de cada almacén. Le dirige a la página "Movimientos de stock" del almacén seleccionado.

Gestión de existencias

Ahora que ha creado uno o más almacenes, tiene que fijar el stock de cada uno de ellos. Para hacerlo, diríjase a la página "Gestión de existencias" bajo el menú "Existencias".

Todos los productos disponibles en su catálogo figuran en esta interfaz. Si tiene cualquier combinación de producto, puede gestionarla a través del botón de acción "Detalles".

Puede realizar ciertas acciones manualmente a través de esta interfaz:

  • Añadir existencias. Este botón añade existencias a un producto específico en un almacén determinado.
  • Eliminar existencias. Este botón elimina existencias a un producto específico en un almacén determinado.
  • Transferir existenciasEste botón transfiere existencias de un almacén a otro.

Las dos últimas acciones sólo aparecen si ya existen unidades en existencia del producto seleccionado en cualquiera de los almacenes.
La acción "Transferir existencias" sólo aparece si tiene al menos dos almacenes registrados.

Añadir existencias a un almacén

Para añadir más existencias a un producto, utilice el botón de acción "Añadir existencias" (flecha hacia arriba) en el producto o variación del producto deseado. Una nueva página se abre, conteniendo un formulario donde se muestra la información más importante con el fin de ayudarle a identificar un producto con certeza (referencia, EAN13, su código UPC, y su nombre). Esta información no puede ser modificada desde este formulario, de ahí que los campos se encuentren en un color gris.

A continuación, debe especificar:

  • Cantidad a añadir. Este número debe ser positivo. No puede quitar existencias utilizando un número negativo.
  • ¿Usable para venta?. Si dicha cantidad está destinada para la venta, o simplemente será almacenada hasta que tome una decisión sobre ella. En el segundo caso, ésta es considerada como "reservada".
  • Almacén. El almacén donde este stock será añadido. El formulario tan solamente le permite añadir stock para un producto en una sola tienda al mismo tiempo. Si necesita añadir stock de este producto en más de un almacén, debe repetir este proceso para cada almacén.
  • Precio unitario (sin IVA). El precio unitario para el producto en el momento de la adición. Este precio se utiliza para la valoración de las existencias.
  • Moneda. La divisa utilizada para el precio unitario. Si la moneda no está disponible, puede crear una desde la página "Monedas", bajo el menú "Localización", o importarla desde la página "Localización" bajo el menú "Localización", importando el paquete de localización del país donde se utilice esta divisa que desea utilizar.
  • Etiqueta. Una etiqueta para el movimiento del stock que está generando, para futuras consultas. Esta es puramente informativa.

Al posicionar el cursor del ratón sobre los campos "Cantidad a añadir" y "Precio unitario (sin IVA)", la interfaz mostrará un recordatorio de los últimos valores introducidos.

Eliminar existencias de un almacén

Cuando quiera eliminar una cierta cantidad de stock de un producto, debe utilizar la acción "Eliminar existencias" (flecha hacia abajo, disponible tan solamente cuando tiene unidades en existencia para dicho producto). Una nueva página se abre, conteniendo un formulario donde se muestra la información más importante con el fin de ayudarle a identificar un producto con certeza (referencia, EAN13, su código UPC, y su nombre). Esta información no puede ser modificada desde este formulario, de ahí que los campos se encuentren en un color gris.

A continuación, debe especificar:

  • Cantidad a eliminar. Este número debe ser positivo. No puede quitar existencias utilizando un número negativo.
  • ¿Utilizable para la venta?. Si esta cantidad debe ser eliminada de la cantidad utilizable o de toda la cantidad física (incluyendo la reservada).
  • Almacén. De qué almacén esta cantidad debe ser eliminada. El formulario tan solamente le permite eliminar stock para un producto en una sola tienda al mismo tiempo. Si necesita eliminar stock de este producto en más de un almacén, debe repetir este proceso para cada almacén.
  • Etiqueta. Una etiqueta para el movimiento del stock que está generando, para futuras consultas. Ésta es puramente informativa.

Transferir existencias de un almacén a otro

La transferencia de existencias le permite transferir stock de un almacén a otro, o de un estado a otro (utilizable en tienda / reservado) dentro de un único almacén. Haga clic en el botón de acción "Transferir existencias" (flechas hacia la derecha e izquierda, disponible tan solamente cuando tiene unidades en existencia para dicho producto). Una nueva página se abre, conteniendo un formulario donde se muestra la información más importante con el fin de ayudarle a identificar un producto con certeza (referencia, EAN13, su código UPC, y su nombre). Esta información no puede ser modificada desde este formulario, de ahí que los campos se encuentren en un color gris.

A continuación, debe especificar:

  • Cantidad a transferir. Este número debe ser positivo.
  • Almacén de origen. El almacén desde el cual quiere transferir algunos productos, o donde quiere cambiar el estado de algunas de las existencias.
  • ¿Es utilizable para la venta en el almacén de origen?. Si la cantidad a eliminar en el almacén "origen" debe ser de las existencias "utilizables para la venta" o de las existencias "reservadas".
  • Almacén de destino. El almacén al que quiere transferir algunos productos. Si tan sólo quiere cambiar el estado de algunas de las existencias de su almacén de origen, asegúrese de seleccionar el mismo almacén en este formulario.
  • ¿Es utilizable para la venta en el almacén de destino?. Si la cantidad a añadir en el almacén "destino" deben ser "utilizables para la venta" o "reservadas". Esta es también la opción a utilizar cuando simplemente quiere cambiar el estado de algunas de las existencias en el almacén de origen:
    • Si no desea cambiar el estado cuando hace transferencias entre dos almacenes: asegúrese de seleccionar la misma opción "¿Utilizable para la venta?" en ambos campos.
    • Si desea cambiar el estado, ya sea dentro del mismo almacén o incluso al realizar transferencias entre dos almacenes: asegúrese de seleccionar opciones diferentes en los campos "¿Utilizable para la venta?".

Todas las operaciones relacionadas con las valoraciones son gestionadas de manera automática mediante el método de gestión de cada almacén. Las conversiones de moneda funcionan de la misma manera.

Movimiento de existencias

Esta interfaz le permite visualizar el historial de movimientos de existencias. Puede visualizar todos los movimientos de las existencias, o solamente aquellos movimientos relacionados a un almacén. Puede aplicar filtros para refinar su búsqueda.

Cuando la lista desplegable "Filtrar movimientos por almacén" se establece en un almacén, puede realizar una exportación CSV del listado obtenido.

Estado instantáneo de las existencias

Esta interfaz le permite obtener una visión instantánea de sus existencias actuales, ya sea de manera global o por almacén. Los números están actualizados.

Para cada producto o combinación de productos en stock, los indicadores siguientes están disponibles:

  • Precio unitario (sin IVA).
  • Valoración del producto en función de la cantidad física disponible. La suma (para todos los precios) no está disponible para todos los almacenes, por favor, filtrélas por almacén.
  • Cantidad física disponible.
  • Cantidad que es utilizable para la venta.
  • Cantidad real (cantidad física utilizable  - pedidos de clientes + pedidos de suministros).

En su caso, y en función del método de valoración elegido, el desglose de los precios unitarios y de las valoraciones asociadas está disponible haciendo clic en la acción "Detalles".

Por otra parte, para un almacén determinado, tiene dos maneras de exportar la lista actual en formato CSV:

  • Exportar los indicadores vinculados a las cantidades.
  • Exportar los indicadores vinculados a la valoración (precios).

Cobertura de las existencias

Esta interfaz le permite supervisar la cobertura de sus existencias. La cobertura indica el número de días que su existencia actual puede durar. Esta información es muy útil, ya que le ayuda a predecir de antemano los suministros que debe pedir a sus proveedores antes de que se acaben las existencias de un producto. La cobertura es calculada en función a los movimientos de existencias registrados previamente en su tienda.

Puede obtener la cobertura de existencias de todos los almacenes, o solamente las de un almacén determinado.
También puede establecer el período de tiempo (una semana, dos semanas, tres semanas, un mes, seis meses, un año) del movimiento de existencias registrado que ha de ser tenido en cuenta en el cálculo de la cobertura.
Por último, puede resaltar cuando la cobertura de existencias es menor a un determinado número de días. Esto hará destacar los productos más relevantes, ayudándole a identificarlos más rápidamente.

Para visualizar la cobertura de existencias de las combinaciones de productos, pude hacer clic en el botón de acción "Detalles" del producto.

Es posible recibir notificaciones de la cobertura de existencias de un producto. El módulo de notificación por correo electrónico (alertas por correo electrónico) ha sido actualizado para que tenga en cuenta la cobertura de existencias de sus productos. Por tanto, puede establecer el recibir una notificación si la cobertura de existencia de un producto está por debajo de un determinado número. Revise la configuración de este módulo.

Pedidos de suministros a proveedores

One of the major features of the stock manager is the ability to place orders to suppliers so as to better manage your restocking.
This interface enables you to manage all your supplier orders, as well as reusable order templates.

The order template creation process is the same as the order creation process (except for the "Expected delivery date" field). We will therefore only explain the order creation process.

Creating a new order

The creation of an order for a supplier can be broken down in two steps: creating the order, then adding products to it.

So, the first step is to define the order's headers:

  • Set the unique reference number. This is an administrative number; do not put any seemingly unique number.
  • Select the supplier. If the supplier you want is not in the drop-down list, you must create it in the "Suppliers" page, under the "Catalog" menu.
  • Select the warehouse which will take delivery of the order. You must have created at least one warehouse.
  • Select the currency in which the order will be formalized. If needed, you can create or import a currency using, respectively, the "Currencies" or "Localization" page under the "Localization" menu.
  • Select the language in which the order will be formalized. If needed, you can create or import a language using, respectively, the "Languages" or "Localization" page under the "Localization" menu.
  • If needed, set the global discount on the order (in percentage). You can just leave it at "0" if you do not have a discount on this order.
  • If needed, set the physical quantity of a product below which all the products have to be restocked, and are therefore to be added to the order automatically. Each pre-added product will be ordered with a quantity equal to the entered quantity, minus the already available quantity.
  • Set the expected delivery date.

The second step consists of adding actual products to the order. To make that second step, you can either:

  • Click on the "Save order and stay" button.
  • Click on the "Save order" button. You are taken back to the list of supply orders: click on the "Edit" action for the order you just created.

The interface of the order creation form has been updated with a second form below the previously-filled fields. You must use that second form to add products to your order, using the integrated search engine. The products that you add appear in a new list.

For each product, you must set or update the unit purchase price (tax excluded), the quantity to order, any applicable tax rate, and any product-specific discount.

Once the order is created, it appears in the list with the "Creation in progress" status. This status enables you to view and edit the information that were previously entered as well as add products to the order. You will not be able to change the order once you change its status to "Order validated".

You can never delete a supply order: you can only cancel it.

You need to follow through for the whole order process, always indicating its status change in PrestaShop's interface. This is what the first action button of the list ("Change state") is for: click on it to reach the status changing form. See the "Changing the status of a supplier order" section below for more information on the available statuses, and see the "Registering the reception of products" to understand how to follow through on a supply order.

The "+" icon in the supply order list displays the order's history, which enables you to see who did what and when.

Order template creation

The whole point of creating a template is to serve as a basis for new orders.

The supply order template creation process is the same as the one for a real order, except that:

  • You do not have to set a planned delivery date.
  • The "Automatically load products" value will be the quantity to order for the loaded products, not the stock/typed value difference.

Moreover, contrary to an ordinary supply order:

  • A template does not have a status.
  • A template can be deleted.
  • A template has no edit history.

Once you have created your template, you only need to use the "Use this template to create a supply order" action from the template list (the "two windows" icon) to start creating an order.

Changing the status of a supply order

Each order has many available actions (in the "Actions" column of the order list). One of them enables you to edit the status: the "Change state" one. There are six possible default statuses, but you can add your own (see the "Configuration" section of this chapter).

An order's status helps you understand your stock movements at a glance thanks to their color code. Here is the significance of the six default statuses:

  1. Creation in progress. This is when you are in the first step of the creation step, where you can edit everything.
  2. Order validated. This status validates the order and freezes the information it contains (purchase prices, quantities, etc.). At this step, a new action appears in the "Actions" column, which enables you to edit the invoice that is sent to the supplier in PDF format.
  3. Pending receipt. As soon as the supplier has received and validated your invoice, you have to change the supply order's status to "Pending receipt".
  4. Order received in part. As soon as a delivery is made, you must switch the order to this status. There can be multiple deliveries, and a delivery history is logged for each product. The restocking is made with each delivery.
  5. Order received completely. Once an order is completely delivered, or partially because of a partial cancellation, it should be switched to this status. Stocks are unaffected in this case, and it is possible to perform actions on the order.
  6. Order canceled. This status is to be given to canceled orders, whatever the reason. Stocks are unaffected in this case, and it is not possible to perform actions on the order.

With each status change, the status drop-down selector evolves in order to present only the possible status changes, in regard to the current status. The unavailable statuses are grayed out.

Details of a supplier order

Clicking the "View" icon from the list of supply orders enables you to get a synthetic view of your order.
You can also download the invoice generated as a PDF file (provided the order is validated by you) from the list of orders or from the status change page.

The "Details" action enables you to display the status change history for the current order.

Registering the reception of products

You must change the status of your supply order within PrestaShop as soon as actions are taken in the real world. This is done using the "Change state" action in the "Actions" column from the list of orders. The form in this page always preselects the next logical status, but you are free to choose any of the other statuses available.

While you are preparing the supply order, keep its status to "Creation in progress". Once you are done preparing the order, switch it to "Order validated", then print the invoice PDF and send it to your supplier. As soon as your supplier confirms the reception of the invoice, change the status to "Pending receipt".

During the "Pending receipt" and "Order received in part" statuses, a new action is available in the "Actions" column. Using the "truck" icon, the "Update ongoing receipt of products" action enables you to register the reception of products for a given order during the current day.
The form that opens after clicking that "truck" action enables you to see how many items were expected, and to indicate the quantity of product delivered for each product that day. Click the "Update selected" button to mark the selected products as received with the number of items you indicated in the "Quantity received today?" field. The checkbox on the left of each row must be checked for PrestaShop to take that line into account.

This step can be done as many times as necessary, and it is possible to receive and incorporate more stock than planned.

If you receive less stock than expected, PrestaShop automatically changes the order's status to "Order received in part".

For each product, a reception history is available ("+" action), as well as an indication of the received quantity, the expected quantity, and the remaining quantity. If the "received quantity" is equal to the "expected quantity", the corresponding row is highlighted in green. If you received more than expected, it is in red.

When all the products from the order have been received, you must manually change the supply order's status to "Order received completely". This ends the supply order process, and a new "Export" action appears, which you can use to download a CSV file of all the information pertaining to that order.

CSV export

Using the supply orders interface, you can filter the list of orders or the details of these orders so that you may export it, according to the current filters (reference, supplier, etc.).
Moreover, you can choose not to display the orders that are completed or canceled, using the appropriate checkbox.

Configuration

The configuration page enables you to customize the way certain parts of the advanced stock manager work:

  • The available statuses for a supply order.
  • The labels for the stock movements.
  • The default statuses for some stock movements which are used throughout the solution.

Adding a new default order status

You can add custom statuses corresponding to your business line. You cannot delete a default status.

The list on the main page enables you to get a better perspective of the available statuses, and how they can impact an order.

Click the "Add new" button to reach the creation form.

A status has a label, a color, and enables you to define whether:

  • The order can be edited. As long as the order is editable, it cannot be sent to the supplier.
  • The order delivery note can be generated.
  • Product reception is ongoing, meaning that you have not yet received all the ordered products.
  • Product delivery is still pending, meaning that you are still waiting for any product to arrive.

Adding a stock movement label

It is possible to add more labels to stock movements. Click the "Add new" button from the "Stock movement labels" section to access the creation form.

You simply have to set a name for the label, and indicate whether it pertains to stock increase or decrease. Those labels can be used when adding/removing/transferring stock manually (as explained earlier).

Changing default supply order labels

It is possible to choose the default stock movement labels in the following standard cases:

  • Increasing stock (manually).
  • Decreasing stock (manually).
  • Decreasing stock following the shipment of a client order.
  • Increasing stock following the delivery of products from a supplier's order.
  • No labels