Pedidos

Pedidos

La página "Pedidos" bajo el menú "Pedidos" le permite ver toda la información de todas las ventas de su tienda. Todas las transacciones de su tienda están disponibles aquí, organizadas por fecha (por defecto, estas se encuentran ordenadas desde la compra más reciente a la más antigua).

Puede filtrar los resultados y encontrar fácilmente los pedidos que esté buscando utilizando los campos de arriba. Por ejemplo, para identificar los pedidos del Sr. Doe, escriba "Doe" en el campo "Cliente" y haga clic en el botón "Filtrar".

Puede exportar una lista de sus pedidos haciendo clic en el botón "Exportar" disponible en el menú de la barra superior.
No se puede importar pedidos.

Crear un pedido

Una de las grandes funcionalidades de PrestaShop es su capacidad de crear un pedido directamente desde el back-office. Por ejemplo, esto es tremendamente útil cuando un cliente quiere comprar un producto pero por algún causa es incapaz de hacerlo, por lo que usted necesitará tomar el control de la situación y realizar el pedido por él mientras hablan por teléfono o durante una conversación por correo electrónico.

Al hacer clic en "Añadir nuevo pedido" se abre una nueva página con un único campo de texto, con el campo "Búsqueda de clientes". Al crear un nuevo edido a través del back-office, la primera tarea consiste en asociar ese pedido con un cliente. Teclee las primeras letras del nombre, apellido o dirección de correo electrónico del cliente, y PrestaShop mostrará las coincidencias encontradas.

Haga clic en el botón "Elegir" para seleccionar el cliente correcto, y aparecerá el formulario para completar el pedido. En su sección principal, "Carrito", es en donde tomará todas las decisiones necesarias para este pedido. También puede seleccionar un pedido  previo realizado por el cliente, o un carrito abandonado por él/ella con anterioridad.

El campo "Buscar un producto" le permite de forma dinámica encontrar productos para añadirlos: teclee las primeras letras de su nombre y PrestaShop le mostrará una lista desplegable rellenada con los productos coincidentes. Elija un producto, seleccione la cantidad y pulse el botón "Añadir al carrito". Por supuesto, puede elegir entre todas las combinaciones disponibles para un producto, si las hubiese, lista desplegable "Combinación"  que aparece en ese caso.
Tenga en cuenta que PrestaShop le da una indicación del stock restante que existente de un determinado producto, lo que le permitirá informarle al cliente si el producto se encuentra fuera de stock desde este mismo formulario de pedido.

La página también permite ver los pedidos previos realizados por el cliente, y los carritos abandonados por él/ella con anterioridad . si los hubiese. Si lo que ocurre es que está tratando con un carrito que el cliente no puede validar de ninguna manera, puede utilizar ese carrito para este pedido haciendo clic en el botón de acción "Usar este carrito" (icono de "dos ventanas").

Si es necesario también puede añadir un cupón de descuento/regla de compra, e incluso crear uno de éstos sobre la marcha haciendo clic en el botón "Añadir un nuevo cupón".

Por último, tiene que especificar a qué dirección debe realizar el envío del pedido (y posiblemente la dirección de facturación). Aquí, de nuevo, puede crear nuevas direcciones sobre la marcha utilizando el botón "Añadir nueva dirección".

Ver los detalles de un pedido

Para poder procesar los pedidos que reciba, debe tener acceso a la información que ellos contienen.
Haga clic sobre la línea que contiene el pedido, o haga clic en el botón "Ver" situado a la derecha del pedido.

La hoja de detalles del pedido es mostrada ocupando toda una página completa.

En la parte superior de la página de muestra un resumen del pedido: fecha en la que ha sido validado, números de discuciones abiertas en el servicio de atención al cliente sobre este pedido, número de productos eb el pedido, y el importe del pedido.

La página de detalles del pedido le da acceso a:

• A la izquierda, la información del pedido:
  
  • El estado e historial del pedido.
  • La información del transportista: peso total del pedido y el transportista elegido por el cliente.
• A la derecha, la información del cliente:
  • Historial de compras.
  • Direcciones de Envío y Facturación (con un mapa de la ubicación aproximada de Google Maps).
• El método de pago que utilizó, el costo de los productos, y los gastos de envío.
• Varios detalles de los productos solicitados.

En la sección "Dirección de envío" de la página, puede ver el icono de una "G": que le permitirá  utilizar Google Maps para localizar la dirección en un mapa.

Modificar el pedido

Los pedidos no son inalterables. Hay muchas razones por las que necesitará modificar un pedido  antes de que su pedido sea tramitado y enviado a su destinatario: uno de los productos se encuentra fuera de stock, el cliente ha cambiado de opinión, etc.

Añadir un producto

En la parte inferior de la lista de "Productos" comprados por el cliente en ese pedido, puede encontrar el botón "Añadir un producto", el cual le permite añadir un nuevo producto al pedido.

Al añadir un producto, la tabla de productos crea una nueva fila añadiendo unos cuantos campos. El primer campo de texto es en realidad un pequeño motor de búsqueda: teclee las primeras letras de un producto para encontrar productos coincidentes con su petición. Seleccione el producto que desee añadir, y el campo color gris de la fila pasará a estar disponible.
Si el producto tiene combinaciones, puede seleccionarla en la lista desplegable que aparece debajo del nombre: el precio unitario se actualizará en consecuencia.
Establezca la cantidad de productos, y a continuación haga clic en el botón "Añadir producto": el producto se añadirá al pedido.

 No puede añadir mayor cantidad de un producto de las que hay disponibles.

Eliminar productos

Para cancelar un producto, diríjase a la lista de productos, y elimine el producto haciendo clic en el botón de acción "Eliminar" (con el icono del "bote de basura"), o bien haga clic en el botón de acción "Modificar" si lo que necesitas es eliminar una cierta cantidad de un producto.

Puede modificar la cantidad de muchos productos al mismo tiempo.
Si la cantidad de un producto llega a 0, se elimina del pedido por completo.
No puede eliminar más cantidades de las que tiene un producto.
Haga clic en el botón "Cancelar" para cancelar la modificación del pedido.

Editar los detalles de un pedido

Muchas de las secciones de la hoja de pedido pueden ser editadas, lo que le permite actualizar o corregir algunos de los datos facilitados por el cliente.

Estado del pedido

La primera lista desplegable que aparece en la página del pedido le permite cambiar su estado. Este es un aspecto muy importante del proceso de seguimiento de un pedido, ya que con cada cambio de estado, nuevas funcionalidades y documentación estarán disponibles para el pedido.

Puede elegir entre los siguientes estados:

• En espera de pago de transferencia bancaria.
• En espera de pago por cheque.
• En espera de pago por PayPal.
• Cancelado.
• Entregado.
• Producto fuera de línea.
• Pago aceptado.
• Error en el pago.
• Pago aceptado remotamente.
• Preparación en curso.
• Reembolsado (Devolución).
• Enviado.

Con el fin de obtener una mejor visión de la actividad del pedido, se registra cada cambio de estado, apareciendo este registro justo bajo la lista desplegable de estado. Por lo tanto, sólo se debe cambiar el estado si se ha confirmado: no marque el pedido como "Entregado" cuando envie el paquete, utilice "Enviado"; no utilice "Preparación en curso" cuando en realidad sólo le ha echado un rápido vistazo al pedido, etc.

Botones de acción

Los botones de acción cambian según el estado del pedido. Por ejemplo, una vez que el pedido está en el estado "Entregado", las opciones "Añadir producto" y "Eliminar producto" se convierten en dos nuevos botones: "Devolver productos" y "Reembolso parcial".

• Reembolso estándar. Disponible una vez que el pedido se encuentra en el estado "Pago aceptado". No disponible una vez que los productos han sido enviados.
  Para ser utilizado cuando necesite reembolsar la cantidad total del pedido. Puede ser realizado siempre que los productos se encuentran todavía en su almacén.
  Haga clic en el botón "Reembolso estándar" y una nueva columna aparecerá en la lista de productos, titulada "Reembolso". Establezca el monto y la cantidad para cada uno de los productos afectados, elija una de las opciones disponibles bajo el listado (véase más abajo), y haga clic en el botón "Reembolso de productos" situado en la parte inferior de la tabla.

• Reembolso parcial. Disponible una vez que el pedido se encuentra en el estado "Pago aceptado".
  Para ser utilizado cuando necesite reembolsar sólo una parte del pedido y no todo el pedido completo, ya sea porque el cliente devuelve el producto solicitado, o simplemente como una señal de buena voluntad por un producto dañado que el cliente optó por quedarse de todos modos.
  Haga clic en el botón "Reembolso parcial" y una nueva columna denominada "Reembolso parcial" aparecerá en la lista de productos. Indique el monto y la cantidad para cada uno de los productos afectados, seleccione una de la opciones en la parte inferior de la lista (véase más abajo), y haga clic en el botón "Reembolso parcial" en la parte inferior de la tabla.
• Devolver productos. Disponible una vez que el pedido se encuentra en el estado "Enviado". Debe establecer a Prestashop para aceptar la devolución de mercancía, para ello diríjase al menú Pedidos > Devoluciones de mercancía, y establezca la opción "Permitir Devoluciones" a "Sí".
  Para ser utilizado sólo cuando el cliente ha devuelto productos: una vez que el paquete ha sido recibido, debe marcar los productos como retornados en el formulario de pedido. Haga clic en el botón "Devolver productos" y una nueva columna denominada "Volver" aparecerá en la lista de productos. Marque la casilla de los productos afectados, indique la cantidad de artículos que fueron devueltos y haga clic en el botón "Devolver productos" que aparece en la parte inferior de la tabla.

Cuando establezca un producto como devuelto o reembolsado, cuatro opciones están disponibles bajo la lista de productos

• Reingresar productos al inventario. Cuando se activa, PrestaShop considerará que el producto devuelto pasará a estar disponible para la venta de nuevo, y por lo tanto incrementará el stockaje de este producto. No se debe hacer clic en esta opción cuando el producto ha sido devuelto porque está roto o no funciona como debería hacerlo...
• Crear un vale de compra. Cuando se activa, un vale de compra será creado para los elementos seleccionados. Un vale de compra es un reconocimiento de su tienda de que la mercancía ha sido retornada y la devolución ha sido aceptada. El cliente puede utilizar este vale en su próxima compra.

• Crear un bono. Cuando se activa, un bono será creado por el importe de los elementos seleccionados. Un bono es realmente un código de descuento que el cliente puede introducir durante el proceso de compra.
  Puede editar los bonos existentes visualizando la página del cliente: desde la página actual del pedido, haga clic en el enlace bajo el nombre del cliente en la sección "Información del cliente"; una vez en la página del cliente, diríjase a la sección "Cupones". Puede editar cada uno de los cupones haciendo clic en el icono "Modificar".

  En PrestaShop 1.5, los cupones son parte de una nueva característica de descuento: las "reglas del catálogo". Ellas pueden ser creadas y editadas desde la página "Reglas del catálogo", bajo el menú "Reglas de descuentos". El proceso de creación de las Reglas de compra será explicado en detalle en el próximo capítulo, "Creación de reglas del catálogo y vales de descuentos".

• Reembolsar gastos de envío. También puede optar por reembolsar al cliente los gastos de envío, lo cual es un gesto que los clientes siempre agradecen.

Si el cliente pagó el pedido utilizando una tarjeta de crédito, el sistema de pago debe reembolsará la compra automáticamente. Si el pedido fue pagado utilizando un cheque o una transferencia bancaria, tendrá que realizar el reembolso por sí mismo, a continuación marque de forma manual que el pedido ha sido reembolsado en el back-office (en la página de pedidos).

Documentos

You can get many PDF documents out of the order page. When available, they are listed in the "Documents" section of the page.

By default, you can download the order itself as a PDF, by clicking on the "Print order" button on right.

You can get an invoice for the order by clicking on the "Generate invoice" button from the "Documents" section. The invoice is also generated once you put the order in the "Payment accepted" status.
Once it is generated, the "View invoice" button below gets activated the top-bar.

When you put the order in the "Preparation in progress" state, a delivery slip PDF is generated, which you can then download from the "Documents" section.

Shipping

The shipping details of the current order can be partly edited. More specifically, you can change the tracking number: in the "Shipping" section, click on the "Edit" icon in the "Tracking number" column, and enter the new number.

Shipping Address

The "Shipping address" section enables you to edit the destination address of the package your team is about to send. You can either use the drop-down list to choose another of the addresses that the customers has already registered on your shop, or you can use the "Edit" icon to edit the currently chosen address.

If you need to send the package to an address that is not already registered in PrestaShop, you must first create it. To do this, go to the "Customers" menu, open the "Addresses" page, and click in the "Add new" button. Do not forget to put the correct e-mail of the customer, as this is the way PrestaShop will know to associate that new address with your existing customer! Once done, go back to the order's page, and change the address using the drop-down list.

Note that a small "G" icon enables you to visualize the destination of the package on Google Maps.

Invoice Address

The "Invoice address" section enables you to edit the payment address of the order. Just as for the shipping address, you can either choose the drop-down menu to choose another of the addresses that the customers has already registered on your shop, or you can use the "Edit" icon to edit the currently chosen address.

If you need the payment to be tied to an address that is not already registered in PrestaShop, you must first create it. To do this, go to the "Customers" menu, open the "Addresses" page, and click in the "Add new" button. Do not forget to put the correct e-mail of the customer, as this is the way PrestaShop will know to associate that new address with your existing customer! Once done, go back to the order's page, and change the address using the drop-down menu.

Discount

In the "Products" section, at the bottom of the products listing, you the "Add new discount" button. This creates a simple discount, not as advanced as the vouchers/cart rules system but still useful.

Clicking it will open a new form, with the following items:

• Name. Give the discount a short name. This will be public to the customer.
• Type. Choose the discount type: "percent", "amount" or "free shipping".
• Value. For the "percent" or "amount" types, set the value of the discount.
• Invoice. Select to which invoice from this order this discount should be applied. When there is more than one invoice, you can check the box to apply the discount to all the invoices.

The discount will be applied to the total before the shipping costs.

Attaching a message to the order

In the "New Message" section, on the right of the page, you can attach a comment on the order for your team.

You can also have this comment be sent to the customer, in order to give him or her information concerning the order, a delay, a surprise, or keep him or her informed on offers and specials. This is a key point of customer relationship.

There are two links available:

• Click here to add a comment or send a message to the customer.
  • You can add a message simply by writing in the message box and clicking "Send". The message will be stored in the client's profile in your Customer Service database, which you can access either by going to the client's page, or to the Customer Service page. The message can also be sent to the client's e-mail address should you choose to.
  • Pre-written messages can be saved and used multiple times, saving you the hassle of writing them over and over again. If you would like to send one of these messages, select it from the drop-down list. You can then add further details to the pre-written message if needed.
    You can create more pre-written messages using the tool in the "Order messages" page, under the "Orders" page.
• Click here to see all messages. This link will take you to the "Customer service" page of the "Customers" menu. This is fully explained in the "Managing Customers" chapter of this guide.