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Descubriendo el Área de Administración

Ahora que ya tiene instalado PrestaShop 1.6 y que ha iniciado sesión satisfactoriamente en su área de administración, debe asegurarse de aprender a navegar y a manejar con soltura esta interfaz de administración, comprendiendo sus notificaciones y sabiendo donde encontrar cada información específica.

El diseño del área de administración ha sido completamente renovado y modernizado en la versión 1.6 de PrestaShop con el fin de presentar una interfaz más intuitiva y ergonómica – así como para funcionar mejor sobre dispositivos móviles.

Aunque la mayoría de páginas y opciones de la versión 1.5 se encuentran todavía en donde espera encontrarlas, es posible que le lleve un tiempo acostumbrarse a esta nueva distribución.

Hemos creado este capítulo para ayudarle a descubrir y aprovechar al máximo la interfaz de administración de PrestaShop. Aunque esta interfaz ha sido diseñada para ser muy ergonómica y fácil de usar, ¡debería leer esta guía de principio a fin para comprender perfectamente todo el potencial de su nueva herramienta de negocios online!

Visión general de la interfaz principal

Tómese un tiempo para examinar el Panel de control. La primera página que verá al iniciar sesión en su back-office es la página de Inicio. Ésta no sólo le presenta un resumen de todo lo que necesita saber sobre su tienda en cualquier momento determinado, junto con enlaces rápidos a las páginas principales más utilizadas, sino que como principiante en PrestaShop, también le ofrece consejos sobre asuntos que debería revisar.

La barra superior

En la parte superior del back-office se encuentra una barra de color negro que contiene un puñado de enlaces:

  • (nombre de su tienda). Desde cualquier página donde se encuentre, este enlace le lleva de regreso a la página principal (página de Inicio) de su panel de control.
  • Icono carrito. Un globo de ayuda emergente indica el número de nuevos pedidos, si los hubiera. Al hacer clic sobre éste, se abre un panel que presenta los nuevos pedidos que se han producido desde la última vez que hizo clic en este icono. Desde aquí, puede visualizar los detalles de uno de estos nuevos pedidos, o ir a la página que muestra el listado completo de pedidos.
  • Icono persona. Un globo de ayuda emergente indica el número de nuevos clientes registrados en la tienda, si los hubiera. Al hacer clic sobre éste, se abre un panel que presenta los últimos clientes registrados. Desde aquí, puede visualizar los detalles de uno de estos nuevos clientes, o ir a la página que muestra el listado completo de clientes.
  • Icono Correo. Un globo de ayuda emergente indica el número de mensajes nuevos recibidos en el servicio de atención al cliente, si los hubiera. Al hacer clic sobre éste, se abre un panel que presenta uno de estos nuevos mensajes recibidos en el área de atención al cliente, o ir a la página que muestra el listado completo de mensajes.
  • Icono trofeo. Un globo de ayuda emergente indica el número de nuevas medallas, si las hubiera. Al hacer clic sobre éste, se abre un panel que presenta su progreso como comerciante. Desde aquí, puede acceder a la página que muestra el listado completo de medallas (logros) y puntos, del módulo "Experiencia Comercial".
  • Acceso rápido. Este es el menú de Enlaces rápidos, que presenta los enlaces más útiles, los cuales se establecen en la página de "Acceso rápido" en el menú "Administración".
  • Enlace "No conectado a PrestaShop Addons". Abre una nueva ventana modal que le permite conectar su tienda al mercado de complementos (Prestashop Addons), y así obtener actualizaciones de los módulos y los temas que usted compró.
  • Enlace "Mi tienda". Abre en una nueva pestaña del navegador el front-end de su tienda.
  • Enlace (su nombre)Un panel desplegable que le sirve como recordatorio de la cuenta que con la que está conectado actualmente.
    • Enlace "Mis preferencias". Le dirige a la página de preferencias de su cuenta, donde puede establecer algunas opciones personales (por ejemplo, el idioma del back-office o la contraseña).
    • Enlace "Cerrar sesión". Le desconecta de la cuenta de usuario actual.

Los menús

A lo largo de sus actividades diarias administrando su tienda, tendrá que navegar a través de muchas páginas y opciones del back-office.

Por defecto, el sistema de menús en PrestaShop 1.6 se muestra en el lado izquierdo de la página. Puede cambiar la posición y orientación de este menú situándolo en la parte superior de la página utilizando la opción "Orientación del menú de administrador" en su página personal de preferencias (opción a la que puede acceder a través del enlace que lleva su nombre en la barra superior).

Tanto en posición vertical como en horizontal, el contenido de cada menú es mostrado cuando el ratón es posicionado sobre el título del menú, reduciendo así la necesidad de cargar nuevas pantallas tan sólo para acceder a las opciones del menú.

En adición a lo anterior, la orientación vertical puede ser minimizada para tan sólo trabajar con sus iconos haciendo clic sobre el icono de "líneas paralelas" situado en la parte inferior de este menú.

Cada menú pone en acción un conjunto de tareas y contextos:

  • Campo de búsqueda con lista desplegable. Le permite buscar dentro del contenido de su tienda.
  • Catálogo. Este es el corazón de su tienda, donde podrá añadir productos, crear categorías, configurar los transportistas y proveedores...
  • Pedidos. Una vez que los clientes empiezan a añadir productos en sus carritos, comenzará a ver los pedidos en este menú, junto con las facturas resultantes. Aquí es también donde usted gestionará las devoluciones de mercancía, las notas de crédito y el servicio preventa al cliente, entre otras cosas.
  • Clientes. Aquí puede acceder a toda la información acerca de sus clientes, y editar sus direcciones, crear grupos de clientes a los cuales se les puede aplicar descuentos especiales, gestionar el servicio de atención al cliente, e incluso gestionar títulos sociales si es necesario .
  • Reglas de descuentos. Un menú muy específico, que le permite crear fácilmente vales y promociones de descuento a través de un conjunto de reglas.
  • Módulos. Amplíe el poder y la utilidad de su tienda añadiendo y activando módulos: más de un centenar de ellos vienen incluidos por defecto junto con Prestashop, pero puede adquirir muchos más en el mercado de Complementos (http://addons.prestashop.com/). Este menú también permite administrar sus temas, y poder elegir donde posicionar los bloques de contenido de sus módulos en el tema (incluyendo la funcionalidad Live Edit). Una última página de menú le permite aplicar ajustes globales a los módulos de pago.
  • Transporte. Todo lo relacionado con los transportistas y gastos de envío, así como a su comercialización por grupos.
  • Localización. Le ayuda a configurar los valores regionales de su tienda, tales como idioma y traducción, monedas, unidades, impuestos y reglas fiscales, y entidades geográficas (regiones, países, etc.)
  • Preferencias. PrestaShop es una solución de comercio electrónico muy configurable, por lo que puede modificar casi cualquiera de sus comportamientos utilizando este menú que presenta las preferencias de todas las funcionalidades.
  • Parámetros avanzados. Este menú contiene enlaces a herramientas y páginas de información que son demasiado específicas como para encajar y tener cabida en otros menús, tales como la configuración del servicio web (webservice), la herramienta de copia de seguridad de la base de datos, o el rendimiento de la página, entre otros.
  • Administración. Aquí se presentan los ajustes relativos al propio back office; por ejemplo, el contenido del menú de acceso rápido, la lista de empleados y permisos, y el orden de los menús, entre otros.
  • Estadísticas. Este menú le da acceso a todas las numerosas estadísticas y gráficos recogidos y generados por PrestaShop.

Estos son los menús predeterminados. Tenga en cuenta que los módulos pueden añadir nuevas opciones a las páginas existentes, nuevas páginas a los menús existentes, e incluso nuevos menús.

Además de lo indicado anteriormente, hay un menú que sólo se encuentra disponible cuando la opción adecuada está establecida:

  • Existencias (Stock). Este menú le da acceso a la funcionalidad de gestión de stock, donde puede gestionar sus almacenes, realizar movimientos de stock y pedir suministros a sus proveedores.
    Éste puede ser habilitado a través de la página de preferencias de "Productos": activando la opción "Habilitar la administración avanzada de stock" (en la sección "Inventario de Productos").

Todos los menús estándar por defecto, incluyendo el menú de "Existencias", se explican en profundidad en esta guía de usuario.

Los botones

Muchas de las páginas del back-end tienen botones recurrentes, tanto en la parte superior como en la parte inferior de la pantalla. Por ejemplo, la página de edición de productos puede presentar hasta 8 botones disponibles.

Además de servir como simples accesos directos, ellos le dan acceso a las funcionalidades existentes que se utilizan con mayor frecuencia.

Los botones disponibles varían mucho dependiendo del contexto, y por lo tanto dos páginas podrían no contar con el mismo conjunto de botones. Sin embargo, hay algunos que verá muy asiduamente:

  • Añadir nuevo. Abre la página de creación del contexto actual.
  • Módulos recomendados. Abre una ventana emergente que contiene los módulos disponibles en el contexto actual.
  • Ayuda. Abre la documentación en línea disponible para la página actual.

El botón "Módulos recomendados" presenta los módulos que se aplican al contexto actual. Por ejemplo, la página "Transporte > Transportistas", mostrará los módulos disponibles en la categoría de módulos "Envíos y Logística". Esto es muy útil cuando necesite encontrar rápidamente qué módulo instalar y configurar para obtener un resultado determinado.

Muchos de los formularios del back-office son validados con botones situados en la parte inferior de la pantalla:

  • Guardar. Guarda el contenido de la página actual y retorna al listado de artículos existentes.
  • Guardar y permanecer. Guarda el contenido de la página actual y mantiene la página abierta.
  • Cancelar. Retorna al listado de artículos existentes.

Ayuda contextual

Desde la versión 1.6.0.7 de PrestaShop, la documentación del software está integrada directamente en la interfaz de administración: al hacer clic en el botón "Ayuda" en cualquiera de las páginas del back-office se reduce el ancho de la interfaz principal, mostrándose una nueva columna a la derecha que contiene la documentación para la sección actual del back-office.

Al realizar otro clic sobre el botón "Ayuda" se cierra la ayuda contextual. Si no cierra la columna de ayuda, PrestaShop entiende que quiere que ésta le sea mostrada en cada página del back-office, y por lo tanto mantendrá la columna abierta hasta que haga clic en el botón para cerrarla.

Si el ancho de la zona de visualización del navegador es inferior a 1220 pixeles, entonces PrestaShop optará por abrir la ayuda contextual de la documentación en una nueva ventana del navegador en lugar de reducir el espacio de la pantalla dedicada a la interfaz principal.

En la parte inferior de la columna de ayuda, un pequeño formulario le permite comunicarle al equipo de PrestaShop si la sección de ayuda ha sido útil para usted o no. Valore la página de ayuda haciendo clic sobre uno de los 5 niveles de satisfacción. Si hace clic en uno de los dos niveles más bajos, PrestaShop abrirá un formulario permitiéndole detallar su opinión sobre la ayuda recibida. Puede rellenar éste y hacer clic en el botón "Enviar", o cerrar el formulario haciendo clic en la cruz, en cuyo caso tan sólo su calificación será enviada a nuestro servidor.

El cuadro de mandos

Ahora vamos a explorar el contenido del propio cuadro de mandos. Puede sentirse abrumado al utilizarlo por primera vez, pero comprobará que éste le muestra un excelente resumen de las actividades diarias de su tienda de un simple vistazo.

El cuadro de mandos está dividido en cuatro áreas principales: una barra horizontal, y tres columnas.

Modo de demostración

Por defecto, el cuadro de mandos utiliza datos de ejemplo inventados  para que pueda visualizar mejor las distintas estadísticas disponibles.

Cuando vaya a utilizar PrestaShop para crear una tienda online real, debe deshabilitar estos datos de ejemplo  para que tan sólo se utilicen los datos reales establecidos en su tienda: haga clic en el botón "Desactivar" del bloque "Modo de demostración" situado en la parte inferior derecha de la pantalla.

La barra horizontal

La parte superior del cuadro de mandos consta de una simple barra que le ayuda a seleccionar el periodo de tiempo que desea utilizar para mostrar en las estadísticas del panel de control. Tres conjuntos de opciones están disponibles:

  • Día, mes o año actual.
  • Día, mes o año previo.
  • Indicar una fecha o rango de fecha con precisión (el botón situado a la derecha, le permite abrir un selector de fecha).

Al seleccionar una opción se actualiza todo el contenido de los bloques que están presentes en el cuadro de mandos, para que éstos solamente muestren los datos correspondientes al periodo de tiempo determinado. Los bloques que no están destinados a mostrar datos estadísticos no presentarán ningún cambio.

Para seleccionar un periodo de tiempo, puede hacer clic en la primera y la última fecha de ese período en el calendario (el orden en el que realice el clic no es determinante), o puede escribir la fecha en las cajas de texto en el formato YYYY-MM-DD. Haga clic en "Aplicar" para ver como el panel de control cambia los datos estadísticos de acuerdo a su ajuste de configuración.

También puede comparar dos períodos al mismo tiempo haciendo clic en la casilla "Comparar con". Seleccione el segundo periodo de la misma forma que lo hizo con el primero (los dos pueden incluso solaparse), a continuación, haga clic en el botón "Aplicar".
Cuando se comparan dos períodosalgunos de los bloques de contenido se actualizarán para indicar la evolución de los datos (véase por ejemplo el bloque principal "Inicio" del cuadro de mandos, que presenta los datos del módulo Panel de tendencias).

La columna izquierda

Por defecto, esta columna le muestra datos del módulo Panel de actividad, que le ofrece las principales cifras estadísticas de su base de datos de manera que pueda revisarlos y valorarlos de un simple vistazo:  

  • Visitantes online en los últimos 30 minutos.
  • Carritos de compra activos en los últimos 30 minutos.
  • Pedidos realizados pendientes, peticiones de devolución de mercancía, carritos abandonados y productos sin existencias.
  • Notificaciones de nuevos mensajes, consultas sobre pedidos y revisiones de comentarios de productos.
  • Nuevos clientes y nuevas suscripciones al boletín de noticias (newsletter).
  • Estadísticas de tráficovisitas, visitantes únicos, fuentes de tráfico y enlaces directos.

La columna central

En la columna central es en donde el término "cuadro de mandos" toma su significado: esta área presenta al usuario (a usted) los números más importantes relacionados con las actividades diarias de su tienda, junto con un gráfico de ventas y un listado de los últimos pedidos recibidos. Cada vez que inicie sesión en el área de administración de su tienda, lo primero que verá será la evolución que han tenido estos números. Podríamos decir, que aquí es donde usted ve que su tienda vive y respira.

De manera predeterminada, hay tres bloques de contenido en esta columna, que son gestionados por módulos:

  • Inicio (Módulo Panel de tendencias). Este es el bloque principal de información del cuadro de mandos. Con sus diversas gráficas, le permite comprobar si su tienda va por el buen camino o noHaga clic sobre uno de los tipos de gráficas disponibles para mostrarla. Adicionalmente, cuando se comparan dos períodos de tiempo, éste muestra la evolución de cada cifra en porcentajes. Sitúe el cursor del ratón sobre los gráficos para visualizar los detalles.

    Haga clic sobre su icono de configuración (situado en la parte superior derecha de este bloque) para abrir una nueva página en donde puede establecer varios gastos que su tienda probablemente tenga (comisión transferencia bancaria, gastos de envío por cada método de envío, gastos de hosting, etc.), con el fin de mejorar lo que indican sus tendencias.
  • Sus previsiones (Módulo Panel de metas - objetivos). Este bloque le presenta los objetivos que tiene para los próximos meses, y los que su tienda está haciendo en comparación con ellos. Sitúe el cursor del ratón sobre los gráficos para visualizar los detalles.

    Dependiendo de sus resultados mensuales, usted debería actualizar sus próximos objetivos. Puede establecer sus objetivos en el formulario de configuración (situado en la parte superior derecha de este bloque), y rellenar sus expectativas por mes en términos de tráfico, ratio de conversión, y valor promedio del carrito. La columna "Ventas" se actualizará de acuerdo con los objetivos establecidos en las otras columnas (por ejemplo, por cada 1000 visitantes con un ratio de conversión de un 2% y un valor promedio de carrito de $10, probablemente obtendría 1000*(2/100)*10 = $200). Puede cambiar la moneda en la página "Monedas" bajo el menú "Localización".
  • Productos y ventas (Módulo Panel de Productos). Este bloque le presenta una tabla con sus últimos pedidos y un ranking de sus productos: los más vendidos, los más vistos y los más buscados (recogidos desde el buscador de su tienda, no desde los motores de búsqueda).

    Puede establecer el número de elementos a mostrar en cada una de ellas abriendo el formulario de configuración del bloque.

La columna derecha

Esta última columna es tan sólo informativa: le muestra las últimas noticias desde PrestaShop.com, le notifica sobre la disponibilidad de nuevas versiones de PrestaShop, y le presenta enlaces útiles.

Ésta también cuenta con el bloque "Modo de demostración", desde la cual puede desactivar los datos falsos inventados que son utilizados por defecto en el cuadro de mandos, y así poder utilizar sus propios datos reales (recogidos por el sistema de estadísticas de PrestaShop).

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