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Tabla de contenidos

Gestión avanzada de stock

La versión 1.5 de PrestaShop cuenta con un nuevo menú de gestión de stock: que además de listar las cantidades disponibles de cada uno de sus productos , le permite registrar los almacenes que tenga y obtener de cada uno de ellos una visión adecuada del stock que manejan, sus movimientos, sus transferencias, sus pedidos de suministros, etc.

No todos los comerciantes tendrán la necesidad de utilizar esta funcionalidad. Por lo tanto, esta es opcional, ya que la herramienta de gestión de stock de PrestaShop 1.4 está todavía disponible, y ha sido rediseñada.

Puede activar el menú de gestión avanzada de stock dirigiéndose a la página de preferencias "Productos", donde encontrará en la parte final la sección "Inventario de productos". Seleccione "Sí" para la opción "Habilitar las opciones avanzadas del inventario".

Conceptos generales

Para evitar confusiones con el gestor de inventario de la versión 1.4, y ver las posibilidades que ofrece la nueva funcionalidad de gestión avanzada de stock de la versión 1.5 de PrestaShop, debe imaginar dos conceptos distintos: las existencias físicas y las cantidades de productos disponibles para la venta.

Cantidad de productos disponibles para la venta

Esta es la misma funcionalidad que presenta el gestor de inventario disponible desde PrestaShop 1.4.x. Esta es la cantidad de productos que se muestran en la tienda para cada producto y combinación de productos. Esta es la cantidad que define si el producto se puede pedir o no (a menos que la opción "Permitir ventas de productos que no están en stock" se encuentre habilitada). Esta cantidad puede ser modificada manualmente para cada producto y combinación de producto.

En PrestaShop 1.5.x, esta cantidad puede ser determinada automáticamente de acuerdo a las existencias físicas del producto afectado. En un escenario multitienda, la cantidad es definida para cada tienda.

En consecuencia, a lo que antes llamábamos "stock" en PrestaShop 1.4.x, es ahora llamado "cantidad de productos disponibles para la venta" en PrestaShop 1.5.x.

Existencias de productos (físicamente almacenados)

Esto corresponde a la gestión de productos existentes almacenados en uno o varios almacenes. Este es el nuevo concepto otorgado a "stock" en PrestaShop 1.5.x.

Esta nueva característica de gestión de existencias incluye los movimientos de stock, la valoración del stock, la transferencia de stock entre almacenes, la integración del modo multitienda y la gestión de pedidos de suministros.

También hace que sea posible tener en cuenta la noción de existencias reales. Al mismo tiempo, un producto puede tener existencias en stock, pero no estar disponible para la venta debido a que todavía hay clientes que lo pidieron y a los que todavía no se les ha enviado. Ese mismo producto puede tener una orden de suministro en curso, y por lo tanto aún no contabilizado en las existencias físicas.

El stock real es por tanto constituido por las unidades físicas en existencia que un almacén tiene disponible, a las que añadiremos las cantidades que se pidieron a los proveedores, y de la que restamos las cantidades pedidas por los clientes y que todavía no han sido enviadas.

Utilizando el nuevo gestor de existencias 

¿Estoy obligado a utilizar el nuevo gestor de stock?

No tiene ninguna obligación para utilizar el nuevo gestor de stock, así como tampoco tiene ninguna obligación para utilizar la funcionalidad "cantidad de productos disponibles para la venta".

Tanto para activar la funcionalidad "cantidad de productos disponibles para la venta" como la de existencias de productos, deberá dirigirse a la página de preferencias "Productos", donde encontrará en la parte final la sección "Inventario de productos". Seleccione "Sí" para la opción "Habilitar las opciones avanzadas del inventario". Primeramente debe habilitar el gestor básico de stock para poder habilitar el gestor avanzado de stock.

El gestor avanzando de stock, e incluso el gestor de existencias y sus almacenes, son independientes de la funcionalidad multitienda. En consecuencia, independientemente de la tienda que esté utilizando en el back-office de PrestaShop, cuando utiliza el menú "Existencias", siempre estará gestionando el stock de una manera global.

No quiero cambiar ninguna configuración de PrestaShop 1.4.x., ¿qué debo hacer?

Si no desea utilizar el nuevo gestor avanzado de stock de PrestaShop 1.5, y está satisfecho con la forma en que PrestaShop 1.4 gestiona la cantidad de productos que tiene en stock, tan sólo tiene que activar el gestor de stock anterior, y no la funcionalidad del gestor avanzado de stock: diríjase a la página de preferencias "Productos", y encuentre la sección "Inventario de productos", y elija "Sí" para la opción "Activar el manejo automático del inventario", dejando la opción "Habilitar las opciones avanzadas del inventario" en "No".

La funcionalidad "cantidad de productos disponibles para la venta" estará ahora centralizada en la pestaña "Cantidades" de la ficha del producto: al crear un nuevo producto o editar un producto existente, aparecerá esta pestaña junto a todas las demás, a la izquierda de la pantalla.

¿La funcionalidad del gestor avanzado de stock se adapta a mis necesidades?

La nueva funcionalidad del gestor avanzado de stock le permite gestionar las unidades en existencia de sus productos. Esta funcionalidad se adapta a su negocio si:

  • Tiene que gestionar el número de unidades de los productos que tiene en existencia y que vende a través de su tienda(s).
  • Tiene al menos un lugar de almacenamiento (almacén) que gestiona usted mismo.
  • Pide la mayoría o todos los productos que vende en su tienda a uno o más proveedores.
  • Necesita conocer las estadísticas de sus existencias y de su almacén(es).

Esta funcionalidad no se adapta a sus necesidades si:

  • No gestiona el número de unidades de los productos que tiene en existencia en su tienda.
  • Ya utiliza un sistema / herramienta / programa para gestionar las existencias de su tienda, y no desea cambiar nada porque está satisfecho de cómo lo hace.

Presentación de la interfaz back-office para gestionar el stock

Mejoras en la ficha del producto

Gestión de cantidades

En PrestaShop 1.4, podía establecer manualmente las cantidades de los productos disponibles para la venta en su tienda.

En PrestaShop 1.5, todavía puede establecer manualmente las cantidades de productos disponibles para cada producto. Peor una vez se active el gestor avanzado de stock, también puede automáticamente determinar esta cantidad en función de las cantidades físicas existentes para cada producto. Tenga en cuenta que es posible habilitar globalmente la gestión avanzada de stock, aunque sólo utilice esta para uno o varios productos.

Cuando la opción "Activar el manejo automático del inventario" está activa, todos los productos tienen una nueva pestaña en su página de administración, llamada "Cantidades". Esta interfaz clara y sencilla le permite gestionar las cantidades disponibles para la venta en su tienda(s) para un producto específico, y todas sus posibles combinaciones.

Esta página se abre con una sección explicativa, que le recomendamos que lea completamente. Esa sección es seguida por la propia interfaz de gestión de cantidades disponibles, que se abre con tres opciones:

  • Quiero usar el sistema de gestión avanzada de existencias para este producto.
  • Cantidades disponibles para el producto actual y sus combinaciones están basadas en el inventario de los almacenes.
  • Quiero especificar cantidades disponibles manualmente.

Por defecto, la tercera opción ("Quiero especificar cantidades disponibles manualmente") se encuentra activa. Siempre y cuando no marque la primera opción ("Quiero usar el sistema de gestión avanzada de existencias para este producto"), las cantidades son gestionadas de la misma forma que eran gestionadas en la versión 1.4 de PrestaShop, lo que significa que tendrá que añadir manualmente las cantidades, y PrestaShop eliminará las cantidades que venda.

Si prefiere sincronizar las cantidades disponibles con las existencias de su almacén, tiene que cambiar el método de gestión de cantidades:

  1. Marque la casilla "Quiero usar el sistema de gestión avanzada de existencias para este producto" para cambiar el método.
  2. Esta acción hace que la segunda opción, "Cantidades disponibles para el producto actual y sus combinaciones están basadas en el inventario de los almacenes", pase a estar disponible. Seleccione esta opción para sincronizar la cantidad disponible de este producto con el stock de su almacén.

Tan pronto como haya seleccionado la segunda opción, la columna "Cantidad" de la tabla dejará de ser modificable: las cantidades son ahora gestionadas a partir de su stock.

Los packs de productos son un caso especial. Dado que no es posible añadir combinaciones de productos a un pack, los desarrolladores PrestaShop han decidido que, cuando sea necesario, PrestaShop utilice la combinación por defecto para decrementar las existencias físicas.

Además, un aviso indica el número máximo  recomendado de packs.

El resto de esta página se explica en el capítulo "Añadir Productos y Categorías de productos" de esta guía.

Gestión de proveedores

Ahora puede establecer más de un proveedor para un producto determinado. Para cada proveedor asociado a un productopuede establecer el número de referencia del proveedor y un precio de compra por defecto para ese producto, así como a su combinación. Esta información se utiliza cuando se realiza un pedido al proveedor.

Gestión de almacenes

Si el gestor avanzado de stock está habilitado, una pestaña "Almacenes" aparece en la ficha del producto, donde puede especificar en qué almacén(es) se encuentra el producto y cada una de sus combinaciones. También puede especificar la ubicación  del producto y sus combinaciones.

Primeramente, deberá crear al menos un almacén (véase más adelante) antes de asociar un producto a este y establecer la ubicación del producto en él. Este paso es esencial: es importante para establecer al menos un almacén en el que un producto pueda ser almacenado. Esto tendrá un enorme impacto en la preparación de pedidos en el contexto multi-envío.

Gestión de almacenes

En versiones 1.4.x, el gestor de stock estaba ligado estrictamente a la cantidad de producto disponible para la venta, el cual una vez establecido variaba en función del movimiento de stock sin tener en el concepto de almacén.

El gestor avanzado de stock hace que sea posible la creación de uno o más almacenes. Para crear uno, diríjase a la página "Almacenes" bajo el menú "Existencias".


Para crear un nuevo almacén, debe rellenar los siguientes campos:

  • Referencia y Nombre. El identificador de referencia único para el almacén y su nombre. Asegúrese de utilizar un nombre reconocible e identificativo: ya que deberá diferenciar fácilmente a los almacenes disponibles en una lista desplegable.
  • Direcciones, Codigo Postal, Ciudad y País. La dirección física del almacén. Esta información será utilizada para realizar pedidos a sus proveedores.
  • Administrador. La persona que está a cargo del almacén, elija una de entre los empleados registrados en su tienda. Si la cuenta de ese empleado no ha sido creada todavía, debe crear esta primeramente.
  • Transportistas. Los transportistas que están autorizados para enviar pedidos a este almacén. Mantenga presionada la tecla "Shift" para seleccionar más de un transportista.
  • Tipo de administración. Un método de valoración contable, en base a la normativa de su país. Consulte la sección "Método de valoración" de este capítulo para obtener más información.
  • Divisa para la valoración del inventario. Una divisa para valorar el stock de este almacén (a elegir entre las divisas registradas).

No es posible cambiar el método de valoración ni la divisa utilizada de un almacén una vez establecida. Si necesita cambiar esta información, deberá volver a recrear el almacén, y borrar el erróneo. Solamente puede eliminar un almacén si no contiene ningún producto.

Sea cuidadoso con los transportistas que elija a autorizar enviar pedidos, ya que esto tendrá un enorme impacto en la preparación de pedidos en el contexto multi-envío.

En el caso que gestione más de una tienda, también tendrá que asociar cada tienda a uno o varios almacenes. Esto le permite definir desde qué almacén serán enviados los pedidos de los clientes de una tienda determinada .

Una vez el almacén ha sido creado, será redirigido automáticamente al listado de almacenes. Haga clic en el icono "Ver" situado a la derecha de cada fila para obtener una visión general de su información, incluyendo las referencias de todos los productos almacenados en él, la suma de todas las cantidades disponibles, una valoración global de las existencias, detalles de los productos almacenados, y el historial de movimientos de ese almacén.

Cada página del almacén también contiene dos enlaces en la parte inferior:

  • Haga clic aquí si desea más información sobre los productos de este almacén. Le dirige a la página "Estado actual de existencias" del almacén seleccionado.
  • Haga clic aquí si desea más detalles sobre lo que sucedió en este almacén. Le dirige a la página "Movimientos de stock" del almacén seleccionado.

Gestión de existencias

Ahora que ha creado uno o más almacenes, tiene que fijar el stock de cada uno de ellos. Para hacerlo, diríjase a la página "Gestión de existencias" bajo el menú "Existencias".


Todos los productos disponibles en su catálogo figuran en esta interfaz. Si tiene cualquier combinación de producto, puede gestionarla a través del botón de acción "Detalles" (el icono "+").

Puede realizar ciertas acciones manualmente a través de esta interfaz:

  • Icono "flecha hacia arriba". Añadir existencias a un producto específico en una tienda determinada.
  • Icono "flecha hacia abajo". Eliminar existencias a un producto específico en una tienda determinada.
  • Icono "flechas hacia la derecha e izquierda". Transferir existencias desde un almacén a otro.

Los dos últimos iconos sólo aparecen si ya existen unidades en existencia del producto seleccionado en cualquiera de los almacenes.

Añadir existencias a un almacén

Para añadir más existencias a un producto, utilice el botón de acción "Añadir existencias" (flecha hacia arriba) en el producto o variación del producto deseado. Una nueva página se abre, conteniendo un formulario donde se muestra la información más importante con el fin de ayudarle a identificar un producto con certeza (referencia, EAN13, su código UPC, y su nombre). Esta información no puede ser modificada desde este formulario, de ahí que los campos se encuentren en un color gris.

A continuación, debe especificar:

  • Cantidad a añadirEste número debe ser positivo. No puede quitar existencias utilizando un número negativo.
  • ¿Usable para venta? Si dicha cantidad está destinada para la venta, o simplemente será almacenada hasta que tome una decisión sobre ella. En el segundo caso, esta es considerada como "reservada".
  • Almacén. El almacén donde este stock será añadido. El formulario tan solamente le permite añadir stock para un producto en una sola tienda al mismo tiempo. Si necesita añadir stock de este producto en más de un almacén, debe repetir este proceso para cada almacén.
  • Precio unitario (sin IVA). El precio unitario para el producto en el momento de la adición. Este precio se utiliza para la valoración de las existencias.
  • Moneda. La divisa utilizada para el precio unitario. Si la moneda no está disponible, puede crear una desde la página "Monedas", bajo el menú "Localización", o importarla desde la página "Localización" bajo el menú "Localización", importando el paquete de localización del país donde se utilice esta divisa que desea utilizar.
  • Etiqueta. Una etiqueta para el movimiento del stock que está generando, para futuras consultas. Esta es puramente informativa.

Al posicionar el cursor del ratón sobre los campos "Cantidad a añadir" y "Precio unitario (sin IVA)", la interfaz mostrará un recordatorio de los últimos valores introducidos.

Eliminar existencias de un almacén

Cuando quiera eliminar una cierta cantidad de stock de un producto, debe utilizar la acción "Eliminar existencias" (flecha hacia abajo, disponible tan solamente cuando tiene unidades en existencia para dicho producto). Una nueva página se abre, conteniendo un formulario donde se muestra la información más importante con el fin de ayudarle a identificar un producto con certeza (referencia, EAN13, su código UPC, y su nombre). Esta información no puede ser modificada desde este formulario, de ahí que los campos se encuentren en un color gris.

A continuación, debe especificar:

  • Cantidad a eliminar. Este número debe ser positivo. No puede quitar existencias utilizando un número negativo.
  • Utilizable para la venta. Si esta cantidad debe ser eliminada de la cantidad utilizable o de toda la cantidad física (incluyendo la reservada).
  • Almacén. De qué almacén esta cantidad debe ser eliminada. El formulario tan solamente le permite eliminar stock para un producto en una sola tienda al mismo tiempo. Si necesita eliminar stock de este producto en más de un almacén, debe repetir este proceso para cada almacén.
  • Etiqueta. Una etiqueta para el movimiento del stock que está generando, para futuras consultas. Esta es puramente informativa.

Transferir existencias de un almacén a otro

La transferencia de existencias le permite transferir stock de un almacén a otro, o de un estado a otro (utilizable en tienda / reservado) dentro de un único almacén. Haga clic en el botón de acción "Transferir existencias" (flechas hacia la derecha e izquierda, disponible tan solamente cuando tiene unidades en existencia para dicho producto). Una nueva página se abre, conteniendo un formulario donde se muestra la información más importante con el fin de ayudarle a identificar un producto con certeza (referencia, EAN13, su código UPC, y su nombre). Esta información no puede ser modificada desde este formulario, de ahí que los campos se encuentren en un color gris.

A continuación, debe especificar:

  • Cantidad a transferir. Este debe ser un número positivo.
  • Almacén de origen. El almacén desde el cual quiere transferir algunos productos, o donde quiere cambiar el estado de algunas de las existencias.
  • ¿Es utilizable para la venta en el almacén de origen? Si la cantidad a eliminar en el almacén "origen" debe ser de las existencias "utilizables para la venta" o de las existencias "reservadas".
  • Almacén de destino. El almacén al que quiere transferir algunos productos. Si tan sólo quiere cambiar el estado de algunas de las existencias de su almacén de origen, asegúrese de seleccionar el mismo almacén en este formulario.
  • ¿Es utilizable para la venta en el almacén de destino? Si la cantidad a añadir en el almacén "destino" deben ser "utilizables para la venta" o "reservadas". Esta es también la opción a utilizar cuando simplemente quiere cambiar el estado de algunas de las existencias en el almacén de origen:
    • Si no desea cambiar el estado cuando hace transferencias entre dos almacenes: asegúrese de seleccionar la misma opción "Utilizable para la venta?" en ambos campos.
    • Si desea cambiar el estado, ya sea dentro del mismo almacén o incluso al realizar transferencias entre dos almacenes: asegúrese de seleccionar opciones diferentes en los campos "Utilizable para la venta?".

Todas las operaciones relacionadas con las valoraciones son gestionadas de manera automática mediante el método de gestión de cada almacén. Las conversiones de moneda funcionan de la misma manera.

Movimiento de existencias

Esta interfaz le permite visualizar el historial de movimientos de existencias. Puede visualizar todos los movimientos de las existencias, o solamente aquellos movimientos relacionados a un almacén. Puede aplicar filtros para refinar su búsqueda.

Cuando la lista desplegable "Filtrar movimientos por almacén" se establece en un almacén, puede realizar una exportación CSV del listado obtenido.

Estado instantáneo de las existencias

Esta interfaz le permite obtener una visión instantánea de sus existencias actuales, ya sea de manera global o por almacén. Los números están actualizados.


Para cada producto o combinación de productos en stock, los indicadores siguientes están disponibles:

  • Cantidad física disponible.
  • Cantidad que es utilizable para la venta.
  • Cantidad actual (ya explicado anteriormente).
  • Precio unitario (sin IVA).
  • Valoración del producto en función de la cantidad física disponible.

En su caso, y en función del método de valoración elegido, el desglose de los precios unitarios y de las valoraciones asociadas está disponible haciendo clic en la acción "Detalles" (el icono "+").

Por otra parte, para un almacén determinado, tiene dos maneras de exportar la lista actual en formato CSV:

  • Exportar los indicadores vinculados a las cantidades.
  • Exportar los indicadores vinculados a la valoración.

Cobertura de las existencias

Esta interfaz le permite supervisar la cobertura de sus existencias. La cobertura indica el número de días que su existencia actual puede durar. Esta información es muy útil, ya que le ayuda a predecir de antemano los suministros que debe pedir a sus proveedores antes de que se acaben las existencias de un producto. La cobertura es calculada en función a los movimientos de existencias registrados previamente en su tienda.


Puede obtener la cobertura de existencias de todos los almacenes, o solamente las de un almacén determinado.
También puede establecer el período de tiempo (una semana, dos semanas, tres semanas, un mes, seis meses, un año) del movimiento de existencias registrado que ha de ser tenido en cuenta en el cálculo de la cobertura.
Por último, puede resaltar cuando la cobertura de existencias es menor a un determinado número de días. Esto hará destacar los productos más relevantes, ayudándole a identificarlos más rápidamente.

Para visualizar la cobertura de existencias de las combinaciones de productos, pude hacer clic en el botón de acción "Detalles" del producto (el icono "+").

Es posible recibir notificaciones de la cobertura de existencias de un producto. El módulo de notificación por correo electrónico (alertas por correo electrónico) ha sido actualizado para que tenga en cuenta la cobertura de existencias de sus productos. Por tanto, puede establecer el recibir una notificación si la cobertura de existencia de un producto está por debajo de un determinado número. Revise la configuración de este módulo.

Pedidos de suministros a proveedores

Una de las características principales del gestor de existencias es la capacidad de hacer pedidos a los proveedores para gestionar de una manera más eficaz el proceso de reposición de stock.
Esta interfaz le permite gestionar todos sus pedidos a los proveedores, así como reutilizar las plantillas de los pedidos realizados.


El proceso de creación de plantillas de pedidos  es el mismo que el proceso de creación de pedidos (excepto por el campo "Fecha estimada de envío"). A continuación se explicará el proceso de creación de pedidos.

Crear un nuevo pedido

La creación de un pedido a un proveedor consta de dos pasos: crear el pedido, a continuación, añadir los productos para este pedido.

Comenzaremos por definir la información del pedido:

  • Establezca un número de referencia único. Esta es una referencia administrativa; no establezca simplemente un número.
  • Seleccione el proveedor. Si el proveedor que desea no se encuentra en la lista desplegable, debe crearlo en la página "Proveedores", bajo el menú "Catálogo".
  • Seleccione el almacén donde desea enviar el pedido. Debe tener creado al menos un almacén.
  • Seleccione la moneda en la que se formalizará el pedido. Si lo necesita, puede crear o importar una moneda utilizando, respectivamente, la página "Monedas" o "Localización" bajo el menú "Localización".
  • Seleccione el idioma en el que el pedido será formalizado. Su lo necesita, puede crear o importar un idioma utilizando, respectivamente, la página "Idiomas" o "Localizacion" bajo el menú "Localización".
  • Si lo necesita, establezca el descuento global para el pedido (en porcentaje). Puede simplemente dejarlo en "0" si no tienes un descuento para este pedido.
  • Si lo necesita, establezca la cantidad física de un producto por debajo de la cual todos los productos deben ser repuestos, y por tanto estos serán añadidos de forma automática al pedido. Cada producto pre-añadido será pedido con una cantidad igual a la cantidad introducida, restada de la cantidad ya disponible.
  • Establezca la fecha estimada de entrega.

El segundo paso consiste en añadir los productos al pedido. Para realizar este segundo paso, usted puede:

  • Hacer clic en el botón "Guardar pedido y permanecer".
  • Hacer clic en el botón "Guardar pedido". Será redirigido al listado de pedidos de suministros: haga clic en el botón de acción "Modificar" del pedido que acaba de crear.

La interfaz del formulario de creación de pedidos ha sido actualizada con un segundo formulario presentado bajo los campos previamente rellenadosDebe utilizar ese segundo formulario para añadir productos a su pedido, utilizando el motor de búsqueda integrado. Los productos que añada aparecen en un nuevo listado.

Para cada producto, debe establecer o actualizar el precio unitario de compra (sin IVA), la cantidad a pedir, cualquier posible tasa de impuestos, y cualquier eventual descuento del producto.

Una vez el pedido ha sido creado, este aparece listado con el estado "Creación en curso". Este estado le permite ver y editar la información que haya introducido previamente, así como añadir productos al pedido. No podrá realizar ninguna modificación al pedido cuando cambie su estado a "Pedido validado".

Es imposible eliminar un pedido de suministro: tan solamente puede cancelarlo.

Una vez creado el pedido, deberá continuar con el proceso, indicando los cambios de estado en la interfaz de PrestaShop. Esto es lo que el primer botón de acción ("Cambiar estado") realiza: haga clic sobre él para acceder al formulario de cambio de estado. Consulte la sección "Cambiar el estado del pedido a un proveedor" que encontrará un poco más abajo para obtener mayor información sobre los estados disponibles.

El icono "+" disponible en el listado de pedidos de suministros muestra el historial de pedidos, lo que le permite ver quién y cuándo lo hizo.

Crear una plantilla de pedido de suministros

La utilidad de crear una plantilla es que esta sirva de base para generar nuevos pedidos.


El proceso de creación de plantillas para pedidos de suministros es el mismo que el de un pedido real, excepto que:

  • No es necesario especificar una fecha de entrega prevista.
  • El valor "Cargar automáticamente los productos" será la cantidad a pedir para los productos cargados, y no la diferencia entre las existencias y el valor introducido.

Por otra parte, a diferencia de un pedido ordinario de suministro:

  • Una plantilla no tiene un estado.
  • Una plantilla puede ser eliminada.
  • Una plantilla no tiene un historial de cambios.

Una vez creada una plantilla, tan solamente necesita utilizar la acción "Utilizar esta plantilla para crear un pedido de suministros" desde el listado de plantillas (el icono "dos ventanas") para empezar a crear un pedido.

Cambiar el estado de un pedido de suministros

Cada pedido tiene varias acciones disponibles (en la columna "Acciones" del listado de pedidos). Una de ellas le permite modificar el estado: la que reza como "Cambiar estado". Hay seis posibles estados por defecto, pero puede añadir otros si lo desea (consulte la sección "Configuración" de este capítulo).

Los códigos de color del estado de un pedido le ayudan a conocer en un simple vistazo los movimientos de sus existencias. Estos son los significados de los 6 códigos de colores disponibles por defecto:

  1. Creación en progreso. Este primer estado aparece tras crear el pedido. En este primer paso todavía puede modificar el pedido creado.
  2. Pedido validado. Este estado valida el pedido y congela la información que contiene (precio de la compra, cantidades, etc.). En este paso, una nueva acción aparece en la columna "Acciones", que le permite editar la factura que es enviada al proveedor en formato PDF.
  3. A la espera de la recepción. Tan pronto como el proveedor haya recibido y validado su factura, tiene que cambiar el estado del pedido de suministros a "A la espera de la recepción".
  4. Pedido recibido en parte. Tan pronto como se realice la entrega, debe cambiar el pedido a este estado. Como su pedido puede realizarse en varias entregas, el historial de pedidos registra cada producto entregado. En cada entrega que se realice, las existencias son incrementadas automáticamente.
  5. Pedido recibido completamente. Una vez el pedido ha sido recibido completamente, o parcialmente en caso de que realice una cancelación parcial, debe cambiar el pedido a este estado. Las existencias no se ven afectadas en este caso, y es posible llevar a cabo acciones en el pedido.
  6. Pedido cancelado. Este es el estado  que debe dar a los pedidos cancelados, por cualquier razón. Las existencias no se ven afectadas en este caso, y no es posible llevar a cabo acciones en el pedido.

En cada cambio de estado, el selector desplegable de estado evoluciona con el fin de presentar tan sólo los posibles cambios de estado, en función del estado actual. Los estados que no se les está permitido elegir se muestran en color gris.

Detalles de un pedido de suministros

Al hacer clic en el botón de acción "Ver" de la lista de pedidos de suministro, se le permite muestra una visión sintética de su pedido.
También puede descargar la factura generada como un archivo PDF (siempre y cuando el pedido es validado por usted) desde el listado de pedidos o desde la página de cambios de estado.

El botón de acción "Detalles" (el icono "+") le permite visualizar el historial de cambios de estado del pedido actual.

Registrar la recepción de productos

Debe cambiar el estado de sus pedidos de suministro en PrestaShop tan pronto como estas acciones de produzcan en el mundo real. Esto se realiza utilizando el icono "Cambiar estado" en la columna "Acciones" del listado de pedidos. El formulario en esta página siempre pre-selecciona el siguiente estado lógico, pero usted es libre de elegir cualquiera de los otros estados disponibles.

Mientras esté preparando el pedido de suministro, mantenga su estado en "Creación en progreso". Una vez que haya terminado de preparar el pedido, cambie este a "Pedido validado", a continuación imprima la factura PDF y envié está a su proveedor. Tan pronto como su proveedor confirme la recepción de la factura, cambie el estado a "A la espera de la recepción".

Durante los estados "A la espera de la recepción" y "Pedido recibido en parte", una nueva acción estará disponible en la columna "Acciones". Utilizando el icono de "camión de transporte", la acción "Actualizar la recepción de productos en curso" le permite registrar la recepción de los productos para un determinado pedido durante ese día.
El formulario que se le presentas tras hacer clic en la acción del "camión de transporte" le permite ver qué y cuántos artículos se esperan, e indicar la cantidad de unidades entregadas de cada producto en ese día. Haga clic en el botón "Actualizar seleccionados" para marcar los productos seleccionados como recibidos con el número de unidades indicado en el campo "¿Cantidad recibida hoy?". La casilla de verificación disponible a la izquierda de cada fila debe ser marcada para que PrestaShop tenga esa línea en cuenta.

Este paso se puede realizar tantas veces como sea necesario, y es posible recibir e incorporar más existencias de las previstas.


Si recibe
menos existencias de lo esperado
, PrestaShop cambia automáticamente el estatus del pedido a "Pedido recibido en parte".

Para cada producto, un historial de recepción está disponible (acción "+"), así como un indicador de la cantidad recibida, la cantidad esperada, y la cantidad pendiente. Si la "cantidad recibida" es igual a la  "cantidad esperada", la fila correspondiente es resaltada y destacada en color verde. Si ha recibido más unidades de las que se esperaba, el color de esta fila será rojo.

Cuando todos los productos del pedido hayan sido recibidos, debe cambiar manualmente el estado del pedido de suministros a "Pedido recibido completamente". Este finaliza el proceso de recepción de suministros, y hace que una nueva acción aparezca: "Exportar" (con un icono de Microsoft Excel), que puede utilizar para descargar un archivo CSV de toda la información relativa a ese pedido.

Exportar CSV

Utilizando la interfaz de pedidos de suministros, puede filtrar el listado de pedidos o los detalles de estos pedidos para así poder exportarlos, de acuerdo a los filtros seleccionados (referencia, proveedor, etc.).
Además, puede optar por no mostrar los pedidos que han sido completados o cancelados, utilizando la casilla correspondiente.

Configuración

La página configuración le permite personalizar la manera en las que trabaja ciertas partes del  gestor avanzado de existencias:

  • Los estados disponibles para un pedido a un proveedor.
  • Las etiquetas de los movimientos de existencias.
  • Los estados por defecto para algunos movimientos de existencias que son utilizados de manera estándar por la solución.

Añadir un nuevo estado de pedido de suministros predeterminado

Puede añadir estados personalizados correspondientes a su línea de negocio. No puede eliminar ningunos de los estados ya predeterminados en la instalación de PrestaShop.

El listado de la página principal le permite obtener una mejor perspectiva de los estados disponibles, y cómo ellos pueden impactar a un pedido.

Haga clic en el botón "Añadir nuevo" para abrir el formulario de creación.


Un estado tiene una etiqueta, un color, y le permite definir si:

  • El pedido puede ser editado. Cuando un pedido es editable, este no puede ser enviado al proveedor.
  • La nota de entrega del pedido puede ser generada.
  • La Recepción del producto está en curso, lo que significa que todavía no ha recibido todos los productos solicitados.
  • La entrega del producto está pendiente, lo que significa que está a la espera de la llegada de cualquier producto.

Añadir una etiqueta al movimiento de existencias

Es posible añadir más etiquetas al movimiento de existencias. Haga clic en el botón "Añadir nuevo" de la sección Etiquetas de movimientos de existencias" para acceder al formulario de creación.


Simplemente tiene que ponerle un nombre a la etiqueta, e indicar si esta se corresponde a incrementar o disminuir las existencias. Estas etiquetas pueden ser utilizadas cuando añade/elimina/transfiere existencias manualmente (como se explicó anteriormente).

Modificar las etiquetas predeterminadas de los pedidos de suministro

Es posible elegir las etiquetas predeterminadas de los pedidos de suministro en los siguientes casos estándares:

  • Incrementar las existencias (manualmente).
  • Disminuir las existencias (manualmente).
  • Disminuir las existencias tras enviar un pedido a un cliente.
  • Incrementar las existencias tras recibir un pedido de su proveedor.

Reglas del sistema de gestión

En esta sección, explicaremos las reglas de gestión que son automáticamente aplicadas en la gestión de existencias.

Cada entrada y salida de existencias debe ser valorizada. Esto es porque cada unidad en existencia del producto debe tener un precio unitario sin IVA incluido (ya sea el precio de compra o el de coste de producción), asociada, ya sea a través de un pedido de suministro o una entrada manual. Cada salida de producto también debe ser valorizada.

Hay tres métodos principales de valoración que puede elegir, en función de su actividad o de las normas vigentes en el país para cada almacén:

  • FIFO (primero en entrar, primero en salir).
  • LIFO (último en entrar, primero en salir).
  • AVCO (Costo promedio o coste medio ponderado por unidad).

Con los métodos FIFO y LIFO, cada unidad de producto en existencia tiene un precio de compra que fue fijado en el momento de introducir las existencias. De esta manera, para una referencia determinada que tenga 100 unidades disponibles, 40 unidades pueden tener un precio de compra X, y 60 pueden tener un precio de compra Y. Cuando se realiza un pedido, y dependiendo del método elegido, sabrá cual producto utilizar y con qué precio de compra, lo que le permite gestionar con precisión una eventual devolución  y poner los productos de nuevo en existencia con su precio de compra original.

La siguiente tabla ofrece un ejemplo del método FIFO de valoración de existencias. En este ejemplo, tiene una tabla de doble entrada (precio y cantidad por tipo de movimiento). Se añaden más columnas cuando recibimos productos con nuevos precios.

Precio

4

6

7

Existencias iniciales

1000

 

 

Entrada

 

500

 

Salida

(700)

 

 

Salida

(300)

(400)

 

Entrada

 

 

900

Estado instantáneo

0

100

900

La valoración de existencias durante el estado instantáneo es en este caso de 6,900.

La siguiente tabla ilustra cómo puede utilizar el método LIFO para valorizar las existencias. Utilizamos los mismos valores para las entradas y salidas del ejemplo anterior. El inicio es idéntico al del ejemplo FIFO, excepto que durante las salidas, utilizamos principalmente las unidades que fueron las últimas que fueron introducidas en las existencias.

Precio

4

6

7

Existencias iniciales

1000

 

 

Entrada

 

500

 

Salida

(200)

(500)

 

Salida

(700)

 

 

Entrada

 

 

900

Estado instantáneo

100

0

900

La valoración de existencias durante el estado instantáneo es en este caso de 6,700.

El tercer método más utilizado para la valoración de las existencias es el Costo Promedio Ponderado (AVCO). El cálculo AVCO se realiza después de cada nueva entrada de existencias.

Para un producto dado, el cálculo AVCO se realiza utilizando la siguiente fórmula:

AVCO = (QS * AVCO anterior + QA * UP) / (QS + QA)
A no ser que QS sea negativo o nulo, en cuyo caso AVCO = UP.

De acuerdo a esta fórmula:

  • QS = Cantidad de productos actualmente en existencia o existencias iniciales.
  • QA = Cantidad de productos a añadir a las existencias.
  • UP = Precio unitario (precio de compra sin IVA incluido, o coste de producción).

La tabla siguiente muestra la evolución del AVCO con el ejemplo de un producto inicialmente establecido con 20 unidades en existencias, y comprado a un precio de 2. Cada nueva entrada/salida se valorará de la siguiente manera:

 

Entrada

Entrada UP

Salida

Salida UP

AVCO

Valoración de las existencias

Existencias iniciales

20

2

 

 

2

40

Fecha X

 

 

12

2

2

16

Fecha Y

20

3.4

 

 

3*

84

Fecha Z

 

 

10

3

3

54

*: Detalles del cálculo: ((8 unidades restantes en existencia * 2) + (20 productos añadir * 3.4)) / 28 productos totales = 3.

En la fecha Y, se calculó el AVCO de acuerdo con el número de productos añadidos a las existencias y su nuevo precio unitario. Por lo tanto, todos los productos en existencia tienen ahora un precio unitario reasignado, que depende del nuevo AVCO.


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