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Die Formulare zur Erstellung einer Vorlage für einen Bestellauftrag und für die Erstellung eines Bestellauftrags sind nahezu identisch(mit Ausnahme des Feldes "voraussichtliches Lieferdatum"). Deshalb wird hier nur erklärt, wie man einen Einkaufsauftrag hinzufügt.
Creating a new order
The creation of an order for a supplier can be broken down in two steps: creating the order, then adding products to it.
So, the first step is to define the order's headers:
- Set the unique reference number. This is an administrative number; do not put any seemingly unique number.
- Select the supplier. If the supplier you want is not in the drop-down list, you must create it in the "Suppliers" page, under the "Catalog" menu.
- Select the warehouse which will take delivery of the order. You must have created at least one warehouse.
- Select the currency in which the order will be formalized. If needed, you can create or import a currency using, respectively, the "Currencies" or "Localization" page under the "Localization" menu.
- Select the language in which the order will be formalized. If needed, you can create or import a language using, respectively, the "Languages" or "Localization" page under the "Localization" menu.
- If needed, set the global discount on the order (in percentage). You can just leave it at "0" if you do not have a discount on this order.
- If needed, set the physical quantity of a product below which all the products have to be restocked, and are therefore to be added to the order automatically. Each pre-added product will be ordered with a quantity equal to the entered quantity, minus the already available quantity.
- Set the expected delivery date.
The second step consists of adding actual products to the order. To make that second step, you can either:
- Click on the "Save order and stay" button.
- Click on the "Save order" button. You are taken back to the list of supply orders: click on the "Edit" action for the order you just created.
The interface of the order creation form has been updated with a second form below the previously-filled fields. You must use that second form to add products to your order, using the integrated search engine. The products that you add appear in a new list.
For each product, you must set or update the unit purchase price (tax excluded), the quantity to order, any applicable tax rate, and any product-specific discount.
Once the order is created, it appears in the list with the "Creation in progress" status. This status enables you to view and edit the information that were previously entered as well as add products to the order. You will not be able to change the order once you change its status to "Order validated".
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Einen neuen Bestellauftrag erstellen
Das Erstellen eines Auftrags für einen Lieferanten kann in zwei Schritte unterteilt werden: den Auftrag erstellen, dann dem Auftrag Artikel hinzufügen.
Mit dem ersten Schritt wird deshalb der Kopf der Bestellung ausgefüllt:
- Artikel-Nr. Dies ist eine Verwaltungsnummer; tragen Sie hier keine scheinbar eindeutige Nummer ein.
- Lieferant. Wenn der Lieferant, den Sie auswählen möchten, nicht in der Dropdown-Liste ist, müssen Sie ihn auf der "Lieferanten"-Seite im Menü „Katalog“ erstellen.
- Warenlager. Sie müssen mindestens ein Lager erstellt haben.
- Währung. Wenn die gewünschte Währung nicht gelistet ist, können Sie sie im Menü „Lokalisierung“ importieren bzw. erstellen.
- Sprache der Bestellung. Wenn die gewünschte Sprache nicht gelistet ist, können Sie sie im Menü „Lokalisierung“ importieren bzw. erstellen.
- Gesamtrabatt(%). Sie können dieses Feld bei "0", wenn Sie keinen Rabatt auf diese Bestellung erhalten(Absprache mit dem Lieferant).
- Artikel automatisch laden. Wenn Sie hier einen Wert setzen, wird PrestaShop alle Artikel in diesem Auftrag, deren Anzahl auf Lager diesen Wert unterschreitet, automatisch dem Auftrag hinzufügen.
- Voraussichtliches Lieferdatum.
Der zweite Schritt besteht aus dem Hinzufügen von Artikeln zu der Bestellung. Um diesen zweiten Schritt durchzuführen, können Sie:
- Auf den Button "Speichern und bleiben" klicken.
- Auf „Bestellung speichern“ klicken. So kommen Sie zurück zur Liste der Bestellaufträge: Klicken Sie auf "Bearbeiten" neben dem Auftrag, den Sie gerade erstellt haben.
Das Formular der Auftragserstellung Form wurde um ein zweites Formular, unter den bereits ausgefüllten Feldern, ergänzt. Sie müssen dieses zweite Formular verwenden, um Artikel Ihrer Bestellung hinzuzufügen, indem Sie die integrierte Suchmaschine benutzen. Die Artikel, die Sie hinzufügen, erscheinen nun in einer neuen Liste.
Für jeden Artikel müssen Sie den Stückpreis(o. MwSt.), die Menge, den Steuersatz und den produktspezifischen Rabatt eintragen oder aktualisieren.
Sobald der Auftrag erstellt wurde, erscheint er in der Liste mit dem Status "1 – Creation in progress". Dieser Status ermöglicht es Ihnen, die zuvor eingetragenen Informationen anzuzeigen und zu bearbeiten, sowie noch Artikel hinzuzufügen. Diese Dinge lassen sich im Status „2 – Order validated“ nicht mehr ändern.
| Note |
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Sie können einen Bestellauftrag nicht löschen, nur abbrechen. |
You need to follow through for the whole order process, always indicating its status change in PrestaShop's interface. This is what the first action button of the list ("Change state") is for: click on it to reach the status changing form. See the "Changing the status of a supplier order" section below for more information on the available statuses, and see the "Registering the reception of products" to understand how to follow through on a supply order.
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